我遇到过某项目助理，给3个不同项目的负责人、相关人员发会议通知，但某项目负责人在回复电邮的时侯，一键转发了所有人。项目信息忽然就泄露了。
某竞争对手把顾客群发的电邮，又全部回复了；结果就是他自己家公司的'资料和报价出现在顾客的所有供应商的笔记本上出现了。
重要的事情说三遍：看清楚了再回复转发，看清楚了再回复转发，看清楚了再回复转发！
3、附件一定要注意
1.发送短信的时侯，有附件先将附件上传，然后写明内容、标题，检查完成后再添加发送人、抄送人。
2.#文件命名是个学院问#——附件名称上需标明“事项、提交人名称、时间或则编号”；不添加附件的，添加附件并且文件名乱七八糟的、或者是不同版本，没有加时间和负责人后缀的，都会给对方导致阅读沟通上的麻烦；
3.如果电邮内上传的附件数目较多，需要考虑整理打压缩包，或者挨个上传、便于领导手机阅读或则在线预览；
4.发给外部顾客的文件，有很多是不能给顾客更改的合同，必须用pdf，哪怕对方认为烦也要用；尤其是协议之类的，有朋友发了图片格式，被点名批评，现在ps很厉害哦。
5.#沟通很重要#——其实还有一个常见的问题。就是业务沟通一定要清楚。很多时侯我要CDR格式文件，他非给我AI的，虽然这不是文件本身的问题，但是我认为跟前期沟通有关。往往广告公司和设计常见这类问题。
4、格式切切不可忘
1.FYI——for your information，让你晓得这个事的意思；不过这个通常都是上级对下级，或者平级。不然慎用！
2.office的不同版本间的格式，最好还是存成2003版；自己公司统一用07的话倒无所谓；但是若果发给顾客，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高阶的文档难以查阅，打不开事小，耽搁了时间才是大问题；另外office保存时必须变成兼容模式。
5、快瞧瞧你的签名档！
1.自己的签名，切勿使用奇奇怪怪的名子，例如“奥特曼”、“蝙蝠侠”等，不然你可不是奥特曼，而会弄成哗然；对方的签名也不要存奇怪的东西，我听到过有人存了一个“xx公司 某某，急性子，来件速回”，但是你想想当事人见到是哪些表情。
2.有些人身兼数职或须要在不同情景下用不同的身分说明，那么有几个公司名称，邮箱可以设置几个签名档；签名档可以在电邮客户端和短信后台自由设置；是否要使用英语的话，可根据个人习惯，但是一定要包含以下内容：公司名、姓名、电话、传真（没有可不选）、地址（中英对照）；ps：签名档内富含超链接，可能会被视作垃圾邮件哦!
举个栗子：
顺颂商祺！/祝明天工作顺心！/祝身体健康！
——————
韩梅梅
xxxx公司
电话：xxxx
E-mail：xxx@xxx.com
6、正文汇报要分明
1.第一段行文里说清楚一共有那几件事汇报，例如“各位领导，晚上好，有关xxx、xx、xxx的事情，请参阅如下：”
2.之后下边开始分点说明，按重要程度列点，分标题加粗。后面括弧里标明相关的附件；附件名称也更改成附件一、二、三的格式
3.涉及到具体的数据、更改项、需要重点关注的字眼/数字时，用顿号标下来；
4.一般要是标题加粗了，那分标题的内容里就不会再用加粗了，不然视觉疗效有点主次不分，下划线也能起到这个疗效。
5.其实内容甚少变字体，简化描述，不屁话，要比写一大堆，然后再在上面标明重点要好得多。
7、发送完成记得提醒
重要的电邮，尤其是有明晰时间节点，还有旁系领导的事情，需要通过邮件or电话形式提醒；如果认为直接电话会打扰到对方的大会等，那么可以采取首先邮件告知，如果过一两个小时，没有收到回复的邮件，再去考虑电话通知。
我见过最滴水不漏的采购，发邮件完了之后5分钟以内，必然收到电邮、短信、电话、QQ；然后抄送给了双方的上一级直属领导。
以上，就是达人们的友情提示了！
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