第一：不要垃圾邮件
不要给读者造成信息负担，不要提供对读者无用的信息，哪怕是一句话，尽量做到简单。因为对于像我这样阅读每个单词（包括签名的所有部分）的人来说，阅读任何一个单词都需要时间
垃圾邮件的定义：
这封邮件根本不适合我，它是垃圾邮件；最常见的是广告电子邮件。公司内部最常见的信息是给新人的欢迎电子邮件。除了部门领导和代表的欢迎外，其他的都是你们两个的交流，对我没有任何用处。我只是在我的收件箱中刷了它。为了存在感，我会习惯性的删除，偷偷给差评。大部分人的签名都定得很差，没有美感。
第二：写邮件的顺序是先放附件
写邮件的顺序是先写附件，然后是主题，然后是正文，最后是收件人。因为附件是最容易漏掉的部分，发送邮件正文说请参考附件，但实际上没有附件，会立即降低印象分数。主题必须清晰完整，然后是正文，最后是收件人，因为没有收件人，电子邮件就无法发送。这样可以避免遗漏或不完整的电子邮件。
第三：邮件的主题必须是一个完整的句子：
用语文老师的话来说，主、谓、宾必须是完整的。以我以前的朋友为例：Little Sheep-Spice-2093，
这不是一个完整的句子，只是一个名词，并没有告诉对方该怎么做。完整的应该是《小绵羊-香料-2093请下单》很快萌萌同学就明白了，后来写的邮件质量越来越高。
邮件主题使用关键词和可识别数字，方便后续搜索。比如上面的2093就是我们的订单号。为了跟进这个订单或者跟进客户做类似的产品，我可以通过在邮件主题中搜索2093快速定位到2093。
电子邮件的主题之所以重要，是因为每天都会处理大量的电子邮件。电子邮件的主题是电子邮件内容的概述。收件人会根据邮件的主题大致判断如何处理邮件。如果你想让别人以最快、最完整的方式处理你的邮件，你必须为他们提供尽可能多的便利，而不是在发送邮件时节省几秒钟，你将不得不花费大量的文字来补充它们之后。我经常故意不回复没有主题的电子邮件。在我看来，这是严重的不礼貌行为，应该对我的不礼貌行为给予警告和教训。很多人仍然对此一无所知，认为这没什么大不了的。我们的大脑习惯性地生活在一个信息匮乏的时代，我们还没有进化到信息爆炸的程度，我们还没有在信息过载的情况下建立完整的社交礼仪。但最重要的一点：想想收件人会如何处理和解释我们发送的消息，她有没有我的默认背景发送邮件主题是什么意思，“哦，这就是你应该知道的”“这不是我们上次说的吗”“这是和以前一样。“你所有的默认值都可能导致错误，尤其是当你和一个新人联系时，你需要的默认值越多，效率越低，出错的可能性就越大。无法保证信息传输的完整性。在信息过载的情况下，我们还没有建立完整的社交礼仪。但最重要的一点：想想收件人会如何处理和解释我们发送的消息，她有没有我的默认背景，“哦，这就是你应该知道的”“这不是我们上次说的吗”“这是和以前一样。“你所有的默认值都可能导致错误，尤其是当你和一个新人联系时，你需要的默认值越多，效率越低，出错的可能性就越大。无法保证信息传输的完整性。在信息过载的情况下，我们还没有建立完整的社交礼仪。但最重要的一点：想想收件人会如何处理和解释我们发送的消息，她有没有我的默认背景，“哦，这就是你应该知道的”“这不是我们上次说的吗”“这是和以前一样。“你所有的默认值都可能导致错误，尤其是当你和一个新人联系时，你需要的默认值越多，效率越低，出错的可能性就越大。无法保证信息传输的完整性。哦，这就是你应该知道的” “这不是我们上次说的吗？” “这和以前一样。“你所有的默认都可能导致错误，尤其是当你和一个新人联系时，你需要的默认越多，效率越低，出错的可能性就越大。信息传输的完整性无法保证。哦，这就是你应该知道的” “这不是我们上次说的吗？” “这和以前一样。“你所有的默认都可能导致错误，尤其是当你和一个新人联系时，你需要的默认越多，效率越低，出错的可能性就越大。信息传输的完整性无法保证。
四、联系人姓名一定要准确：
我经常看到我的同事发邮件写一封亲爱的经理。这种本地和外国方法的结合是不起眼的。Dear 适合西方文化的顾客。如果对方有英文名，这样称呼他是没有问题的。如果是中文，直接写
