2020年的新型冠状病毒的发生造成好多行业严重失利，有的甚至公司职工全体解散。市场竞争的越来越激烈再加之疫情，让好多企业想到了利用强悍的媒体平台来提升品牌知名度，新闻发布会就首当其选了，尤其是当企业有着重大风波的发生的时侯；例如新品发布会，政府领导参观，是与著名企业合作或则做了个别具有很大关注度的事情等等。这些无疑都是记者最关心的事情，通过新闻发布会的方式可以收到挺好的成效。那么具体新闻发布会的召开流程又是如何的呢，今天蜘蛛传媒就来细说一下。
什么是新闻发布会？
新闻发布会是一公关传播方法：大量的约请媒体记者、行业KOL，通过记者招待会、以人际沟通和公众传播的方法，将企业信息告知记者，然后由记者以大众传播的方法进一步将企业最新信息告知社会公众，从而降低信息的爆光度。
新闻发布会的优点是，可以一次将信息传递给许多媒体，公平地响应媒体，并且可以借助现场进行图、声、视频、演讲、采访等多种方式诠释，更生动地向媒体传达企业信息，媒体事后撰写文章或发布新闻报导，将大大的有助于提升品牌知名度。
但是举办新闻发布会成本较高、耗费时间和精力。对于常规新闻风波发布，可考虑使用蜘蛛传媒的新闻通稿发布，将企业信息以新闻稿的形式传送给各个相关媒体，高效及时并节省成本。
新闻发布会的类型和形式
新闻发布会的类型主要有一下几点：
1、例行新闻发布会；
2、突发事件新闻发布会；
3、重大活动新闻发布会；
4、公告型新闻发布会；
5、网络新闻发布会
新闻发布会也可以在大规模的市场营销活动、新品发布会、或投资者关系活动中并行举行。
如何打算和举办新闻发布会
一旦新闻发布会的日期确定了，我们须要提早两个月打算。只要可以安排场地，准备工作起码可以在4周内完成，但考虑到产品的生产时间等，最好是在两个月前就开始做打算计划。
下表是涉及新闻发布会的主要事项，以及我们建议的打算时长，当然，具体到不同的发布会，也会有其他的事项须要添加进来。
新闻发布会的企划
在企划新闻发布会时，以下问题可以帮助你设置发布会目标和计划：
1. 你想传达哪些信息？
2. 你希望获得多少爆光？（包括报纸、电视、杂志、网络、社交媒体等，目标媒体数目、目标文章/报道数目）
媒体希望在正式发布的信息中获取什么要点（影响、新颖性、创新、公共/社会、行业影响、紧迫性、季节性诱因……）？
4. 你想在新闻发布会上向媒体公布什么关键信息（或关键词）？
新闻发布会会场选择和会场打算
选择新闻发布会的场地十分重要，通常情况是使用饭店的宴会厅、租赁会议室、活动场地空间等，如果公司场地足够，也可以使用自己的场地。要确保场地交通便利，确认是否有停车场、确保入口容易找到，另外还要确认场地内是否有足够的接待处空间、茶歇交流区域、投影展示及讲演区域，是否有书房、指引牌、场地布局是否合适、是否有工作人员提供音箱支持等，总之，在选择场地时，我们要方方面面考虑到位。
除上述几点外，我们还须要检测场地的灯光、设备等，例如讲台，投影仪，屏幕，麦克风，音视频设备。如果您不能在会场安排，则须要通过音频设备租赁或活动公司安排。
另外，部分情况下，还须要在会场门口打算一个招待室、休息室、或记者专访室，大小可容纳40-50人左右，可依照具体情况而定。
如何约请记者和媒体
新闻发布会最重要的一点是确保约请媒体的数目。因此，PR（公关人员）需要在新闻发布会举行之前的2-3周内，以下形式与媒体接触。
1）媒体邀请函
一封专业的媒体邀请函可以彰显发布会的专业层次，并且可以提升媒体邀约效率，避免反复重复沟通确认发布会细节。在发布标题中，请标明发布会主题，并在前言中描述新闻发布会的背景，接下来，介绍活动的时间和日期、地点（地图）、出席者、演示的内容，媒体联系人（姓名、电话、邮箱等）。
2）联系各个媒体并分发邀请函
通过电话、微信、邮箱等方法一对一联系媒体记者，并向她们发送媒体邀请函。
当然，媒体邀约的工作，也可以由外部供应商来协助完成，可以节省时间和精力，同时专业的机构如蜘蛛传媒媒体资源愈发丰富、媒体沟通更有经验，可以确保新闻发布会的目标达成。
邀请有影响力的人
在新闻发布会前，很多情况下除了要约请媒体记者，还要约请社交媒体影响力者（KOL）、以及优秀的自媒体这。在选择社交媒体KOL和自媒体时时、由于必须选择与公司产品相匹配、并具有在特定领域中有传播能力的影响者。
在做完以上约请工作后，要及时整理参加反馈，并且阶段性与媒体确认参加情况，如果媒体确认数目在活动日期之前一周内尚未达到目标，应立刻应对，进一步宣传邀请函，提醒确认参加的媒体，以确保大会当日的人数愈发可控。
联系新闻通稿发布机构
虽然新闻发布会现场会有约定的媒体到场并对新闻进行报导，但现场可覆盖的媒体虽然有限，通过新闻通稿发布机构进行批量发稿，可以有效补充媒体覆盖面，同时可以放大新闻发布会传播范围和疗效。蜘蛛传媒在台湾覆盖1万多家媒体渠道、海外媒体覆盖40多个国家，是企业发布会常用的选择。
