作为业务举办的核心方法，关于外贸电邮优化的议程从来就没有停止过。其中最为广泛的问题还是 ：“邮件发出去就石沉大海了，该如何办？”
从流程来说，这个问题似乎可能卡在了三个环节，分别是 ：邮件没有送达、邮件没有被打开阅读、阅读后顾客没有回复。事实上，前两个环节，70% 以上的小伙伴都是感知不到的，一般最直观的体会就是短信发出了，就像水融
进了水里，悄无声息。
本文将从前面的各个环节出发，一步步剖析外贸电邮回复率低下的缘由，并且给出靠谱的解决方案。在经过系统化的梳理以后，相信你们的电邮回复率才能得到成倍的提高。篇幅所限，本期解决前两个环节。
一、影响电邮回复率的第一个缘由：邮件根本就没有送达。
邮件送达成功率是被好多外贸人忽视的一个环节。这是因为很多人并没有网路合同、邮件反垃圾策略等方面的专业知识，同时缺少对缘由追根问底的惯。
根据数据支撑，外贸电邮发出去以后没有反馈，有接近 20% 的缘由是短信并没有投递成功，根本没有发出去！这就好比我们要听听他人对这篇文章的想法，结果对方根本没有见到这篇文章，那后续的交流又从何谈起？思考题 ：回忆一下你遇见过的电邮发送失败的情况，知道是哪些缘由吗？
造成电邮发送失败的缘由多种多样，下面将会一一列举，并给出相应的测量方式和解决方案。
1、发件的邮箱、域名、IP地址步入了垃圾邮件黑名单数据库。
相信你有过类似的经历 ：一个陌生号码给你打来电话，虽然是陌生号码，但是你的手机上却显示“房产中介”、“保险理财”，甚至是“诈骗窝点”这样的提示信息。这是因为这个陌生号码被纳入了一个或则多个“号码黑名单数据库”中，而你的手机也刚好关联了这种数据库。
在电子邮件的世界里，也是一样的机制。如果你的邮箱帐号、发件域名、服务器 IP 地址由于各类缘由被纳入了黑名单，而你的顾客刚好使用了该黑名单数据库，那么你给那些顾客发邮件时，对方是 100% 无法收到电邮的。
（1）问题测量 ： 网络上的电邮黑名单数据库有很多，可用以下工具对自己的域名或则 IP地址进行检查 ：
包含了 59 个著名的黑名单数据库，只要输入自己的邮箱后缀或则是 IP地址就可以检查是否被纳入了黑名单数据库。
mxtoolbox.com 检查 92 个不同类型的黑名单数据库，还可以注册一个免费帐号，定时跟踪是否步入黑名单，一旦被纳入黑名单，就会发短信提醒。
（2）问题解决 ：如果早已步入了黑名单也不要怕，因为大部分的黑名单是可以申请移出的，具体步骤如下 ：
第一步 ：找到这个黑名单数据库的官网。在 dnsbl 和 mxtoolbox 中就可以直接找到。如果找不到，就在搜索引擎搜索一下，如“Abuseto Offi cial Website”这样的关键词 ；
第二步 ：在官网找到类似 Removal， Applyto Remove 这样的选项，然后才会步入一个申请向导 ；
第三步 ：过程基本类似，需要填写 ：你是谁？你的顾客是从那里来的？你为何给他写电邮？你的短信内容是哪些？这个时侯要注意，填写的内容要看起来正规规范，有说服力；
第四步 ：将信息填好以后，提交申请。大部分还要通过电邮确认递交，所以递交信息时一定要填写有效的邮箱地址。
（3）问题规避 ：如果通过检查，发现并没有步入黑名单数据库，可以通过以下方式，避免今后步入黑名单数据库 ：
- 不要在短时间内发送大量的电邮，要分开时间段发送 ；
- 同一批电邮，如果数目超过 500，要分成多个批次发，且每次的标题和内容应不同 ；
- 如果必须要大量发送，将新老客户参杂在一起，增加总体打开率 ；
- 用软件抓来的邮箱，一定要谨慎，很可能有 Spam Trap（邮件圈套，一种垃圾邮件测量手段）；
- 使用群发工具，注意更改软件的发送短信头和内嵌信息。
综上，很多时侯短信发不出去就是由于步入了黑名单。一旦发觉短信发不出去，要第一时间检查是不是由于步入了黑名单。如果状态健康，要保持良好的行为习惯，避免被加入黑名单。
2、邮件标题和正文当中有敏感内容，被当作垃圾邮件拦截了。
反垃圾邮件合同中，大部分是针对内容和模式的审查。为了吸引顾客的注意力，我们常用夸张的、诱惑的言辞 ；又或则由于解码的缘由，邮件发出去是乱码等情况，这些都属于容易被拦截的敏感内容。如何解决？
（1）问题测量 ：对于 ESP（Email ServiceProvider， 如 Gmail、Yahoo、Hotmail、你的企业邮局等）来说，判断你的电邮究竟有没有敏感内容靠人工一条条梳理是很费时吃力的，可以使用专业的工具，检测是否还能规避垃圾邮