王经理，（中文逗号不是分号，细节很重要）
（回车空行）
换行开始写正文（如何既得体又互相尊重：参考金正坤礼仪讲座（优酷）list.youku.com/albumlist/show/id_27535650.html？ sf=10101&spm=a2h0k .8191403.0.0
邮件正文的格式字体：宋或仿宋、无衬线、简单、衬线和斜体也可以，但个人不推荐字号：4号或以上，如果考虑小五号的字号，对方是400度近视，那会是怎样的阅读体验呢？我们这一代被高考蹂躏的人有多少不是近视的？因此，字体的大小也是一种礼仪。配色：正文推荐黑色，三种以内，参考金正坤老师的着装礼仪。
签名和结束语：不要在签名时做广告，不要在签名时做广告，不要在签名时做广告
以上是一位同事的签名和我的内部通讯邮件。以下业务介绍对我没有用。我对大而全的东西比较排斥，也没什么好感，所以会习惯性的屏蔽这种业务介绍。一个签名还不够，如何设置多个签名快速切换，满足不同场景需求，参考如何设置多个签名轻松应对不同客户群
图片来自电子邮件：
剪掉不必要的部分，在需要模糊的部分打上马赛克，保证信息的机密性，不泄露他人隐私。通过拖拽调整图片的角来拖拽调整截图大小：Windows系统自带paint（绘画工具）、搜狗输入法截图工具（可安装在所有电脑上）和QQ截图工具（马赛克功能比搜狗好）（方便）可以编辑图片，并为这些截图功能设置快捷键。我的习惯是搜狗截图CTRL+SHIFT+A；QQ截图是Ctrl+Alt+A，使用快捷键提高工作效率。快捷键的好处是只要按下按键，就会确定结果，可以盲打。鼠标也需要眼镜配合搜索定位，工作量和效率不一样。即使只节省了两秒钟，也是值得的。
邮件附件：
前面我们说过，写邮件的顺序是先写附件，再写主题，再写正文，最后写收件人。第一个也是最重要的问题是不要错过附件
图片附件大小，无特殊要求，压缩在200kB以内，最大不超过1M。给图片命名，不是系统默认的DCM等，因为Office的Index引擎也会在索引中建立附件的名称，方便后续搜索。
对于有多个附件的邮件，给附件编号：附件1：+附件名称，附件2：+附件名称...如果附件超过5个，使用压缩包压缩成压缩文件。
对于WORD、PPT等不需要对方编辑的文件，将其转换成PDF后再发送给对方。一是保护作者权益，二是PDF的阅读体验要比WORD和PPT好很多发送邮件主题是什么意思，而且还会减小文件大小。另外，对于很多外资企业来说，对于合同等正式文件，为了避嫌，正常的操作方式是不接受WORD、EXCEL等可编辑方式发送，必须是PDF格式。
整体附件大小不要超过10M，这是很多公司邮箱服务器的设置。一位同事不慎发了一张群发电子贺卡，73M，导致公司邮箱在繁忙的工作时间内崩溃，无法进行正常的邮件收发，随后此人被直接开火。即使不是那么严重，因为当工作繁忙时，邮箱拥塞会感觉非常糟糕。一个人的印象分数只是一点点丢失，他感觉不到。如果附件超过10M，使用大附件助手发送，让对方收到一个附件下载链接，邮件很小。使用安装方法参考Outlook大附件工具助手使用弗兰克IT技巧No10
最后：发邮件之前，不管邮件有多着急，一定要检查一遍，一定要检查一遍，一定要再检查一遍，重要的事情说三遍，包括附件，一定要打开它在电子邮件中并再次阅读以确保附件是正确的，附件没有丢失。
邮件核对清单如下：收件人、cc、bcc是否准确，检查后面城市的拼写，参考如何保证英文同名邮箱不会发错主题：目的是否完整描述 附件：附件 命名是否完整，附件顺序，附件内容： Outlook 有拼写检查功能。建议开启拼写检查功能。对于常见的拼写错误，下面会有红色波浪线。
查邮件的顺序和写邮件的顺序并不一致，因为我们的大脑思维模式一致，有惯性和选择性阻塞。
这个时候，把自己放在收件人的角色里，看看关键部分有没有写清楚，有没有错别字。
如何撰写体面的商务电子邮件：其他参考资料：
如何写一封像样的电子邮件？
写工作电子邮件或个人电子邮件始终是一个好习惯。
