电子邮件日渐成为商事活动当中的主要沟通工具，疫情与跨境交易致使电邮往来更为频繁。在交易中，合同直接以电子邮件的方式签署、变更、履行或解除的情况已经屡见不鲜。因此，电子邮件的证据效力问题，已经成为诉讼双方证据交战的重点。例如：一封包含有催款意思表示的电子邮件，可以决定诉讼时效是否经过；一封包含有担保意思表示的电邮，可以决定担保责任是否创立。“一封电邮定生死”的场景，在商事诉讼中已频频出现。
然而，与通常电子证据不同，电子邮件作为一类特殊的电子证据，其真实性的判定受制于多重诱因，譬如邮箱的类型、邮件客户端的使用方式以及短信的保存和备份方法等，都会对电邮真实性判定形成巨大的影响。因此，本文将在后续内容中，针对不同的邮箱、不同的使用方法和不同的保存与备份方法在证据效力方面带来的差别做出重点剖析，并给出相关建议。
关于邮箱的选择
在商事活动中，常见的邮箱有以下三类：个人免费邮箱；第三方企业邮局；自建企业邮局。下面我们凑合这三类不同的邮箱在证据效力方面的差别问题做逐一剖析。1、个人免费邮箱这种邮箱最常见的就是QQ邮箱、163邮箱 、Gmail邮箱等。
（图一：QQ邮箱）
个人免费邮箱的优点：（1） 邮箱完全免费，可以为初创企业或个人节省一定费用；（2） 使用者不需要严格的身分认证，可以在有电邮需求时快速开办；（3） 使用者与邮箱提供方没有线下接触途径，且使用者通常为个人，邮箱提供方通常为小型互联网企业，双方地位悬殊，可最大限度的保证电邮作为证据的真实性；（4） 个人免费邮箱中的电邮通常会被永久保存。个人免费邮箱的缺点：（1）由于多数免费邮箱无需实名制，无法判定电邮使用者的身分；（2）邮箱功能有限，如：邮箱容量不大、支持的电邮合同不多以及短信备份和迁移手段较少等。2、第三方企业邮箱第三方企业邮箱是我们在商事活动中最常见的邮箱，如,阿里邮箱、腾讯企业邮箱、163企业邮箱等。第三方企业邮箱按照邮箱的数目向用户收费，非常适宜中小型企业。
（图二：阿里邮箱）
第三方企业邮箱的优点：（1） 第三方企业邮箱通常须要绑定企业域名，同时使用方须要与电邮服务商签订合同，可以起到身分认证的作用。一旦发生纠纷，发件方未能证实邮箱使用者的身分；（2） 第三方企业邮箱须要付费，所以邮箱的功能和速率均优于免费邮箱；（3） 第三方企业邮箱通常都具有较为建立的电邮备份与电邮迁移功能。第三方企业邮箱的缺点：（1） 第三方企业邮箱根据邮箱个数而不是根据储存空间收费，因此在职工数目较多的情况下，会给企业带来较为沉重的经济负担。例如，员工数目多达几十万人的小型国有企业，一般不会使用第三方企业邮箱；（2） 第三方企业邮箱的提供方均为小型互联网企业，其竞品企业使用这种邮箱会有信息安全风险方面的疑虑；（3） 第三方企业邮箱一旦停止续费，其中的电邮都会灭失。3、自建企业邮局如前所述，对于职工数目多达几十万人的小型企业，如果一直使用第三方企业邮箱则会给企业带来较为沉重的经济负担。因此，这类企业通常会使用企业邮局软件（如谷歌ExchangeServer）自建企业邮局的形式来为本企业提供电邮服务。
（图三：微软ExchangeServer）
自建企业邮局的优点：（1） 自建企业邮局的成本主要是服务器软硬件成本与带宽成本，在职工抵达一定数目的情况下，自建企业邮局能给企业节约巨额费用；（2） 企业把握自建邮局的服务器管理权限，无需害怕第三方泄露的问题。自建电邮邮局的缺点：
（1） 自建企业邮局须要企业对邮件服务器进行妥善的维护和管理，对企业的运维能力有较高的要求；
（2） 自建企业邮局的邮件服务器会成为黑客攻击的巨大目标，与第三方企业邮箱相比，自建企业邮局的安全风险明显降低；
（3） 自建电邮邮局的服务器权限由本企业把握，一旦发生纠纷，该服务器上电邮的证据常常不被对方当事人认可，证据效力易受挑战。
关于短信客户端合同的选择
除了通过网页登入收发短信外，我们日常最主要的形式是通过outlook、Foxmail等电邮客户端软件收发短信，而电邮客户端主要通过POP3合同和IMAP合同两种不同的合同对邮箱进行访问，这两种不同的合同在诉讼中会导致证据效力方面的巨大差别。详述如下：
（图四：Outlook） （图五：Foxmail）
1、POP3合同：Post Office Protocol- Version 3 （邮局合同版本3）。POP3合同的特征是将电邮从服务器拉取到电邮客户端进行储存。
（图六：POP3）
POP3合同存在两个缺点：（1） POP3合同默认收件后将电邮从服务器端删掉，如果没有选择将电邮保存在服务器，则短信将仅保留在本地笔记本的电邮客户端处，一旦笔记本被重做或遗失，邮件就将不复存在；（2） 即便将电邮妥善保存在本地笔记本的客户端中，因保存在本地笔记本中的电子证据具有较强的可篡改性，其证据效力也会大打折扣，一旦形成纠纷，法院有可能对电邮证据的真实性不予认可。2、IMAP合同：Internet MessageAccess Protocol（交互电邮访问合同）。IMAP合同是一种直接对网路邮箱进行映射操作的合同。IMAP合同不会简单的将电邮从服务器中下载后立刻删掉，而会保持电邮客户端与服务器之间的内容同步。
