一、应用文书基础知识
（一）应用文书的涵义
应用文书是国家党政机关、企事业单位、社会团体或个人在工作、学习和生活中使用的，用以处理公或私事务、传播信息、表达意愿而撰写的具有一定的惯用体式的实用性文章。
（二）应用文书的分类
通用的应用文书可分为行政公文、事务公文、会议公文、制度公文、礼仪文书、经济公文、其他日常文书、司法公文等八大类几十种。
（三）应用文书的相关术语
内行文：仅限在独立的组织中传达的文书；
外行文：可在组织外传递的文书；
前行文：在事情发生前制做的文书；
后行文：在事情发生后制做的文书；
上行文：属内行文，且是向上级报送的文书；
下行文：属内行文，且是向下级发送的文书；
平行文：在各独立组织之间传递的文书。
（四）应用文书标题的制做
1．公文式标题的构成要素
组成公文式标题的要素主要包括单位、区域（范围）、时间、事由（内容）、性质和文种等，其中“事由”和“文种”是最基本的要素。
如计划属于事务文书，这种文书的公文式标题的全要素方式是“单位十时间十事由十文种”。例如：《××物业公司2017年度培训计划》。
2．文章式标题的构成模式
从构成方式看，文章式标题可以有单标题和双标题（即主副标题）。
例如，某物管服务企业举办全员节省活动取得显著疗效后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个经验材料的标题就可以制做为：“挖潜增效大有可为”，副标题可为“——××物业公司举办全员节省活动情况总结”。
（五）应用文书写作的行款格式规则
基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。
1．标题
文章大标题书写的基本规则是居中排列，字号应小于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题字数较多，则应考虑支行排列，但支行时要注意前后意义的完整，在连贯排列时一直要求居中。副标题应邻近大标题下，中间不空行，题前要加引号，所用字体也应区别于主标题。
2．署名
署名通常置于文章的大标题之下，居中，上下各空一行，字号应大于大标题，字体也应区别于大标题和正文。
3．分段
每个自然段的开头要空两个字的位置，第二行起顶格书写。书信、报告等应用文书的称谓部份要求顶格书写，后面加引号，第二行空两个字。行政公文的主送机关（即受文单位）也要求顶格书写，如果一行写不下，回行时一直顶格书写，后面加引号。
4．引文
较短的引文可夹在正文中；如果是较长的引文，则需换行自成一段；排列上要比正文退两格，首行和末行最好空一行，并在字体、字号上与正文有所区别。
5．序码
序码的通常次序应当由汉字到阿拉伯数字，由无圈到有圈，其中阿拉伯数字（例如“1”）旁应为齐底线的圆点，不能是逗号（即应为“1．”，不能写成“1、”）。序码的使用，以一、二、三、四的“一”为例，应是：
一、……
（一）……
1．……
（1）……
二、物业常用应用文书
（一）行政性公文
行政性公文就是一般所说的狭义公文或法定公文，属于规范体式通用公文中的一大类别，也是应用最广泛的类别。
1．通告
适用于公布社会各有关方面应该遵循或则周知的事项。
（1）通告的分类。
通告大体上可分为两类：
①制约性通告：用于要求一定范围的对象普遍遵循的个别事项。
②知照性通告：用于比较公开地告知一定对象应知的事项。
（2）通告的格式与写法。
①标题。
通告的标题有两种写法：一种是由发文单位名称、事由和文种组成，如“××物业项目关于××的通告”；另一种是省略事由部份，只写发文单位名称和文种或只写“通告”两字，这种情况适用于对外张贴或在报纸上发表。
②正文。
通告的正文，一般包括原因、通告事项、执行通告事项的要求等内容。通告的原因，位于正文开端，主要介绍通告的依据、原因和宗旨；接下来的内容写通告事项，如事项较多，可采用条样式写法，把具体的规定和要求，用简明浅显的语言概括下来，表述上要求有纲有目，明确具体。通告结尾部份，依惯例，写上“特此通告”等字样。
③落款。
以“通告”作标题时，应写明发布通告的单位名称及成文时间，并加盖发文单位图章。如发布通告的单位名称在标题中已出现，则可省略单位名称，只标明成文时间，并加盖私章。
