[通知申请]公文发文字号编制中常见问题的阐述公文发文字号编制中常见问题的阐述概要发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分文章以《条例》《办法》等公文法规为根据探讨公文发文字号的结构格式要求剖析纠正常见的病误并提出了值得研究阐述的建议关键词公文发文字号规范要求病误剖析目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类一是党政机关企事业单位群众团体在申领公务中产生和使用的通用公文二是外交军事等领域使用的专用公文本文阐述的是第一类规范的公文格式除了有利于彰显国家机关的权威性严肃性并且有利于提升工作效率保证政令畅通发文字号是公文格式中不可缺少的组成部份《中国共产党机关公文处理细则》以下简称条例《国家行政机关公文处理办法》以下简称办法和《国家行政机关公文格式》以下简称格式就发文字号的用法格式标准excel标准误差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载都做出了明晰的规定但在实际应用中一直存在着不少病误值得阐述一发文字号的规范要求一发文字号的构成要素《条例》规定发文字号由发文机关代字发文年度和发文顺序号组成标明于版头下方居中或则左下方联合行文通常只标注承办机关的发文字号《办法》规定发文字号应该包括机关代字年份序号联合行文只标注承办机关发文字号以上两个公文法规阐述了党政机关企事业单位群众团体即将公文发文字号由三个要素构成机关代字年度份号发文顺序号例如闽政文〔2009〕28号这个发文字号三个要素齐全其中机关代字为闽政文说明公文的制发机关是福建省人民政府年度份号为2009指的是福建省人民政府2009年制发的公文顺序号为28指的是福建省人民政府2009年制发的第28号文件二各构成要素的格式要求1机关代字同一单位同一类公文的机关代字应该统一怎样确定机关代字虽没有统一规定但必须注意与名称相仿的其他机关相区别通常不超过6个字主要有以下几种格式一是仅有机关名称代字没有其他附加成分如闽委办〔2009〕54号闽政办〔2009〕3号等其中闽委办闽政办就是中共福建省委办公厅福建省人民政府办公厅的代称二是机关名称代字行文方向代字如国发〔2000〕23号国为国务院的代字发表示行文方向为下行文又如闽委发〔2006〕21号闽人发〔2009〕40号等也是这么三是机关名称代字内容财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员急聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演习内容特点代字如闽委干〔2009〕248号闽委是福建省委的代字而干则是文件的内容特点即党员任免方面的文件四是机关名称代字文种代字字如中共中央组织部《关于在党政领导班子后备党员集中调整中强化监督认
真整治拉票行为的通知》其发文字号为组通字〔2009〕23号五是机关名称代字字如全国妇联办公厅《关于举办春蕾计划施行20周年系列活动的通知》其发文字号为妇厅字[2009]1号2年度份号年代应标全称用阿拉伯数码标示括入六角形括弧〔〕内如闽委教宣〔2009〕45号3发文顺序号顺序号用阿拉伯数码标示顺序号不编虚位即1不编为01或O01不加第字但政府机关令政府机关负责人令如国务院令国家主席令国务院首相令等其发文字号的结构无机关代字无谥号格式为第发文顺序号并且发文顺序号不是按年度编排的而是在发布命令令的政府机关或政府机关负责人的任职届内依次编排流水号的据悉党政机关社会团体企事业单位盘发的通报其发文字号也一般采用第×期的格式编制4发文字号的标示位置发文字号属于公文的眉首部份标示位置通常在发文机关标示下空2行处用3号仿黑体字居中排布发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的黑色反线假如是上行文须要标示签发人姓名时则发文字号居左空1字签发人姓名居右空l字如有多个签发人发文字号与最后一个签发人姓名同处一行并下移蓝色反线使蓝色反线与发文字号继续保持为4mm假如是大文头由发文机关名称加文件二字组成发文机关标示的文头的下行文发文字号居中排列小文头仅以发文机关名称作发文机关标示的文头的下行文或平行文发文字号移至蓝色反线下往右位置若果采用有版头的格式发文字号排在版头下方若无版头则排在标题下方两侧命令令的发文字号标明在命令令的发文机关标示下边沿空2行居中位置会议纪要的发文字号放在会议纪要标示之下蓝色反线之上正中间联合行文只标注承办机关发文字号二常见的病误剖析第一搭配虚字如《财政部关于人武部修筑民兵训练基地征收耕地占用税问题的回函》财农税字〔1990〕第45号《济宁职业技术学院材料低值易耗品管理与核算施行办法》济学院字〔2004〕第42号对于篇幅要力求简略语言要遵守精简性实用性规范性的行政公文来说发文字号中的字和第均是没有哪些实际意义的多余字应当删掉规范化的编制是财农税〔1990〕45号和济学院〔2004〕42号第二要素颠倒《条例》《办法》对发文字号的规定实质上也明晰了机关代字年份序号3要素的排列次序但某些单位在使用发文字号时并没有按以上指定次序排列如《关于耕地占用税征收经费问题的通知》〔94〕财农税字第28号发文字号除了年份前移谥号不全并且字第多余规范的写法是财农税〔1994〕28号