（图七：IMAP）
IMAP合同的优点：不会将电邮下载到客户端后就立刻从服务器端删掉，对本地电邮文件夹的任何操作还会同步到服务器端。
IMAP合同的缺点：存在一定删掉电邮的可能。例如，在本地电邮客户端上的“手滑”操作，也会被同步到服务器中。
关于短信的备份问题在企业的经营过程中，有四种情况须要对电邮进行备份：1、邮箱储存空间达到上限；2、员工辞职须要删掉邮箱；3、企业主体发生变化；4、企业更换邮件服务器或邮箱服务商。但从证据的角度看，邮件备份的目的不仅仅是为了备忘，更为了将来一旦发生纠纷，可将电邮作为有效证据递交法院。因此，从证据的角度对电邮进行备份就显得尤为重要。（1） 尽量不删掉邮箱，例如重要职工辞职后，对其原使用邮箱可以通过更改邮箱绑定手机及密码来处理，在一定年限（例如两年左右）后再给以删掉；（2） 如果确需删掉邮箱或电邮，则通过公证等方法对电邮内容进行固定后再给以删掉，对于海量电邮可以通过自动化手段进行下载固定；（3） 如因公司合并、分立、更名等方法须要改变电邮的域名，则须要对原域名给以续费保留一定时间，否则无法证明公司域名改名前电邮发送者的身分。
关于短信证据形成争议后的救济途径1、对电邮发送者的身分形成争议对电邮发送者的身分争议，主要发生在交易中使用个人免费邮箱的场合中。因此，如果交易过程中发觉的对象使用的是个人免费邮箱，则应要求对方明晰邮箱使用者的身分（如在协议中明晰沟通往来所使用的邮箱）。如果早已步入诉讼阶段，此时要求对方配合确认邮箱使用者的身分已不太可能。对于国外邮箱服务商提供的免费邮箱，可以尝试向法庭申请调查令调阅邮箱的注册信息；对于美国邮箱服务商提供的免费邮箱（如Gmail），只能从其他方法印证邮箱使用者的身分。2、对电邮的真实性形成争议实践当中，对电邮真实性形成争议主要发生在原邮箱已被删掉，或邮箱虽未被删掉但电邮已被删掉的情况下。此时，负有举证义务的一方不得不将保存在本地笔记本中的电邮作为证据递交法院，而对方当事人常常会以电邮保存在本地，具有较大篡改可能性作为抗辩理由，否认其真实性。下面，我们对电邮本地保存的真实性问题做重点剖析：邮件本地的保存常常有以下三种方式：（1） 直接保存在短信客户端中；（2） 对电邮客户端的容器文件直接进行备份（如PST文件）；（3） 直接将电邮保存为*.Eml文件。在以上三种情形中，保存在短信客户端中短信，其证据效力最高。其原因为，邮件客户端中的相关电邮常常可以相互印证，同时若果步入电邮真实性司法鉴别环节，司法鉴定机构还可以结合电邮客户端的所彰显的各类痕迹与信息对电邮的真实性进行综合剖析判定。邮件客户端程序的安装位置、可执行文件的产生时间、注册表键值、缓存文件等信息都可以作为判定电邮真实性的根据之一。“对电邮客户端的容器文件直接进行备份”，即，保存在容器文件中的电邮，其证据效力通常要弱于第一种情况。其原因为，如果须要对电邮以电邮容器文件进行备份，意味着电邮客户端程序早已被删除，只剩下单一的容器文件，但因为电邮容器文件保存有电邮客户端的所有电邮数据，所以还可以从容器文件的中关联电邮的内容等信息对电邮真实性作出判定。
（图八：PST文件）
直接将电邮保存为*.Eml文件进行储存的证据效力最低。因为在这些情况下，负有举证责任的一方仅能向法院递交一封或数封孤立的*.Eml文件，而未能通过关联电邮的内容、邮件客户端的安装与储存信息等对电邮的真实性综合加以剖析判定。在对方当事人对证据真实性不予认可的情况下，举证一方极有可能承当举证不利的后果。
（图九：EML文件）除以上因电邮本地保存所造成的证据效力争议外，自建企业邮局中的电邮在诉讼当中也极易形成证据效力争议。但因为自建企业邮局的证据效力主要涉及对服务器文件的真实性判定，因此在本篇文章中我们不做展开，相关问题会另行撰文阐述。为了易于你们理解和记忆，我们将上文内容浓缩为以下几大原则：1、 尽量使用第三方企业邮箱2、 企业邮箱修改域名时要保留原域名3、 尽量在短信客户端中使用IMAP合同4、 离职人员的邮箱保留一段时间5、 删除重要邮箱或电邮要做好证据固定6、 本地电邮尽量在电邮客户端中保存7、 交易对方使用免费邮箱时要确认其身分8、 .EML文件的证据效力最低
以上是我们对商事诉讼当中电子邮件证据效力问题所做的初步剖析。由于时间和篇幅所限，还有好多问题无法一一展开，如果你们有任何问题或疑惑，欢迎随时阐述！
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