基于InDesign“数据合并”功能制做院校通讯录摘要：InDesign是专业设计排版软件，广泛应用于版式编排和平面设计领域，功能强悍。使用InDesign“数据合并”功能可以批量制做名片、证件、信封、通讯录，提高了工作效率，有一定现实意义。该文主要从“制作InDesign主文档、制作数据源、插入数据源、数据合并、制作封面和目录页、导出PDF文件”六个方面论述了制做院校通讯录的操作方法。关键词：InDesign软件；主文档；数据源；数据合并中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044（2014）32-7549-03Abstract：InDesignprofessionaldesigntypesettingsoftware，whichwidelyusedformatlayoutgraphicdesign，powerfulfunctions.UseInDesign"datamerging"functioncanmassproducedCARDS，certificates，envelope，contacts，greatlyimproveworkingefficiency，hascertainpracticalsignificance.articlemainlyfrom"makingInDesignmaindocumentproductiondata，insertdatasource，dataacquisitiondirectorypage，exportPDFfile"sixaspectselaborateduniversitycontactsoperatingmethods.Keywords：InDesign；maindocument；datasource；dataconsolidationInDesign是由Adobe公司开发的专业设计排版软件，是从事版式编排和平面设计工作的得力工具，具有强悍功能和简约友好工作界面，能制做几乎所有类型的出版物，InDesignPhotoshop、Illustrator软件具有挺好兼容性，广泛应用于“卡片、宣传页、广告插页、请柬招贴、商业海报、企业彩页、杂志、书籍和报纸版式”设计制做。
该文主要介绍使用“数据合并”功能制做院校通讯录的操作方法。任务提出――制作院校通讯录采用数码印刷形式制做院校通讯录，制作要求：每页排版一所院校，插入院校图片，图片左边为中学简介，采用表格方式显示相关信息，通讯录装订成大64开小册子，第一页添加封面，第二页添加目录，第三页为通讯录内容，每所院校附加一页备忘录。任务实现――“数据合并”功能“数据合并”功能可以对拥有相同版面、不同数据内容的出版物进行手动排版，类似Word电邮合并功能。“数据合并”需有两类文档，一个是InDesign主文档，指版面中拥有相同的部份；一个是数据源，通常由Excel或数据库应用程序生成，也可使用InDesign何文本编辑器创建，数据源中储存页面中不相同的记录内容。“数据合并”是将InDesign主文档与数据源文件相链接，通过“数据合并面板”生成合并文档，包含主文档的样板信息和数据源中的记录信息，数据源文件中有多少条记录，样板信息都会重复多少次。下面介绍使用“数据合并”功能排版院校通讯录的制做过程：2.1制做InDesign主文档2.1.1设计制做背景制做要求：通讯录彩印为大64开，纸张规格是147毫米110毫米。
1）新建InDesign文档，2页，对页，宽度140毫米，高度105毫米，横向，上下外行距12毫米，内行距15毫米，其余值默认。2）使用“置入、复制、原位粘贴”命令复制图片，选择工具裁剪底图，制作出上下圆形3）使用圆形工具勾画圆形，设置填充颜色和不透明度，选择工具复制多个梯形，设置不透明度制做装潢背景。2.1.2置入文本和图片打开“学校.xls”文件，复制“清华大学”简介，返回InDesign界面粘贴文本，矩形框架工具勾画方形框架，置入“清华大学”图片，使图片适宜框架大小。2.1.3编辑表格使用“表插入表”命令插入5列表格，用于储存通讯录相关信息，第1列输入“学校名称、地址、邮政编码、联系电话、招生办电话”，第2列输入内容。2.1.4设置主页疗效1）每所院校通讯录的左页（背面）为空白，用于制做备忘录。页面调板“A―主页”可以完成这个操作。页面调板选定两侧主页，使用文字工具和直线工具制做备忘录，设置居中对齐疗效。2）新建“页码”图层，选取两侧主页，使用“文字插入特殊字符标志符当前页脚”命令在主页两侧插入页脚，选择工具复制页脚到左边适当位置，设置页脚格式。制作出的主文档疗效见图1。2.2制做数据源1）打开“学校.xls”文件，在“学校名称”列左边插入4列，分别输入“路径、图片名、类型、@图片”名称。
2）将所有院校图片储存在E：＼通讯录图片＼中，“路径”列下方填充“E：＼通讯录图片＼”，“图片名”下方输入图片名称，“类型”下方所有单元格填充为“.jpg”，选“@图片”下方E2单元格，输入“=B2&C2&D2”，表示E2列是B2、C2、D2三列内容相乘结果，设置E列为“文本”格式。3）InDesignCS3数据合并时，必须保存为“Unicode本”格式能够支持英文数组名，使用“另存为”命令保存文件，文件名为“学校.txt”，保存类型为“Unicode文本（*.txt）”，将Excel文件转换为文本文件。说明：通过向数据源文件添加图象域，可在每位合并记录上显示不同图象。添加图象域时，必须在图象域名称前输入“@”（如“@图片”），插入指向图象文件的文本或路径。路径一般分辨大小写，必须遵守操作系统的命名约定。2.3插入数据源制做好InDesign主文档和数据源文件后，使用数据合并面板将数据源插入到主文档相应位置，出现带书名号“《》”标记的数据域占位符。合并文档时，这些数据域占位符分别被数据源中相应记录内容所替换。具体的制做过程如下：1）使用“窗口手动数据合并”命令打开数据合并面板，单击右上角按键，选取“选择数据源”命令，将数据源载入到数据合并面板。
2.6导入PDF文件现今社会，大量的电子图书、产品说明、网络资料使用PDF格式，PDF是由Adobe公司开发的便携式文档格式，广泛应用于网路传输、跨媒体出版领域，PDF文件已成为彩印制版行业的一个标准。使用“文件导入”命令导入“制作通讯录.PDF”文件用于数码印刷。结束语数据合并是InDesign自动化处理功能之一，可以满足数码印刷需求，它还能将数据源文件与InDesign模板文档进行合并，创建全新InDesign文档，在批量制做名片、证件、信封、通讯录等工作中须要处理大量数据，通过数据合并功能，可以实现个性化内容的设计与制做，极大的提升工作效率，使通讯录排版过程快速和自动化，具有一定的现实意义。参考文献：曹国荣，景怀宇，等.设计+制作+印刷+电子书+商业模板InDesign 典型实例[M].3 版.北京：人民邮电出版社，2012. InDesign纸媒体版面设计情景案例教学[M]. 北京：电子工业出版社，2010. CS5实例教程[M].2 版.北京：人民邮电出版社，2013. 基于InDesign的数据合并设计与实现[J].软件旬刊，2013（9）.