《国家土地管理局国家工商行政管理局关于对农地价钱评估机构进行登记管理有关问题的通知》[1995]国土[籍]字第10号发文字号规范的写法应是国土〔1995〕10号第三年号不全这类病误如今极少初期如《财政部关于农业特产税征收具体事项的通知》〔94〕财农税字第7号这儿的〔94〕是指1994年度若经过1个世纪或更长一时间些就有可能把〔94〕理解为公元2094年或2194年谥号不全无疑会给将来查找借助文件档案带来很大麻烦所以年份号应用阿拉伯数码全称标写〔1994〕第四错用括弧如×政20046号×政200412号这儿的年份所用的括弧均是错误的规范的用法应是六角形括弧〔〕如×政办〔2009〕8号六角形括弧不是物理公式的中括号由于当引用公文时标题旁边的发文字号要用圆括号括起假如年份用中括号括起就违背了低级符号中不得包合中级符号的原则因而称之为六角形括弧是基于与物理的中括号相区别第五乱设虚位如《关于调整鞍山市最低工资标准的通知》鞍政发〔2006〕027号这儿的027号应改为27号《关于第十七届省农村医学暨乡镇卫生院管理学术会议征文的通知》浙农卫协字〔2009〕第02号这儿不但字第多余并且乱设虚位规范的写法应是浙农卫协〔2009〕2号第六字体字号不标准《格式》规定发文字号用3号仿黑体字发文字号应当与正文的字体字号相同而有的字号大于3号有的用黑体有的用斜体也有的用宋体那些都不符合规范要求第七联合行文多编文号几个平行机关为某一有关事项联合行文将所有联合单位的发文字号并列这是不对的按规定联合行文只标注承办机关发文字号如《中共湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于贯彻落实中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简大会和文件的意见》湘办发[2002]1号就只标中共湖南省委办公厅的发文字号第八发文字号与公文编号混为一谈这一问题多出现在教科书中如某函授大学编绘的《中国实用文体大全》某师范大学出版社出版的《公文写作教程》等都把公文编号解释为通常包括机关代字年度顺序号把公文编号混同于发文字号《格式》明确规定公文份数序号公文编号是将同一文稿印制若干份时每份公文的次序编号并不是所有的公文都须要编制份数序号《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号假如发文机关觉得有必要也可对不带密级的公文编制份数序号如国务院文件都编有份数序号编制份数序号的目的是为了确切把握公文的印制份数和分发范围和对象当文件须要收
回保管或销毁的时侯就可以对照份数序号把握其是否有遗漏或遗失发文机关按照份数序号可以把握每一份公文的去向《格式》规定编制份数序号用阿拉伯数码对编几位未作规定一般来说应按照公文的份数来决定编几位但起码应不少于两位即1编为01假如单编l会使人不知其意以为是误印起来的公文编号与发文字号还有两大区别一是写法上的区别公文编号的写法如000××位置标于文件左上角而发文字号的写法如闽政文〔2009〕48号即福建省人民政府2009年发的第48号文件二是标明位置的区别公文编号公文份数序号用阿拉伯数码顶格标示在版心左上角第1行而发文字号在发文机关标示下空2边距白色反线4mm处大文头的下行文居中排列小文头的下行文或平行文移至蓝色反线下往右摆放上行文需标示签发人姓名时发文字号移至右侧左空1字黑色反线上方4mm处三建议第一同一性质的机关单位发文字号的结构应统一目前存在不统一的现象给辨识带来一定的麻烦例如中共福建省委办公厅和中共湖南省委办公厅发文字号的结构分别为闽委办〔××××〕×号和湘办发〔××××〕×号中共福建省委教育工委办公室和中共陕西省委教育工委办公室发文字号的结构分别为闽委教办〔××××〕×号和陕教工办〔××××〕×号类似的情况市县以下更是五花八门从公文制做的规范化和科学化来说还是统一上去为好第二发文字号的结构中可以不要具体主办公文部门的代字现今好多部级机关的文件其发文字号的结构中常带有主办公文部门的代字如×教高〔2009〕105号这一发文字号其中的×教为某省区教育厅的简称高为该教育厅的职能部门高教处的简称这么编制发文字号如文件头为×省教育厅高教处文件落款也为×省教育厅高教处则无可非议高教处也不能对外发文问题在于文件头为×省教育厅文件落款也为某省教育厅而发文字号为×教高〔2009〕105号这就变得有点矛盾了既然主题词和文件标题中都有文件内容特点的词句这么发文字号的结构中就可以不要具体主办公文部门的代字这样既简化发文字号也不影响到文件的统计和归类四结束语公文处理的规范化和科学化须要从每一个细小环节做起包括规范公文的发文字号从事公文处理工作的人员要认真学习《条例》《办法》《格式》等有关文件据其精神和本单位实际构建和建立行文的有关规章制度关于办公室上班关掉电源制度煤矿车祸隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载不断提升机关企事业单位的办文质量参考文献1国务院国家行政机关公文处理办法[M]200082中共中央办公厅中国共产党机关公文处理细则[M]
