客户询盘，说明他对我们所提供的产品感兴趣，否则也不会发来询盘。然而，当进行询盘回复时，并不能挺好地处理这一方面，回复过分宽泛，内容上千篇一律，和别的厂商无异。回复得没有自身的闪光之处，不能吸引顾客眼珠，此外询盘中涉及的样品问题处理也不是很到位。一次，客户发来短信对其公司产品兵乓鞋子进行询价并要求寄样，仅仅扼要地答复顾客，处理得不是很到位。这样，根本就不能突出自己的优点，客户询盘后，就不可能有下文。
4、开发信中的间接言语行为和礼貌处理不当。
在容貌函电中，间接语言和礼貌的处理是十分重要的，一旦处理不好就可能遗失一个潜在顾客，因此须要业务员愈发注意。然而在好多情况下，函电所传达的信息和礼貌是不一致的， 即函电所传达的内容本质上是不礼貌的，如果外贸业务员直言不讳的抒发她们自己的看法的话，就会促使对方无法接受。例如，在拒绝对方要求时，为了不使对方尴尬，或者最大限度地降低有损于对方的抒发，回复函电要尽可能地间接抒发拒绝，使收信人在遭到拒绝的同时倍感尊重，降低对收信人“面子”的恐吓程度，甚至在一定程度上对收信人的“面子”有“益”。
二、针对外贸开发信回复率低的解决方案
针对上述问题，从以下几个方面提出解决方案：
1、使外贸开发信才能输送到顾客邮箱
首先，如果目标客户群分布在非洲或则法国，那么就使用英国或是法国的服务器邮箱，或者也申请如@mail．com，@gmail．corn，@hotmail．com等免费邮箱。或是锁定目标地区，搜索当地流行的邮箱，然后申请使用，这样一来，就可以成功避开外贸开发信被屏蔽问题，不用害怕目标顾客没有浏览内容了。
其次，在搜索顾客、零售商时，经常会发觉她们的邮箱不止一个，那么我们就得确定一下发送电邮至顾客的哪一个邮箱，能确定顾客才能浏览到，然后通过这个邮箱发送。最后，出口商可采用电子刊物的方法，经用户的勾选许可后，发送指定的网路营销信息，而且这些方法也可以使顾客成功的浏览到外贸开发信的内容，吸引顾客的询盘率。这种许可营销既可取得信任感，又可构建良好的客户关系及公司内部的资料库。
2、外贸开发信内容的处理
外贸开发信内容要重点突出，让顾客明了你可以向他提供什么样的产品，你的产品有何不同，产品好在那里等等。如何处理好外贸开发函的内容?可以从以下几个方面入手：
第一，要注意称谓，而不是一味的Dear Sir or Madam假如早已得悉贵方的姓名，就可以直接尊称，不要拉远距离，像是DearDavid这样尊称，这样有亲和力，不会让人感觉这是广泛的垃圾邮件。
第二，注意页面简约一点，给顾客一个甜美的觉得。
第三，在开场白中，不要长篇累牍的介绍自己的公司，因为顾客每晚都收到成千上万的开发函，都是一个格式， 时间长了难免有视觉疲劳，所以开发函要新颖，使顾客有眼前一亮的觉得，这样更容易吸引对对方的眼珠。然而外贸开发是个持久的过程，让对方看到你的第一封开发信立刻下订单似乎有难度，但起码要让对方有兴趣与你先挂上钩，让对方容许你不断给对方提供有用的商业信息。以下的模式值得借鉴： “前后”鲜明对比式的提高案例： “Once difficult，now easy．” “以前很难，现在很容易了”例如： Having a piece ofinflatable at a slow price with good quality．一Once Dificult，Now Easy．这个简约有力的句子告诉了顾客：现如今拥有一件物美价廉充气模型已不是难事了。
第四，表明你的真挚心态，如： “真诚的希望才能构建友好合作的关系。” “贵方的及时回复将会促进其顺利发展。”这样的话，显示出心态的诚恳，留给顾客一个良好的印象。
