在四大会计师事务所，邮件发送基本都是用的outlook。尤其是final忙季，每天收发短信上百封，小编整理了一些自己认为实用的功能和你们一起分享一下：
对于一个项目的大senior 每天收到电邮数在80-100，需处理的大约是50-80，outlook须要快速找到重点,因为从事审计方面工作，每天大小杂活不少，outlook须要担任待办事项列表。经常须要翻找一年前甚至更久前的电邮来自证清白，outlook须要能快速找到历史电邮
最后，工作早已很忙了，工具还是简单点好，所以只用Outlook，且设置别太复杂
part A 经验篇
1. 设置好Data File，这是换工作笔记本后的第一件事。设置不复杂，请自行搜outlook data file关键字。一般我每年年头会新开一个Data File，以确保电邮搜索速率不会太慢。另外的用处是本地保存，方便备份，邮箱大小无限。（To 题主，你老总就是用了这招，如果只需解决这个问题旁边的进阶可以不看了）
2. 用好Outlook强悍的排序功能便于快速找到须要的电邮。把电邮列表区拉宽直至底部出现分类排序栏，右键这个排序栏，选field chosser，把Importance, Attachment, From, To, Subject, Received, flag这种常用的column拉下来。现在你点一下排序栏，再敲两下按键才能快速找到某人/某时/某相同主题的短信了（如搜索Tony给你发的电邮，只须要点From，然后鼠标敲“tony"，就会手动定位到所有Tony发给你的短信了。
3. 用好Outlook自带搜索。用前面这条还是没找到你要的电邮？这时候就得用Outlook的自带搜索了。搜索条件包罗万象，发件人、收件人、时间、主题、邮件内容、附件内容都可以按关键词搜，速度也不错。
4. 不删任何一封电邮，包括自己发的电邮。好处是任何一件事你都能寻回Reference。这对迅速解决争吵，避免矛盾，提高工作效率意义重大！如果你公司邮箱大小有限制请参考第一条
5. 邮件内容包含的事物已经完成/知晓/解决才标为已读，没做完或须要后续跟踪的一律保持未读。插小红旗写Categories设提醒时间啥的太复杂了，不适宜咋们这些日理百邮的悲催人士。什么？你说你键盘一点就手动变已读了？2013版在Option-->Mail-->Outlook panes(reading Pane...) 第一、二个勾取消掉就行了。97版也有这功能的。
6. 做好电邮分类，包括自己发出的电邮。我习惯是根据工作职能分大类，比方说报表一块工作、日常业务一块工作、管理一块工作等等，大类下再分小类。我试过设Rules手动分，简单处理还是能满足的，但面对复杂工作和日均100+电邮还是不够用。为了能快速搜索并提高对短信的记忆，我最后还是手工分类。（PS：2013版新加了功能：回复某个子文件夹下的电邮，你发出的电邮会直接进这个文件夹而不是去Sent Item。这功能省了我一半手工分类的时间，赞！）
好了，现在假定你收到一封电邮，5分钟内能杀死，那请在Inbox里解决（标记已读）后扔到分类文件夹中再回复掉。如果须要常年跟踪或不着急的事就保持未读扔到分类文件夹。等有大块时间了针对一个分类里的所有未读做一次性整合跟踪，效率很高。（分类/inbox上显示的有多少个未读电邮就是待办提醒）
对于早已被归档的短信(不在inbox)，怎样设置有效的提醒？
是的，outlook的短信提醒默认的只针对inbox的电邮。
我们公司仍然都是使用outlook，会遇见你自己的事情做完了，但是须要某个时间点去看下他人做的情况，以及事情进行到哪一步。用TO DO List 太冗长了，而且占用页面，不喜欢，所以找到了下边的一个十分简单的法子。
选中这个文件夹，点击右键，进入"personal Folder Properties" ，选中“display reminders and tasks from folder in the to-do bar”
PART B短信发送相关：
1. 发送短信中为寄件人设置时间提醒
每天可能要处理上百封电邮，这些电邮中的工作内容都有不同的完成时间，其中有的比较重要须要反复提醒对方完成，可以在这样的电邮中加上时间提醒，这样到了时间，就会有弹窗弹出（见疗效预览截图）。
(以下截图都是英文版界面，对应的中文版功能是一样的。)
步骤：
a.“邮件”标签 => 后续工作 => 添加提醒
b. 为寄件人添加提醒 => 选择要提醒的时间
效果预览：
2. 设置循环大会/循环提醒
工作中可能经常会碰到一些周期循环的大会，比如每两周和老总1:1一次，或是每个月有一次月会。这个时侯就可以发出一封电邮，book上老总的时间，作为一种循环的提醒。
步骤：
a.“会议”标签 => 循环大会
b. 选择每次大会时长 => 每2周的周日开会 => 周期的起止时间
3. 邮件中放置附件/附件栏中放置附件
如果电邮很长，不同内容涉及多个附件，就可以把电邮贴在正文中的不同位置。如果电邮的附件数目甚少，可以贴在附件栏中。两者相互切换的方式如下。
步骤：
a. 邮件中贴附件：“设置文本格式”标签 => 富文本
b. 附件栏中贴附件：“设置文本格式”标签 => html或纯文本
4. 邮件撤消
有时候刚发出的电邮发觉有错误，可以尽早把错误的电邮撤回，如果寄件人还没有读这封短信的话，一般可以成功撤回电邮，之后重新更正电邮发送出去。
步骤：
a. 打开要撤回的电邮 => Actions => 撤回该短信
b. 选择删掉未读电邮或删掉并发送新电邮 => 可以勾选上每封电邮是否成功撤回
5. Task中的小红旗
收到电邮以后，如果有后续的工作要做，就可以mark上小红旗添加提醒，作一个简单的记录。之后每隔一段时间就可以在左下角的“任务”栏中看是否已完成，清掉已完成工作。
（回复3查看“【3】怎样记录待办事项？”）
Outlook常用设置相关：
6. 显示工作周数
在国企的童鞋可能会根据周写周报、或是安排工作是以周数为单位，每次要看第多少周的话，拿着个月历翻来翻去的很不便捷，在outlook中虽然就可以显示工作周数哦。
步骤：
a.“文件”标签=> 选项 =>日历 => 根据公司的实际工作周数，设置工作周以周末/周一开始，设置第一周的时间
b. 日历显示选项 => 勾选“显示周数”
7. 自定义签名档