199653国务院办公厅秘书局国家行政机关公文格式[M]2000114史春梅发文字号常见病误剖析及纠正[J]秘书之友20077作者单位福建生物工程职业技术学院作者为经济师200111GB国家行政机关公文处理办法年月日实施《国家行政机关公文格式T97041999就发文字号的用法格式标准都做出了明晰的规定并且发文字号在实际应用中依然存在一些不规范的现象和问题概括上去主要有以下八个方面X200232x2002]35一搭配虚字如政字第号发字〔第号这儿的字第20022均是没有任何实际意义的多余字应删掉规范化的用法是皖政〔〕号即湖南200222002352002省人民政府年度发的第号文件皖发〔〕号即中共安徽省委年度35发的第号文件二要素颠倒国家行政机关公文处理办法第三章第十条第四款已明晰规定发文字号应该包括机关代字年份序号实质上等于指定了机关代字年份序号三要素排列次序但某些地方和单位在使用发文字号时并没有按以上指定次序排列三7685要素位置颠倒如榕银农字第号这一发文字号除了谥号不全字第197685多余括弧用错但是年份前移是错误的规范化的用法应是榕银农〔〕号x978x8669786]1997两年号不全如政发〔〕号政秘号这儿的〔是指198697[86]19971986年度年度尽管在甘甘一世纪里可理解为年年97]979971697倘若事过几个世纪或时间更长一些为何不可把〔理解为公元年年2097年年呢谥号不全会给将来查找借助文件档案带来很大麻烦所以年份号应当写1997]1986]全称〔〔这也是国家行政机关公文格式之规定年份应标全称X20028x20028四错用括弧如政办号政办号这儿的年份所用的括[]X20028号均是错误的规范的用法应是六角形括弧如政办〔〕号x2002008五乱设虚位发文字号中的发文序号常出现虚位如政秘〔号这0088GBT97041999里的号应改为号《国家行政机关公文格式一已明晰规定序001号不编虚位即豆不编为六摆放有误常见错误有三种一是该居中摆放而不居中二是不该居中摆放却居中三是上下排放距离不当不是偏低就是过高就发文字号的摆放问题国家行政机关公文格式附件的条文释义中讲的特别明晰和具体发文字号的位置本标准规定在发文24mm机关标示下空行发文字号与绿色反线即文件版身上的一条黑色横线之间间隔发33文机关标示与绿色反线之间的距离是行位置而发文字号应标在第
行不要贴近黑色反线发文字号通常应居中排列虽然发文字号的摆放有三种不同类型有发文机关名称加文件二字组成发文机关标示也称大文头的下行文发文字号通常标明在发文机关4mm标示之下蓝色反线上方处居中摆放如上规定上行文上报的公文需标示签发人姓名时发文字号移到右边左空贝字上下摆放位置如上规定在白色反线上方4mm1处签发人姓名居右安排右空字只用发文机关名称作发文机关标示的公文200111发文字号通常标明在横线蓝色反线之下公文标题之上的两侧见年月日起实施的安徽省行政机关公文处理施行条例第三章公文格式第十一条第四款3七字体字号不标准国家行政机关公文格式规定发文字号用号仿黑体字3而有的字号小于号字体有的用小标来体字有的用斜体也有的用宋体五花八门八与公文编号混为一谈这一问题多出现在教课书中如某函授大学编绘的中国实用文体大全某师范大学出版社出版的公文写作教程近些年新出版的某函授大学教材应用文写作某省委党校系统党员大专教材英语等都把公文编号解释为通常包括机关代字年度顺序号把公文编号混同于发文字号公文编号与发文字号是两个不同的概念公文编号也叫文件编号是一份文件总印数的次序号《实用公文辞典陕酉人民教育出版社出版国家行政机关公文格式GBT97041999论述更明晰公文份数序号公文编号是将同一文稿印制若干份时每份公文的次序编号而发文字号是由发文机关代字年份和序号组成除此之外公文编号与发文字号还有两大区别写法上的区别公文编号的写法过去是NO00018000181991现为位置标于文件左上角而发文字号写法是国发〔〕219912号即国务院年发的第号文件标明位置的区别公文编号公文份数序号用1阿拉伯数码顶格标示在版心左上角第行〔所谓版心即公文印刷用纸去除天身上白边订口左白边右白边下白边余下的可排印文字的部份〕而发文字号在发文机关24mm标示下空边距黑色反线处大文头有发文机关名称加文件二字组成发文机关标示的文头的下行文居中排列小文头仅以发文机关名称作发文机关标示的文头的下行文或平行文移至蓝色反线下往右摆放上行文需标示签发人姓名时发文字号移至左14mm边左空字黄色反线上方处国家行政机关公文处理办法已进行多次修订和建立并制订了国家行政机关公GBT97041999文格式》国家执行标准我们在编印教材和公文实际应用中就应当严格按办法和国家执行标准执行这样能够推动国家行政机关公文处理的标准化规范化