2．通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关申领和须要有关单位周知或则执行的事项，任免人员。
（1）通知的分类。
通知大体上可分为三类：
①指示性通知：用于发布规章制度、阐述新政、布置工作、答复下级单位寻问等，带有指令性，需依照执行。
②周知性通知：用于发布须要下级单位及有关单位周知的情况。常见的如任免人员，设置或撤消、合并机构，扩展、缩小或中止有关组织、机构的个别职权，启用或更换图章、地址，召开大会等发布的通知均属周知性通知。
③转发性通知：用于转发上级单位及不相隶属单位的来文。
（2）通知的格式与写法。
①标题。
通常有两种写法：一种是由发文单位名称、事由和文种组成；另一种是只由事由、文种组成。通知标题不宜过长，可使用概括表示法。
②正文。
正文通常包括三方面内容：
引据。先表述通知的起因原因，写明通知的背景和根据，为什么要发该通知，然后通过承启用语，转入下文。
主体。也称事项。
结语。通知的结尾用语也因内容而异，需按照通知的不同内容采用与之相应的不同结语。
③落款。
发文单位图章和成文日期。
④写作时应注意的问题。
明确行文的目的。首先要明晰为何写这个通知，通知的主要内容是哪些，然后确定如何写；其次要确定写作的范围和对象，针对哪些问题，解决哪些问题。
提出的举措切实可行。通知主要是向下级单位发布的下行文，因而要彰显对下级单位的领导与指导。既要讲任务、要求，又要讲技巧、步骤、措施，语言不能生硬，以免下级单位难以理解执行。
结构严谨、层次清晰。通知的结构或采用自然段方式，或采用条文式，都须条文清晰，排列有序，段落与条文之间应避免出现内容交叉、重复现象。
3．报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的寻问。
（1）报告的分类。
报告的种类较多，按其内容不同，大体上可分为五类：
①工作报告：用于在某项工作进行到一定阶段或已经完成时，将工作情况向上级单位汇报。
②情况报告：用于向上级单位汇报某种特定或紧急情况。
③建议报告：用于向上级单位汇报工作情况，提出工作建议。
④回复报告：用于对上级单位查询、查办、催办的事项作出专门答复。
⑤报送报告：用于向上级单位报送各类材料，包括下级单位主动呈送的，或者上级单位要求报送的。在报送时，需要对报送材料的有关情况进行简略说明和介绍。
（2）报告的格式与写法。
①标题。
一般由发文单位名称、事由和文种组成。如“××公司关于××××的报告”。
②正文。
报告的正文分三部份：
引据。概括说明全文主旨，可用起句立意法。通常的习惯性过渡用语是“现将有关情况报告如下：”之类，以此领起下文。
主体。即报告事项部份，也是正文的核心，要表述报告的具体内容。
结语。通常以“特此报告”、“专此报告”、“请初审”、“请审示”、“以上报告，如有不妥，请见谅”等结语作结。使用时语调要明晰、肯定，同时应和善、注意分寸，并按照报告的不同内容采用与之相应的不同结语。
③落款。
发文单位图章和成文日期。
4．请示
适用于向上级机关恳求指示、批准。
（1）请示的分类。
从总体上看，请示—般是事项性请示，即单就某—事项恳求上级单位给与指示或批准。
（2）请示的格式与写法。
①标题。
通常由发文单位名称、事由和文种组成。如“××公司关于成立基金托管部的请示”、“××公司关于处理调整薪资中几个问题的请示”、“××公司关于创办外汇业务的请示”，使人一看才能大体了解请示的问题。
②正文。
正文可分三部份：
引据。写明请示的起因，即“为什么请示”，也就是恳求指示和批准事项的根据，一般可运用叙事、说理相结合的抒发形式，简要说明为何要请示及请示的原因、依据、背景，事实要清楚，说理要充分，用语要含蓄。
主体。写明请示事项，即“请示哪些问题”。
结语。一般单独设段。常用的结语有“请指示”、“请初审”、“请予批准”、“妥否，请批示”、“以上意见当否，请批复”、“以上请示妥否，请批示”等字样。
③落款。
发文单位图章和成文日期。
5．意见
适用于对重要问题提出看法和处理办法。
（1）意见的分类。
意见大体上可分为四类：
①建议性意见：用于上级单位对下级单位提出工作建议。如《××集团党委关于对××公司党委领导班子的意见》。
