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篇一：发邮件的格式汇总
发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯
一、关于主题
主题要提纲挈领，添加电邮主题是电子邮件和诗稿的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个短信的内容，便于寄件人权衡短信的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白标题，这是最失态的。
2.标题要简练，不宜繁杂，不要让outlook用?才能显示完你的标题。
3.最好写上来自**公司的电邮，以便对方一目了然又易于存留，时间可以不用标明，因为通常的邮箱会手动生成，写了反倒碍眼。
4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含意不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
6.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起寄件人注意，但应适度，特别是不要随意就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方短信时，应当按照回复内容须要修改标题，不要RE RE一大串。
8.最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检测正文却在发出前忘掉检测主题。主题是给他人的第一印象，一定要慎之又慎。
二、关于尊称与祝福
1.恰当地尊称收件者，拿捏尺度
邮件的开头要尊称寄件人。这既变得礼貌，也明晰提醒某寄件人，此短信是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个寄件人的情况下可以尊称你们、ALL。 如果对方有职务，应按职务称呼对方，如“x总监”；如果不清楚职务，则应按一般的“x先生”、“x小妹”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接尊称英文名，对级别低于自己的人也不宜尊称英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟稔。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是尊称换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在特别即将的场合应完全使用信函标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便电邮中有些地方不妥，对方也能平淡的看待
三、关于正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应该说明的就是自己的身分，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身分应该简约简略，最好是和本短信以及对方有关，主要功能是为了寄件人才能顺利地理解电邮来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方法之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实好多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详尽描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和句子，准确清晰的抒发，不要出现让人深奥难懂的词句。最好不要让人家拉滚动条能够看完你的电邮，千万不要学唐僧。
2. 注意Email的阐述语调
根据寄件人与自己的熟稔程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语调进行阐述，以免造成对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的句子要时常出现。
电子邮件可轻易地转给别人，因此对他人意见的评论必须慎重而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明晰。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明晰的说明。保持你的每位段落简略不晦涩，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次电邮交代完整信息
最好在一次电邮中把相关信息全部说清楚，说确切。不要过两分钟以后再发一封哪些“补充”或者“更正”之类的电邮，这会让人很反感。
5. 尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对他人的尊重，也是自己心态的彰显。如果是英语Email，最好把拼写检测功能打开； 如果是英文Email，注意拼音输入法带给你的白痴同音别字。
在短信发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体粗体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理借助图片，表格等方式来辅助探讨
对于好多带有技术介绍或讨论性质的电邮，单纯以文字方式很难描述清楚。如果配合图表加以论述，收件人一定会夸奖你的体贴。
8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务函件上面这样变得比较尖刻
Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在个别你确实须要强调出一定的轻松氛围的场合，比如现今－:)
四、附件
1. 如果电邮带有附件，应在正文上面提示寄件人查看附件
2. 附件文件应按有意义的名子命名，最好才能概括附件的内容，方便寄件人下载后管理
3. 正文中应对附件内容做简略说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数量不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方法，以免影响使用
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，
五、语言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时侯才使用英语电邮
英文短信只是交流的工具，而不是拿来显摆和锻练英语水平的。如果寄件人中有外籍人士，应该使用中文电邮交流；如果寄件人
是其他国家和地区的华人，也应采用英语交流，由于存在英文编码的问题，你的英文短信在其他地区可能显示成为乱码天书。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英语电邮
如果对方与你的电邮往来是采用英文，请不要自作聪明的发送英语电邮给他；如果对方发英语电邮给你，也不要老土的用英文回复。
3. 对于一些信息量丰富或重要的电邮，建议使用英文。
你很难保证你的英语抒发水平或寄件人中某人的英语理解水平存在问题，而影响电邮所涉及问题的解决。
4. 选择以便阅度的字号和字体
中文老实点用黑体或新黑体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适宜在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或粗体，最好不用背景稿纸，特别对公务电邮。 不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤左眼。
六、结尾签名
每封电邮在结尾都应签名，这样对方可以清楚的晓得发件人信息。虽然你的同事可能从发件人中认出你，但不要为你的同事设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放到前面，对方若果须要更详尽的信息，自然会与你联系。
引用一个句子作为你的签名的一部分是可行的，比如你的格言，或公司的宣传标语。但是要分清寄件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的顾客等群体的电邮往来，签名档应当进行简化。过于即将的签名档会让与对方变得厌烦。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或中文，以免成出现乱码。字号通常应选择比正文字体小一些。
七、回复方法
1. 及时回复Email
收到别人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对别人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的电邮。
对每一份电邮都立刻处理是很占用时间的，对于一些优先级低的电邮可集中在一特定时间处理，但通常不要超过24小时。