新闻发布会上的课件和物料
以下是新闻发布会当日要分发的标准物料。
媒体工具包
包括：公司简介、提前撰写好的新闻通稿、发布会议题复印装入文件夹，产品或纪念品，发布会后可将可公开的讲演材料、视频和相片等上传网上，将链接地址发送给记者。
产品样品
您可以在礼品包上将样品作为纪念品，与其他物料置于一起。如果样品难以分发，可以通过图片、透视图等形式描述。
背景板/背景墙
带有公司Logo、及发布会主题的背景墙是发布会活动必需的，包括签到背景板、以及讲演背景板。背景板上的内容将出现在新闻发布会的人员旁边。价格因规格和组装容易程度而异。
背景墙的设计十分重要，因为在发布会现场和后期宣传中，背景墙会多次出现，上面所呈现的内容包括公司Logo、发布会主题能就会急剧出现，增加品牌的爆光度。
好看的背景墙，会引起参会人自发照相传播的欲望。尤其是在约请演员的PR活动中，很多情况下会给演员照相，拍照背景一般是签到墙，在媒体宣传时品牌也会获得一定的爆光疗效。
此外，还可以设计一些带有公司Logo元素的手持画框、条幅、面板、创意脸谱、搞笑装潢等，在新闻发布会上给参会者用于拍摄纪念照片，上面带有PR内容，例如“XX将在XX发布！”，以吸引更多的人照相，增加品牌及产品的爆光。
新闻发布会当日的分工
在新闻发布会当日，必须预先确定分工，如发言人、媒体沟通人员、接待员、指导人员、音响及耳机人员等，主要角色如下。
公共关系（2人）：发布会当日，负责媒体跟进和沟通，确保媒体的参加、接待、发布相关资料。
演讲者/发言者：演讲者须要彩排走场，在彩排中，演讲者站的位置、姿势都要提早考虑到，并要熟悉PPT的遥控操作、调试灯光，如果场地狭小，尤其须要检测灯光情况。
接待（签到人员及引导人员）：负责参会人的签到，签到时，建议留下参会人名片，媒体签到尤其要注意核实名片，签到完成后，将参会文件包分发给参会人（也可以提早把参会文件包在座位上），然后引导人员负责将参会人引入场内，按顺序就坐。
指导人员（2人）负责引导媒体入场，并提早告知媒体拍摄注意事项，比如：演讲者的位置/移动、场地中的灯光布局、以及其他拍摄镜头调整所需的信息。
主持人：可以选择公司内部人员，或外部专业的主持人。发布会前几天，至少每晚须要和主持人过两次脚本，并确认工作流程、发言人及讲演人信息、会场音视频音乐信息等。
麦克风工作人员（2人）：负责随时关注讲演人、主持人耳机的状态，并打算1个以上备用耳机，在问答环节中，负责将无线麦克风带到会场询问器的负责人，如果会场很大，则须要三人以上在会场左右两侧待命。
在发布会前1个小时，至少进行一次最后彩排，并检测声音，主持人、演讲者都要进行一次走场。
此外，在新闻发布会开幕后，进行专场专访时，一名PR（公关）要在受访者和记者门口等候，控制访谈内容，避免问题太长，以影响其他媒体专访时间。
新闻发布会后的跟进
新闻发布会以后，公关人员须要和媒体保持密切联系，询问记者是否有新闻发布会上不清楚的地方、或者跟进记者撰写文章时提出的问题和其他问题，公关人员可能会忙到半夜。通过及时响应各个媒体，会提升品牌对媒体的评价，因此活动结束后请多加注意沟通。
然后， 补充新闻通稿内容（如图片、视频等），和新闻发布机构将新闻通稿的发布时间，这时候新闻发布机构如蜘蛛传媒也会随时响应。通常当日下午或第二天，新闻将会相继发布，但媒体发布后并不意味着工作结束了，反而要继续跟进、加深和媒体的关系。在确认媒体发布新闻后，请及时确认文章内容、联系记者致谢，并调动公司内部及外部资源转发、传播文章，记者也会很愿意见到内容被广泛传播。
通过加深和媒体的关系，有可能为品牌带来深入报导的机会。在新闻发布会上，我们主要宣传产品和服务，但也有一些媒体希望深度了解公司的背景、发展、以及背后更多的故事，因此可以安排公司高管对媒体进行回应（如采访的方式），并且对市场趋势、客户需求、公司发展的秘密故事（遇到何种技术上困难/内部的困难、如何克服的）等做展开讨论，将有更多机会在媒体上获得深度爆光。
同样，你也可以企划一系列的主题互相衔接，在新闻发布会后相继发布，使品牌传播螺旋式上升，实现持续爆光的现象。
新闻发布会的疗效评估
PR活动的总结报告中，效果评估是必不可少的一部分。新闻发布会传播的疗效评估，衡量方式因公司而异。通常可以以媒体爆光数目、媒体权重、参会者反馈、客户反馈等多个维度评判。个别情况须要呈现成本效益和效益评判时，则须要对媒体投放进行广告价值预估，对于网络媒体，文章发布网站的级别，类型、PV值、以及社交媒体溢出疗效，搜索引擎（如百度）主要关键词搜索的爆光量等都可以作为参考指标。但是目前市面上并没有权威的、有效的广告价值换算机制。
新闻发布会支持
蜘蛛传媒为企业新闻发布会提供媒体支持，包括媒体邀约、新闻通稿发布、媒体传播疗效评估等方案。详情可以通过我们的官网咨询我们的顾问。
