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《文字秘书要建好“四库”》◎文/ 解军
作为文字秘书，要想写出合格的文字材料，需要做好积累和储备，注意建好“政策资料库”“单位史籍库”“同行经验库”“单位信息库”。
有人形容文字秘书是“喝墨水，费脑水，流泪水，吐苦水，没油水”，笔者在一家小型国有企业干了十多年秘书工作，深知个中滋味。但凡事都有其自身的规律和方法，写材料也不例外，文字秘书提升工作水平和效率，除了从内心真正热爱这份工作外，还要注意建好“四库”。
建好“政策资料库”，让文章有“高度”
初学写材料的人可能会遇见这些情况，自己熬了一个熬夜写下来的定稿，领导看后评价“材料高度不够”，便只好拿回来重画。什么叫“高度不够”？说白了就是写下来的材料缺少思想性。
要让材料有高度，平时需注意三个方面的学习：一是对国家大政方针新政特别是与本单位业务相关的国家新政的学习；二是对上级部门重要文件和决策布署精神的学习；三是对各种重要大会和领导讲话精神的学习。让那些新政精神和要求真正融入脑部，才能站得高、看得远、写得透。
这些年来，我坚持依照“国家新政”“各级文件”“上级领导讲话”“重要大会布署”“报刊节选”等类别构建新政理论资料库，并定期进行整理，增加新新政、新文件、新资料，删除过时内容。有时间就打开资料库学习研究，还构建了专门的“政策通读笔记”，随时将自己的理解和看法记录出来。通过日常学习和积累，写材料时对上级精神的掌握和运用就比较得心应手。
建好“单位史籍库”，让文章有“厚度”
每个单位的工作、每个领导的思路，都有其延续性。作为文字秘书，必须要对本单位的发展历程、规划计划、目标迈向，特别是一些重点业务工作的推动，有全面的了解和掌握，否则写出的材料会缺少“厚度”。
我所在单位，是一个从油气田主业剥离下来、专门保障油气田生产和职工生活的服务企业。2008年成立之初，有职工9000多人，管理着18个职工生活基地、207个职工生活居住区，基层单位分布于广西、重庆的120个市、县、镇（乡）。由于“体形”过于庞大，从2012年开始，西南油气田施行了矿区业务变革，压减管理机构和冗员，推进业务重组和社会化业务移交，目的是“瘦身健体”，提升管理运行效率。
对这样一项持续多年的企业重大变革，文字秘书若果不全面了解变革历程、改革目标和重点，以及推动思路、推进措施等，要写一篇变革方面的材料，必定会挂一漏万。因此，合格的文字秘书一定要构建单位的历史资料库。
笔者这几年构建的单位史籍库，内容包括以下几个方面：一是本单位历年综合性工作总结，二是重点工作推动情况资料，三是重要文件资料，四是重要领导讲话，五是历年大事记，六是重要历史图片资料等。这会极大地便捷对历史资料的查阅回顾，并降低材料的纵深感、厚重感。
建好“同行经验库”，让文章有“宽度”
一些秘书在写材料特别是写经验交流材料时，经常会在前面加上“我们一定会借鉴兄弟单位的宝贵经验，推进××工作更上新台阶”这样的话。的确，单位之间、同行之间工作经验的互相学习和借鉴，是推动工作的有效方法。对文字秘书而言，建立“同行经验库”不但很有必要，而且非常重要。它的内容应包括两个方面。
一是写作经验库的构建。虽然说文无定法，但材料写作有它的规律性。这些规律或经验常常掩盖在一些有经验的“老秘”撰写的文字材料中。我常常借助出席各类经验交流会、工作汇报会以及外出学习督查等机会，广泛搜集各类类型的文字材料，将它们扫描成电子文档，按照“工作报告”“总结汇报”“经验材料”“领导讲话”等进行归类，形成“材料写作经验库”，随时学习和借鉴。
二是同行工作经验库。每个行业、每个单位的工作都有可借鉴之处。在写材料时，要注意吸收其他单位的好做法、好经验。我时常随单位领导到外油田、外单位学习督查，或出席各种工作汇报会，十分注意搜集各单位工作汇报、经验介绍等文字资料，将其整理成“同行经验库”，并仔细研究，找到与本单位工作的相像、相通之处，再结合单位工作实际，适时将有关经验融汇到工作报告、工作布署类的材料写作中，形成新的措施和技巧，指导本单位的工作实践。
建好“单位信息库”，让文章有“深度”
这里所说的“深度”，不是文理深浅之“深”，而是文字材料与单位实际工作联系之“深”，即文章要接地气。一篇“筋道”的文字材料，不但要彰显宏观新政精神，还要植根于实际工作的厚土，紧密联系本单位实际情况，否则就变得空洞具象。因此，我们要掌握本单位各方面情况，建好单位信息库。
这个信息库应包含两个层面：一是本级单位信息资料。包括单位基本情况、重点工作安排、各阶段工作布署及完成情况、取得的成效及经验、各级领导到访及重要讲话资料等。二是下级单位信息资料。包括各个单位基本情况、重点工作进展动态、工作特色及典型做法、面临的主要困难和问题等。
收集单位各种信息资料主要有以下几个渠道：一是整理各部门和单位日常工作汇报材料，二是出席各部门、各单位重点工作专题汇报会，三是追随领导到各单位检测督查，四是关注内参资料和内部网页上发布的单位日常工作动态。
作为文字秘书，有了这种信息库作支撑，写下来的材料才可能有血有肉，既有新政理论的高度，又有紧贴实际的深度。
（作者单位：中国石油西南油气田公司矿区管理部）
