一、概述
1. 工作中遇见的邮箱使用问题：
⑴ 工作电邮日渐增多，邮箱容量有限，经常出现邮箱空间已满，需要频繁删掉电邮，否则会导致未能收发新电邮，影响办公。
⑵ 本地存档文件夹命名杂乱无章，需要查询历史电邮时无从下手，往往须要花费大量的时间，效率低下。
二、本篇中使用的软件及版本说明
本篇使用的邮箱客户端软件为：Outlook软件，版本：Outlook 2013，其他版本的Outlook软件配置方式与本文档所述类似可参考操作。
三、邮件存档配置手册及操作建议
1. 邮件存本地配置方式
1.1 点击Outlook左上角“文件”按钮
1.2 点击“账户设置”按钮
1.3 如图所示，依次点击“数据文件”、“添加”
1.4构建存档文件夹
⑴ 选择“存档电邮文件夹”保存的c盘位置，本文档选择的是H盘，建议保存在c盘容量相对富裕的c盘，不建议保存在磁盘，可在选取的c盘提早新建一个文件夹诸如文档中所示的“邮件存档”文件夹。
⑵ 给存档电邮文件夹进行命名，建议根据年份进行命名，便于电邮按时间进行归类及后续的查找。例如：2014年存档电邮.pst。
.pst为文件格式，系统手动生成，无需更改。
⑶ 保存类型选择：“Outlook数据文件（*.pst）”
⑷ 点击确定即完成存档文件夹的构建
1.5 查看邮箱剩余可存储容量
查看电邮剩余可存储容量：点击Outlook左上角“文件”按钮，“邮箱清除”功能下方可显示，当前XXMB可用。
1.6 设置本地存档文件夹为默认电邮保存位置
邮箱储存空间有限，对于时常收发短信的办公或个人邮箱，存在常常提示剩余空间不足等问题，为防止出现邮箱储存空间已满导致新电邮未能正常收发的问题，可定期将电邮归类保存至新建好的存档文件夹中，也可将本地存档文件夹设置为默认电邮保存位置。设置本地存档文件夹为默认电邮保存位置方式如下：
在“账户设置”-“数据文件”视图下，选中须要设置成为默认电邮收发位置的文件，如“2020年存档电邮”，点击“设为默认值”，设置完毕后默认位置会出现√标记，点击关掉即可。重启Outlook后即设置生效。
