随着企业信息化加速，企业信息管理成为企业营运与发展关注的问题。对于好多的电邮管理员来说，经常提到的话题都是关于邮件服务器的架设、邮件外发、海外通邮、反垃圾等一系列的电邮问题，但是在短信归档方面，很多企业都是一片空白：“我们早已做电邮备份了，还须要电邮归档吗？”。
简单来说，邮件备份和短信归档可以把传统备份称作照相机，那电邮归档就相当于录像机。照相机的复制是不连续的，存在着时间差。而录像机对数据的复制则是连续的，即时的，可以有效保障数据的完整和实时性。两者功能看上去疗效是一样，但是二者在本质上却是有很大区别。
一、含义不同
1、邮件归档
邮件归档是指对电邮数据进行在线归档、分类管理、长期保留并容许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理，实现数据的高度集成化，中心化，并可实现实时检测等功能。主要解决电邮在完成发送后的储存、检索、保密性及法律效力的问题而被提出的，根据企业用户需求，对全域用户收发短信进行在线文档、长期保留并容许实时搜索与访问，实现历史电邮可溯源可查询。
可以理解为电邮数据的实时备份，可以批量恢复数据，同时减少邮件服务器的储存负担，也可以当做数据灾备系统。
2、邮件备份
邮件备份虽然是指数据副本，如果原有的电邮因受损或则删掉等操作而遗失了，可以启用备份的数据进行恢复，备份的目的主要是用于保护正在使用的数据。数据备份时间表通常包括：每天的增量备份保留三天，每周的完全备份保留一个月，每月的完全备份保留一年，最后，一年的完全备份保留三年。一年的完全备份称作为三年归档。
二、邮件数据储存方法不同
通过短信备份功能备份的电邮，是储存于一个指定邮箱的指定文件夹里，通过短信归档功能备份的电邮，是储存于服务商的归档服务器里。
因此电邮备份功能里的电邮是在一个单独的邮箱中储存，可以进行二次编辑，或通过本地服务器将这种电邮备份到本地。而电邮归档功能里的电邮储存在服务商的归档服务器里，不能进行二次编辑，只能查看或恢复，可以有效地保障数据的完整性。
三、邮件数据保存速率不同
邮件归档是对电邮数据流进行复制和记录，邮件数据同步搜集归档，邮件收发完毕，同时也归档完毕。杜绝了可能出现的信息遗失、原始数据被变更篡改、恶意删掉等风险，确保无电邮数据缺位等问题。而传统备份是在短信形成后对电邮进行备份或先备份后发至邮件服务器。
这两种技术都不是实时的，存在着存档的时间差，不能保证电邮数据的完整性和真实性。
四、邮件搜索和恢复不同
邮件备份是为了在意外误删掉或则数据遗失情况下寻回之前的文档，或者在非常的须要情况下找到之前的老旧文档。那么，如何有效地找到这封电邮，并且快速的提取就是个问题。仅靠电邮备份创建的简单搜索标签，并不足以支撑大量的电邮检索，那么就须要拥有愈发中级的电邮归档系统，其具备基于内容和所有权的搜索功能，当须要查找须要的电邮时，输入限制条件，能够在数秒内迅速查找到所需的电邮。
现在你能分清哪些是短信归档和短信备份了吗？