②决定性意见：用于对辖属机构、组织及人员提出规范性的要求和举措。如《××公司党委关于领导干部清廉自律补充规定施行和处理的意见》。
③指导性意见：用于上级单位对下级单位进行工作指导。针对工作中的个别薄弱环节或出现的问题，上级单位用意见向上行文，阐明指导思想、工作原则，提出工作思路和举措，给下级单位以及时的指导，从而促使下级单位工作的健康举办。如《××公司关于举办业务宣传工作的指导意见》。
④工作部署性意见：对某项工作或全面工作作出安排。如《××公司关于进一步强化市场督查工作的意见》。
（2）意见的格式与写法。
①标题。
作为上行文和平行文时，标题由发文单位名称、事由和文种组成；作为下行文时，标题由事由和文种组成。
②正文。
意见的正文由引据、主体、结语组成。
引据。一般是交待提出意见的根据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。
主体。主要是对有关问题或某项工作提出本单位的看法、建议或规范性的解决办法。
结语。意见结尾习惯用语通常为“以上意见，请结合当地实际贯彻执行”、“以上意见，仅供参考”等。也可自然扫尾，不加结束语。
③落款。
发文单位图章和成文日期。
6．函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（1）函的分类。
按行文方向，可分为去函和回函。去函是主动地与有关单位商洽工作、询问事项或提出恳求；复函则是针对来函的问题向来函单位回答相应的商请或寻问事项。
从函的内容和具体作用上看，可分为以下几种：
①告知函：这种函从作用和内容上看类似通知，由于不是上下级和业务指导关系，使用“通知”不妥，故应用“函”。
②商洽函：主要是用于恳求协助、商洽解决代办有关事项。
③询问函：主要是用于提出问题或咨询有关，情况。
④答复函：主要是用于答复有关问题或事项。
⑤请求批准函：主要是向有关主管部门恳求批准事项时使用。如向某办报送《××公司关于申请补办××同志赴港工作签注的函》，即是向业务主管部门发送的恳求批准的公文。
（2）函的格式与写法。
函在应用上的广泛性和方式上的多重性，决定了其在格式、写法上的灵活性。写作技巧主要依据函的内容确定，但不论是反映哪些内容的函，其基本结构是一致的。
①标题。
通常由发文单位名称、事由和文种组成。如“××公司关于××××的函”。
②正文。
函的正文包括三方面的内容：
引据。先述责成起因，即致函的缘由、背景和根据，说清楚为何要致函，围绕须要商洽、询问、答复和恳求批准的事项，提出有关理由或根据。
主体。这部份为责成事项，行文要坦陈其事，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。要一语破题，使对方一目了然，行文宜直述，忌含蓄；宜简明，忌繁杂。如致函中要写明联系、商洽、询问事项，复函中要写清楚答复事项，知照性和祈复性函中要写具体知照、祈复事项。
结语。函的结尾用语也较多样化。去函告知对方的，多用“特此呈请”、“特此函达”；去函要求对方回复的，可用“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“希见复为盼”、“特此函达，请复”等；也有的函用“为要”、“为盼”、“为荷”等惯用语；上行或平行回函，可用“特此函复”，下行回函可用“此复”。也可以不用惯用语。
③落款。
发文单位图章和成文日期。
7．会议纪要
适用于记载、传达大会情况和议定事项。
（1）会议纪要的分类。
纪要因会而异，种类较多，可以从方式、性质、内容等方面进行界定：
①从形式上可以分为例行会议纪要、工作会议纪要、协调会议纪要。
②从性质上可以分为决议型会议纪要、情况型会议纪要和消息型会议纪要。
③从内容上可分为综合性会议纪要和专题性会议纪要。
（2）会议纪要的格式与写法。
①标题。
一般由大会名称加文种组成。名称要写大会全称或规范化的简称，在尾部写上“纪要”两字。
②正文。
正文一般包括三个层次：
引言。即大会情况概述，一般简单地介绍大会概况，包括大会的起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展情况、主要成果，这是会议纪要开头不可缺少的“七要素”。