如果事情复杂，你没法及时准确回复，那起码应当及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果都会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或放假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时侯，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太呆板了，应该进行必要的论述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得多于10个字
对方给你发来一大段电邮，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是十分不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他形式进行交流后再做判定。电子邮件有时并不是最好的交流形式。
篇二：商务电邮范例以及格式注意事项
一、事务电邮：
X总监/总：
您好！
非常荣幸才能代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产
品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！
如果电邮中有任何不清楚的地方或则您须要我们提供任何帮助，请您联系我，电
话：*********，或联系XXX（该顾客的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！
XXX
二、问候电邮：
例一：
X总监/总：
您好！
在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！
（在这个非常的日子里，为您送上最真诚的问候，祝您：生日快乐！工作顺利！）
XXX公司XX敬上 例二：
X总监/总：
您好！
生活是一种心态，拼搏拼搏之间自由来去，才是生活的精髓！生活是一种心境，慢慢感受了就会有温情甜蜜的浪漫……今晨阳光灿烂，空气清新怡人，我愿将这人间最美的时刻献给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！
XXX公司XX敬上 例三：
X总监/总：
您好！
一份诚恳，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的祝福，送来我最美好祝福：忙碌的日子不要忘掉照料自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！
XXX公司XX敬上 例四：
X总监/总：
新年好！
值此2012新年将至之际，XXXX（公司）向贵公司表示最诚恳的谢谢和最真诚的问候，
感谢您长期以来对我们的支持和信任！
在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我牵手共同为车主创造出体验愈发温情、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下坦承批评的是我们的真朋友！请增强您对我们的标准！
让我们共同牵手创造明日、后天!我们的团队还很幼稚，需要赐教、批评、鼓励等各类成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯进您的世界，但自此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真诚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！
新春将至，万象更新，XXXX全体职工诚恳祝福贵公司大展宏图、事业兴盛！顺祝新年愉快，身体健康，阖家欢乐！
XXXX公司
三、感谢信：
X总监/总：
您好！
感谢您常年往年对我司的支持与信任，
注意：
一、关于主题
1. 一定不要空白标题。
2. 最好写上来自**公司的电邮，以便对方一目了然，又易于存留。
3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含意不清的标题。
4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
5. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起寄件人注意，但应适度，
特别是不要随意就用“紧急”之类的字眼。
6. 回复对方电邮时，应当按照回复内容须要修改标题，不要RE一大串。
7. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检测正文却在发出前
忘记检测主题。
二、关于尊称与祝福
1. 恰当地尊称收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要尊称寄件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”，开头问候语是尊称换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在特别即将的场合应完全使用信函标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或则换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应该说明的就是自己的身分，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
2. 注意Email的阐述语调
尊重对方，请、谢谢之类的语调要常常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明晰。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明晰的说明。保持你的每位段落简略气质。
4. 一次电邮交代完整信息
5. 尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
四、附件
1. 如果电邮带有附件，应在正文上面提示寄件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名子命名，最好才能概括附件的内容，方便寄件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简略说明，特别是带有多个附件时。
4. 附件数量不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方法，以免影响使用。
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
中文用黑体或则新黑体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的顾客等群体的电邮往来，签名档应当进行简化。过于即将的签名档会让对方变得厌烦。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号通常应选择比正文字体小一些。
七、回复方法
1. 及时回复Email
收到别人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的电邮可集中在一特定时间处理，但通常不要超过24小时。如果事情复杂，你没法及时准确回复，那起码应当及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或放假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时侯，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3. 回复不得多于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他形式进行交流后再做判别。
篇三：发邮件职业化模板
一、问候类：
1. 常用词语：
1） 祝您假期愉快，生意兴隆！
2） 在此我代表……祝贺您……
3） 希望您一切顺利！
4） 一切还顺利吗？
5） 希望我的电邮发觉您一切都好！
6） XX从某市送来祝福，最近进展怎样？
7） 非常谢谢您对XX的关注/厚爱！
8） 感谢您所做的一切，等待你的答复，送上我最美好的祝愿。
9） 从您那里得到的信息我们将不胜感激！
10） 值此佳节，谨对您的辛劳栽培表示谢谢！
2. 范文：
1）范文1：
尊敬的XXX：
您好！
新的一年就要踏过钟声到来了，愿我们的问候能给您带来快乐和幸福！同时，衷心希望您能一如既往的关心和支持怡高的事业，我们深知，我们所取得的每一点进步和成功，都离不开您的理解、信任、支持和参与！在市场竞争愈发激化的明天，您的信任和参与对于我们来说无比珍稀！因此，在这个难忘的时刻，我们要向您抒发最衷心的歉意和最诚恳的谢谢！
为了不辜负您的信任，我们丝毫不敢松懈，一直在努力改进我们的工作，改善我们的服务，力争每晚都有所进步，以使您对香港怡高公司的选择就能成为您人生中最明智的选择之一!
