您不在时工作表还可以工作吗?
假如您创建的工作表有时会被其他人使用，此时应确保您的工作表是可以理解并被正确记录的。很多人并没有考虑到这件事，但是您在创建每一个工作表的时侯，无论是商业还是私人用途，都应意识到某三天被其他人使用的可能性，而且是在没有您的帮助的情况下。假如有三天您换了工作，您会给自己的继任者留下一笔卓越的遗产，这会给您的形象加分。少量的记录可以支撑一个漫长的过程，如下图所示。
您在为重要的个人记录预备工作表时，还应考虑到您的生存期问题。这可不是危言耸听，假如您遇到哪些意外，您的家庭可能因难以破译您的金融工作表而陷入困境。
策略提示
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工作表借助导出的数据吗?
很多人使用从别处编辑的数据作为工作表剖析的基础。例如，通常坐落您的笔记本上或网路上某处的数据库是您提取和剖析特定信息的库。假如是这样的话，尽量让自己轻松一些。
通常，我们使用专门的方式来工作— 那就是，在须要的时侯快速完成，不非凡关注重复性问题。假如您从数据库搜集信息，则可以建立一个随时都能重复执行的查询，而不用每次都从头再来。这样您就可以确保导出的数据每次都能以相同的方法来建立。
您可以使用导出数据的结构作为工作表设计的基础。或者，也可以把导出数据放到一个没人看得到的单独的表中，然后只提取有关的信息来构建一个格式完美的表。例如，下图所示的就是这样一个工作表，可以见到原始数据是在信息表旁边的一个单独的表中。
注释 有时一说到“数据库”这个词，人们都会想到一堆冗长的专业术语。尽管使用“数据库” (数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息(如雇员或订单)分类归纳到表、记录和数组中。)程序可能很复杂，但想一想，您在 Excel 中创建的许多工作表实际上就是原始的数据库。电话簿是一个复印方式的数据库的反例。在数据库术语中，电话簿中的每一个电话列表都是数据库的一个记录，列表中的每一项信息(名字、姓氏、地址和电话号码)都是一个记录数组。
需要超过一个工作表吗?
以前的信息保存在纸上并手工来估算 (可能使用一个十键计算器)，电子表格程序是作为一种更好的储存、表示和解释信息的方法而出现的。通常我们在初学旧版的 Excel 时所创建的最早的工作表并不比纸上制做的二维表格更强。
从老的纸面样本逐渐增强的一种方法是使用模块化设计。模块化设计是一种“结构化编程”或者“面向对象”的方法，是把数据作为独立的元素刻入逻辑块中。(另一种被称为“层次化”的设计方法是以错误标示和最大化可读性为目的来组织的。)假如不需要把具体数据以一种漂亮的格式来保存，又不必自寻麻烦呢? 这样，就可以把精力集中在要和别人共享的汇总工作表和图表的美化上了。
策略提示
设计一个工作表系统，而不要把所有的信息都置于一张工作表上。在模块化设计中，数据有一个表，每种类型的剖析有另一个工作表。在一个复杂的模块化系统中，可能须要好多表，每一个都有特定的任务。
留出了插入新行和新列的空间吗?
工作表编撰完成后，考虑到扩展和编辑的须要也是很要害的。假如可能的话，在细节区域中添加一些多余的行和列，保持总计和具体数据之间有一到两行或列的距离是个不错的主意。最常见的编辑动作之一就是插入新的行和列。
这些年来 Excel 在这前面早已有很大进步，我们这种奶奶所搜集的好多准则都早已过时了。但把事情搞糟依然是有可能的。有一个相当著称的关于会计的故事，他在一组单元格的顶部加了一行，却忘掉了调整总计公式，结果他因少算 20 万美元而被解雇。
什么是道德? 谨慎地编辑工作表但是严格地自我审查， 尤其这是您职责所在的时侯。
创建一个Excel工作表 (工作表：在 Excel 中用于储存和处理数据的主要文档。也称为电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成。工作表总是存贮在工作簿中。)没有任何神秘之处可言，究竟，这只是一些行和列而已。我们其实不想抑制您的创造性。即使是在开始编撰电子表格的十多年后的明天，我们仍可以见到 ol 网格的绝妙新用途。但是，有几条可以让生活显得稍为轻易一点的原则以及一些您须要当心的圈套。这篇文章提出了您在装好数字设备预备开始建立自己的工作表之前应当问自己的一些问题。
哪些数据应当在行中，哪些应当在列中?