主体。会议纪要的主体部份要按照大会的原始材料。主体部份通常有两种常用的叙述方式：
概述法。把大会的发言、讨论的情况综合到一起，围绕大会的中心，分自然段概括地叙述下来，这种写法多用于大型大会或讨论的问题比较集中、意见比较一致的大会。
归纳法。会议的规模较大，讨论的问题较多，涉及面较广，这就要将大会的原始材料加以分类整理，对许多意见或内容进行归纳表述。
会议纪要无论采取哪一种写法，都可用“会议觉得”、“会议强调”、“会议指出”、“会议同意”、“会议决定”、“与会者觉得”、“大家一致觉得”等语引出与会者一致的观点和意见。
结语。视会议纪要的实际，结语有两种情况：一种是设结语，可用简略、明确、有鼓动性和号召力的语言扫尾，也可用与会人员表示的决心、提出的方向作结，还可以向有关单位提出贯彻执行大会精神的要求或揭示希望，或指出意义，或发出呼吁；另一种是不设结语，正文写完，全文也就自然结束。
（二）事务公文
1．总结
（1）总结的分类。
（2）总结的格式与写法。
总结由标题、正文和落款三部份组成。各部份的写法分述如下。
①标题。
总结的标题有公文式写法和文章式写法。
a．公文式标题有完整式和省略式两种写法：
完整式。由单位、时间、内容和名称四个项目构成。如《××物业服务企业2016年安全生产工作总结》、《××公司2016年创建优秀示范新村工作总结》。
省略式。省略时间的标题，如《××公司技术改造工作总结》；省略单位的标题，如《2016年宣传工作总结》；省略单位和时间的标题，如《培训工作总结》。
b．文章式标题即类似文章的标题，有单行标题和双行标题两种：
单行标题，用一句话或一两个句子概括总结的主旨或提出总结要回答的问题，如《积极实行股份制，搞活国有大企业》、《我们是怎样发展私营经济的？》。
双行标题，即正副标题合用，正标题突出中心，概括总结的主旨或提出要回答的问题；副标题说明单位、时间、内容和名称（也可以省略某些项目）。如：《把德才兼备的年轻人推上领导岗位——××公司2016年人事工作总结》、《加强道德修养，树立行业新风——××协会精神文明建设的经验》。
②正文。
总结的正文通常由序言、主体和结尾构成。有的总结省略序言和结尾，只有主体部份。
a．前言。
前言是正文的开头部份，简略介绍所要总结工作的目的、根据、缘由、背景、时间、内容等；有的还对主要成绩和经验进行概括，以收到开门见山之效。
b．主体。
主体是总结的主要部份。其惯用模式为：基本情况＋主要经验＋存在问题＋今后准备。
c．结尾。
结尾是正文的最后部份，应简略有力，至于写法则有多种。
自然型。总结正文的主体内容写完后，即可自然结束，不需再添加结尾。
总括型。结尾将总结内容进行概括，或作出推论。
谦虚型。
展望型。结尾表示决心，展望未来，信心满腔，团结一致，争取更大的成绩。大会总结或面向群众的总结，往往用这些结尾。
③落款。
落款有两种方法。一种在文末的右下方，署上写总结的机关单位的名称和日期。标题中如有机关单位的名称，只标明日期即可。另一种是在标题下署上总结的机关单位的名称，完成总结的日期可以省略。公开发表的总结，常用这些署名方法。
2．计划
（1）计划的分类。
①按时间界限界定：长期计划、中期计划、短期计划；
②按计划制订者的层次界定：战略计划、施政计划、作业计划；
③按计划的对象界定：综合计划、局部计划、项目计划；
④按计划的约束力界定：指令性计划、指导性计划。
（2）计划的格式与写法。
计划的内容虽非不同，但写法基本一致，一般均包括标题、正文和落款三部份。
①标题。
标题是计划的名称，主要有公文式和文章式两类写法。
公文式标题的写法有四种：
第一种，制订计划的单位名称＋计划适用时限＋计划的内容＋文种。如《××公司2017年急聘工作计划》、《××公司2017年上半年接待计划》；
第二种，制订计划的单位名称＋计划内容文种，如《××公司关于对外文化交流的计划》；
第三种，计划的期限＋计划内容十文种，如《2017年培训计划》；
第四种，事由＋文种，如《关于接待外省职工旅游团的工作安排》。
文章式标题常由正标题和副标题组成。正标题拿来概括计划内容、揭示主题，副标题标注单位名称、时间范围和计划种类，如《奋力奋斗，再创辉煌——××公司2012年社区文化工作计划》。