最后祝愿您新春愉快，身体健康！阖家幸福！事业兴盛！万事如意！
2）范文2：
尊敬的xx：
您好！
您如今好吗？很遗憾地获知，猪流感已漫延，并且在您的国家也有几件案例。所以，请您照料好自己。我们有信心，猪流感在您的国家会很快结束的。
祝愿您和您的朋友，一切安好！
3）范文3：
***先生：
您好！
感谢您在3月7日对我司产品的询价，我是无锡同步电子有限公司的***，相信您一定还记得我！关于我们提供的报价，如有任何问题，请随时保持联系，我们将尽最大努力提供支持！
希望我们合作愉快，谢谢！
祝您有个快乐的周日！
二、解决问题类：
1. 常用词语：
1）期待您的反馈意见
2）您对计划方面有哪些看法，下一步我们应当怎样做
3）有任何问题欢迎和我们联系
4）您若是才能就顾客方面提供更多的信息就太感激了
5）我的回答已标蓝
6）.。。。。。。涉及到的一些问题1.。。。。。2.。。。。
7）我们查阅了。。。。。做出如下的方案1.。。。2.。。。3.。。。。
8）针对您说的某甲问题，我很觉得是对的；可须要补充的是。。。
9）你昨天说的有一定道理，但我认为应当更…
10）你这个看法不错，但是假如才能……是不是会更好？
11）你说的这些事情也不是不可能，但是目前来说，发生的概率很小……
12）这件事不是不能谈，但是公司目前有困难，暂时先缓一缓，你看怎么？
2. 范文：
1）对货物未寄达道歉 张三 总经理： 你好！ 我们很抱歉看见。。。。。。。。。的问题 经过我们仔细检测，我们发觉货物被延后的缘由是因为。。。。我方该付的责任是。。。。 我们建议您直接接触XX机构，与之讨论一下细节，从而最低限度的减少损失。 我们真的很遗憾，但为这起车祸你应当明白XXX问题不是我们的错。 签名
2）对产品质量道歉：
***先生：
您好！
我们对本批产品出现的问题深感道歉！产品检验报告清楚显示***，因此毫无疑问产品出现的缘由是：1.；2.……因此，你们应当向**
机构提出赔付要求。考虑到本次出现的问题，我们将在上次采购中采取如下补救举措：1.；
2.我们期盼在未来**
我们再度为给大家带来的损失倍感抱歉！
3）对产品外形受损的客诉解决 李四总监，您好！ 针对于您提出的关于我公司产品外形受损的问题，我们表示接受：并将立刻着
手进行关于此问题的剖析，初步准备从以下两方面入手调查导致此客诉的缘由并将提供给您解决方案：
1、 货物有可能是在物流的途中破损。
2、 货物有可能是在包装上存在疏漏。
相应解决方案：
1、 若是因为物流途中形成的问题；我们将与货运公司以及保险公司进行沟通
了解。
2、 若是因为我公司内部包装存在疏失所导致，我们将给您重新发货并承当相
关费用。
为了节约您宝贵的时间，我们将在两个工作日内完成以上事务的处理，请您谅解！
以上，请尽知
谢谢
三、邀请类：
1.常用词语：
1） 让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！
2） 殷切期盼您的到来！
3） 特约请您的光临指导！
4） 对您长期以来对我们的关心和支持表示谢谢，同时也向您的正式亲临表示感
谢！
5） 我们诚恳欢迎你积极参与，共谋发展。
6） 诚邀您届时光临！
7） 很长时间没有见到大家了，想请您来叙叙旧。
8） 真诚约请您来出席我们的晚宴，希望您能在昨晚发表悼词！
9） 很高兴和您达成了共识，为此我们想约请您来出席我们的晚宴！
10）我们想请您来出席一个。。。。，期间我们可以聊些问题，希望见到您的到来！
2.范文：
1）范文1：
搬迁邀请函
__________单位(领导同学等）：
感谢您仍然以来对本公司（或本人）的关心和支持，使公司得以业务蓬勃发展，现公司已迁至————（某地），诚约请贵单位（或领导同学）在（时间地点）参观公司校址，并赴本公司的庆典晚宴。
落款：（单位、时间）
2）范文2：
宴会邀请函
亲爱的张营:
您能在5月5日星期五中午12点钟 来吃晚饭吗？
我女儿玛丽正在我们屋内做客，我想您会乐于看到她的。她是个漂亮而聪明的女孩子，……同她在一起是很使人高兴的！约翰和简也到这儿来，也许在饭后我们能开个派对，说好，一定得来呀！
李雷
3）范文3：
**先生：
您好！
仰首是春，俯首是秋！我司与贵单位又迎来了第*个合作年头。我们深知在发展的公路上离不开您的合作和支持，我们取得的成绩有您的辛劳工作。久久联合、岁岁相长。作为一家成熟、专业的**公司，我们珍视您的选择，我们乐意与您一起分享对春节的期许。故在此约请您出席**公司举行的的圣诞酒会，与您共话友情、展望未来。如蒙差遣，不胜欣慰！ 酒会具体内容**
顺祝工作顺利！
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