有时这一点虽然相当显著，但总体而言，通常总是把最丰富的数据放到行中而不是列中。做决定时应当考虑数据的可读性。
例如，一个如下图所示的以月份定向的工作表可与月标签挺好地配合使用，无论月标签是在工作表的上方还是右边。在图中所示的情况下，使月标签在侧面就促使在屏幕上查看工作表更轻易，同时也使工作表更轻易与打印纸匹配。应让工作表更长，而不是更宽，这样就可以使用“Page Up”和“Page Down”键来进行屏幕导航。
图中所示的工作表仅有四列具体数据，但是如果工作表有比月份数更多的具体数据种类，把月份置于列中就可能是更好的选择。水平定向以后，前一个工作表中所显示的数据依然可以工作，但要查看所有的数据就必须将滚动条滚动到右侧，如下图所示。
通常工作表中积累的具体信息最适合于从顶究竟的行— 或者相对而言，一个深而窄的工作表。您其实可以构建一个浅且宽(只有几行深，却有很多列)的电子表格，但其实不久您都会遗憾。您必须不停地把滚动条滚到左侧去查找信息，在您复印时要处理希奇的分栏符，这时浅且宽的表都会让您头痛不已。
策略提示
一旦工作表早已塞满数据，再修改都会很费时间— 尤其是它从一开头就可能有不同的设计。
需要复印工作表吗?
开始在工作表上工作之前，最好问问自己工作表是否须要被复印下来。您可能会发觉不用考虑复印的问题，例如在工作表被用于信息储存或则仅仅作为参考的时侯。
假如要复印工作表，就须要考虑表和数据应当怎样呈现下来。这将会给您的工作表总体设计带来巨大的不同。例如，前面图中所示的水平定向的工作表须要两页纸复印，即使您使用“页面设置”对话框(“文件”菜单，“页面设置”命令)中的“横向”模式。打印的第二张包含部份月份总计，但是看不到区域的名子，除非您使用对话框中“工作表”选项卡上的“打印标题”选项在每页上重复复印标题。
策略提示
对于小型工作表，无论是水平还是垂直定向的，要促使复印结果轻易理解，在每页底部重复复印标题行，或在每页两侧重复复印标题列都是绝对必要的。
数据怎么被使用?
打印结果怎样被使用也是一个要考虑的问题。假如将被用在一份整治报告中，那么您会希望在一页纸中得到最突出的信息;假如是一份演示文稿，您会须要对数据进行精炼，或者创建更少更轻易理解的数据块，以便汇总在十来个单元格组成的小网格中。这样它就可以被放到一张胶卷或幻灯片上。假如您有大量的数据要处理，可以按照不同的目的创建汇总页，如下图所示。
假如工作表被用于审计或参考的目的，您可能希望见到它所包含的所有信息。在这儿定向就成了一个大问题。无论是纵向(水平)格式还是横向(垂直)格式复印，您都须要据此来设计自己的工作表。有时如果您的表有好多列，使用纵向定向会不错。假如您的列数实在太乱，可以试着把数据分割到工作表的总体系统中，即可以根据真实情况复印而不损失上下文或可读性的数据块。例如，前面图中所示的工作簿顶部的工作表标签说明，显示的汇总工作表实际上在一个工作簿中汇总了其他六个表中的数据。
假如不需要复印工作表中的所有项目，可以使用分级显示来折叠小型工作表中的具体内容。例如，可以使用分级显示来只显示和复印总计，如下图所示。
受众对象是谁?
构建工作表只是给自己用呢，还是要与别人联机或是以复印的方式共享呢? 换句话说，工作表须要看上去很漂亮呢，还是没必要用太花哨的格式? 需要为别人创建一个大体的摘要或是总体的概述吗? 在决定工作表的款式时，明确地考虑受众对象十分重要。
假如您对工作表中的数据很熟悉，也就是说，假如那些数据就是您的工作，或许您对具体信息的爱好要比其他人大得多。您须要像这种信息的受众对象那样去思索，告诉她们哪些是她们须要晓得的— 不要多，当然也不应当少。假如您的工作表中包含了好多您的受众对象并不真正须要见到的数据，这种状况是时常发生的，此时您可以为更好地整体理解来非凡创建一个汇总工作表。
策略提示
假如工作表有超过一种的受众对象，此时应为每组对象创建不同的汇总工作表，而所有的工作表都使用相同的底层数据。
