过去数十年里,媒体无数次为电子邮件写下了悼词——2003年,被垃圾邮件杀死;2007年,被社交网路勒死;2009年,被Google Wave等实时通信工具烧死;2013年,被Facebook Messages打败。可至今,电子邮件的发明者刚才与世长辞,而gmail的app在日本仍然是用户数排第七的手机端应用,比instagram的用户还多36%。
随着IM软件的不断发展壮大,微信、QQ等个人社交工具已然可以承当起工作业务的交流沟通任务。各大公司也致力于开掘新的企业协同产品,例如陌陌企业版、阿里钉钉等,因此不少观点觉得,原先承当着工作沟通功能的电子邮件正式被社交媒体和协作工具替代。
近40年来,我们不断创造出新的产品,习惯了接触时刻接收颠覆性的概念,但我们使用Email的形式几乎没有发生过变化,这一点和瞬息万变的科技产业完全不同。
早在2010年,Facebook的创始人扎克伯格便抛出自己的想法:落后又笨重的电子邮件早已与互联网时代的要求格格不入,它将渐渐衰落。拥有Gmail的Google甚至也以前推出Google Wave用以代替电子邮件。不过,电子邮件的生命力其实可以承受住那些后来者的挑战,用户可以热衷于Facebook、微信和Twitter,但她们也从来没有抛弃过电子邮件。
根据美国皮尤研究中心的一项调查显示,在韩国须要在工作中使用互联网的职工中,有61%觉得电子邮件对她们的工作“非常重要”,这个比列远远超过固定电话和手机,其比列分别为35%和24%。
而网易发布的《2014年度互联网邮箱使用情况报告》中强调,中国网民平均每人使用约超过3.8个电子邮箱帐户,其中电子邮件的第一属性是工作沟通,工作邮箱的数目抢占了整体电子邮箱数目的首位。
对此,我们特意找到几位在不同类型企业里工作的上班族,并访问了她们工作中电子邮件的使用情况,试图从她们的回答里找到解释。
便于管理
作为一家大型国企HR的任君雅常常会为公司的新职工办入职,入职程序之一就是为新职工分配企业电子邮箱帐号,当然她有时候也须要回收辞职职工的旧邮箱。
“企业邮箱相比个人邮箱来说更好管理,离职容易形成一些业务纠纷,但是统一的邮箱就可以降低这些信息泄漏或则顾客流失。”企业邮箱容许管理员对每位用户进行管理,启用新游戏或则回收旧邮箱,都是增删电子邮件帐号。
更专业更正式
在工作中,企业邮箱一般会代替个人邮箱的使用。企业邮箱的邮件地址以企业自己的域名作后缀,这除了是企业文化的一种彰显,更会带给顾客良好的第一印象。
在央企工作的肖易每晚都须要和朋友之间传送大量的文件,不过电子邮件并不是她们的选择,公司选择了一款名为“飞秋”的局域网文件传输工具,高速传输节约了不少时间。但电子邮件仍然是肖易与上司进行工作沟通的主要方法:“我不能想像我发陌陌给我的老总汇报项目进度会是哪些场景”。
在一家德资猎头公司供职的Claire将电子邮件视为处理工作的第一工具:“我们每晚下班都是随时开着Outlook,电子邮件并没有影响效率。”Claire使用电子邮件时以纯文字沟通为主,比起陌陌,她觉得在电子邮件里与同学沟通时内容叙述会愈加明晰清晰,与合作伙伴沟通时统一的企业邮箱也显示出企业文化与专业性。
有时候并非越快越好
在领英负责市场工作的Lily在工作时须要大量与合作伙伴沟通,对她来说,邮箱的“缓慢”反而是一种优点。“一些沟通不一定须要及时,工作时与顾客或合作伙伴沟通,背后常常是须要一个团队的讨论,不一定虽然就好。”面对一些须要团队接洽能够确定的事宜,如果使用陌陌等即时通讯软件沟通反倒会令工作容易出错。
当然,在上班时间老总的电子邮件你可以用“没看见”作为理由不回,但告诉老总好几个小时没看陌陌,恐怕就胆气不足了。
更多的工作?
Claire的工作要求她必须时常处理一些紧急的事情,因此她也时常在上班时间查看电子邮件,更会常常在休息时间处理工作。Lily的手机绑定了电子邮件推送,“有新的电邮我就会看见,需要处理就处理一下。”有些人觉得电子邮件让她们不得不把工作带回去,有时候不能做到完全不理会这些工作电邮。
回到电子邮件本身
在知乎“电子邮件会不会被即时通讯工具替代”的问题讨论下,用户Jimmy Zhang提出,Email 是一种 De-centralized (去中央化)的交流技术,是基于一系列开放的标准的。
电子邮件的开放性让用户可以给任何一个人发邮件,而不介意对方用的是Gmail还是网易邮箱还是QQ邮箱。微信、QQ等软件,始终是基于一个中央节点的,比如腾讯的服务器。即时通讯软件须要用户的覆盖率,尽管有些产品早已肆虐全球,但你仍然不能用Facebook给一个Twitter用户发消息,而电子邮件就不用在意这个问题。