严格依照公文格式写作:首先，公文的文体要合乎规范，所谓的文体是指公文的语言题旨，也就是语体，包括语言、字词、文种。公文的目的在于抒发作者的意图，这就要求语言简练明快，用词通俗易懂，文种恰如其分，按照《国家行政机关公文处理办法》规定，每一种公文适用一定的范围，表达一定的内容，相互之间不能混用，例如，需要用批复的，不能用通知。
其次，公文的格式要合乎规范。公文通常由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部份组成。每部份的构成都有大致的规范，就是用纸、书写、排版、装订也有统一的规定。在实际工作中，如果格式不合乎要求，就会影响公文效用的发挥。例如，有的文件，文头合乎规范，没有标题，收文一方就很难看出文件的内容，因而都会降低处理文件的困难;有的文件，发文编号不合乎规范，错编或漏编，天长日久，再需用这份文件，就很难查找，或者须要反复考证;有的文件结尾不合乎要求，没有加盖私章，这个文件所证明的事项就得不到承认;有的文件用纸不合乎规范，装订上去大小不一，给立卷归档带来好多麻烦。因此，国家规定的统一的公文格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。