②正文。
计划的内容通常由序言、主体和结尾三部份构成。
a. 前言。计划的引言通常用简约的文字阐述制定计划的指导思想、制订的依据，即回答“为什么做”、“依据哪些做”、“能不能做”的问题。
b．主体。计划的主体主要包括“三要素”，即目标（做哪些）、步骤（分几步做完）、措施（怎么做）。
c．结尾。
③落款。
落款有两种形式：一般内部使用的计划，多在正文末尾的右下方署上制定计划的单位名称和日期；公开发表的计划，则可将制定计划的单位名称和日期署在标题下。如果是上报或下达的计划，还应加盖私章。
（三）其他日常应用文书
1．条据类
（1）条据概述。
条据是记载重要的行为和事务的文书，具有信笺和收据的特点。
条据记事简练明了，使用便捷，能作为凭据。
（2）条据的格式与写法。
①在条子的上方中间，要写上反映条据性质的字样，如“收条”、“借条”、“欠条”、“领条”、“请假条”，等等。
②写对方的名称。有的可以不写。
③正文内容，即献给谁，什么事。如涉及钱或物，要写明钱或物的数目（大写）。关于“钱”的收据或收据，要在“钱”的具体数字末尾加个“整”字；数字如有改动，必须在里面加盖印章，或重画一张。
④正文写完后，另起一行写上“此据”或“此致”。
⑤最后写开条者名称和开条日期。
（3）留言条。
留言条有留在家里、办公室里、车站、码头、飞机场，或贴在门上的留言者。由于留言的具体场所不同，其格式也略有不同。
①造访不遇留言条。
这种留言条毋须写标题，写称谓、正文、署名、署时。
②车站、码头、飞机场留言。
此类留言多贴在留言板上。此类留言条不写标题，写称谓、正文、留言者姓名、时间。
③贴在办公室门上的留言。
这类留言没有特定的留言对象，故不用写标题和称谓。只写正文和留言者姓名、时间。
（4）请假条。
请假条是因病或因故不能按量下班工作、上学读书或出席约定的活动，向有关人员或负责人说明情况和恳求给与告假的条据。
请假条既要说明情况和缘由，也要恳求给与告假，所以写请假条时要写明简略的情况和原因，还要略用恭敬语恳求对方谅解和容许。
（5）借条。
借条也叫收据，是借到他人的钱款或赃物时，由贷方献给出贷方作为收到借物或欠款和日后归还的条据。
借条的内容要具体写明所借赃物的名称、种类、数量等，如所借的是钱款，要把金额讲到元、角、分，而且金额一定要小写。
借条的落款要写明归还的具体日期，如果出贷方准许，也可以只写大致的归还日期或不写归还日期。有的收据中对所借的诱因写得很具体，有的写得比较简短。
（6）收条。
收条也叫发票，是收到他人的钱款或赃物时，写给归还人、赠送人或代送人、代还人作为已收到账簿的条据。
收到的物品和钱款要在收据中具体写明；如果是归还人、致送人委托别人代送、代还的，除了写明归还人、致送人外，还要在收据中写清初送、代还人的姓名，以示谨慎。借物归还的，收到归还物时，可将收据返还给贷方或代还人，也可以在收据中一并写清。
（7）欠条。
欠条是因故追讨别人钱款或物品，约定在一定年限内归还而献给被追讨人作为账簿的条据。在收据中通常要写明债务或欠物缘由、被追讨人和归还年限、延期归还时间。被追讨人可以在正文中写明，也可以在尾部追讨人签名落款前的致送人部位写明。
（8）领条。
领条是向别人或单位发放物品或钱款时，所开具的作为已收到的凭据的条据。领条和收据有共同的地方，它们都是作为收到钱款或物品的账簿，但是领条是具条人亲自去取、去领而收到东西时所用的；如果是别人送来或归还的东西，一般不开具领条而应开具收据。
2．告启类
（1）海报。
①海报的概述。
海报是向公众报导文化娱乐消息和体育消息等的招贴。其目的是怂恿人们参与有关事情或活动。
②海报的格式与写法。
海报的结构通常包括标题、正文、落款三个部份。
a．标题。
标题有如下几种写法：
第一，直接以“海报”文种名称为题目；
第二，以事由或活动名称为题，如《国庆文艺晚会》、《足球比赛》等；
第三，由单位名称和事由组成标题，如《××公司首届服装设计表演赛》、《××博物馆举行小型木雕、石玩、盆景展览》。
b．正文。
正文是海报的中心，一般应写明举办哪些活动，举办哪些事项。如开年会，要写明演出团体、时间、地点等；报告会要写明报告题目、报告人、地点、时间等。
c．落款。