件策略，从而防止被拦截 ：
-——专业的拿来测量一封电邮是否会被各类 ESP 拒收的工具。完全免费，而且都会给出详尽的打分指导说明。
（2） 问题规避与解决 ：造成电邮被拒收的缘由有如下几种。只要注意规避，即可保证大部分情况下短信都能顺利步入收件箱 ：- 为了吸引顾客，使用了太多类似“bestprice”，“top quality”等推销性质太浓的字眼；- 非 正 常 拼 写 单 词， 如 ：w0rds，l3tter，uPPer CaSE wrOnG ；- 标题全部小写，并且还有类似“!!!”过多的标点符号 ；
- 邮件中有乱码，非常容易被当成垃圾的格式 ；- 如包含太多的链接、图片、附件，被认定为垃圾邮件的机率会很高 ；
-附件中包含如下的格式：exe、bat、dmg、apk、scr、js 等，会被电邮防护程序制止；
- 附件的容积过大，对服务器的带宽导致了一定的负担。
3、收件人的电邮地址是无效的，但是却没有及时发觉。
各位小伙伴肯定有类似的疑虑 ：有的顾客还联系着就突然消失了，发邮件不回甚至退信。这不是个例，ReturnPath 的数据表明，全球每年有 18% 的邮由于各类缘由失效。不排除由于各类疏漏，弄错了电邮地址的拼写，但是却没有发觉问题所在。使用下边几个工具，可以有效地对顾客的电邮有效性进行测量 ，都可以免费用哈：
-
-verify-email.org
-mailtester.com
-email-checker.net
二、影响电邮回复率的第二个缘由 ：邮件根本就没有被打开阅读。
一封电邮的打开率越高，说明电邮的质量越好，客户是否打开一份电邮，虽然也有主观的诱因，但通过优化客观数据，却可以让电邮的打开率得到成倍的提高。
1、关于短信到达率、打开率、点击率的基本概念。
到达率 ：每发送 100 封电邮，成功送达的电邮数目占比。一般来说，邮件到达率在 85%以上才是健康的 ；
打开率 ：每发送 100 封电邮，被打开的电邮数目占比。外贸行业的平均电邮打开率介于10% - 30% 之间 ；
点击率 ：每发送 100 封电邮，链接被点击的电邮数目占比。外贸行业的平均点击率为1.5%。
从数据表现上来说，外贸电邮运维的核心，就是不断优化以上各个数值，让更多的电邮发送成功、被打开阅读、被点击形成后续访问。
2、标题是决定一封电邮会否被打开的重要诱因。
关于短信标题的优化，是外贸业务开发不变的主题。这里没有必要将这个话题完全展开讨论，重点说一下影响标题质量的这些关键词
以及优化策略 ：
（1）标题中不好的词。标题当中不好的词汇，会让人形成不可信赖，不乐意继续合作的看法 ：
-伪装熟人，强行套近乎的词：RE:/RE:RE:/FW:/Reply:
-自卖自夸，泛化不具体：Best Price、Top Quality、Super Technology
-引诱词汇，不能兑现的承诺：100%Free、Only for You、Ever Best Discount
- 语气死板，忽略情感 ：Please come to
see us
（2）标题中好的词。标题中使用恰当类型的关键词，会让电邮打开率暴跌 ：
- 将寄件人的姓名加入标题 ：Hi James、Dear Neal Han、To Mr. Williams
- 体现时效性 ：News、Updates、Not-to-miss、Last 7-day Off er
- 直 接 表 明 实 际 利 益 ：27% cut-off forspring sale、Free shipping to Canada
- 有区域、职位、品牌针对性 ：Speciallyfor India Retailors、Industry Report of xxx
（3）一些反例。下面是按照前面的原则，将好的关键词应用在短信标题中的一些反例 ：
-Urgent/Breaking/Alert : Alert - new models for trail with 20% off
-Free delivery: 2017 Q3 iPhone accessory free delivery to Boston
3、听我一句：拼命优化电邮的第一句话。
主流的电邮客户端（包括网页端和桌面端），会在电邮列表的地方，提供一部分短信内容供用户预览。这一部分内容，长度从 20 -140 个字母不等，很多顾客会按照这一部分的内容，决定是否打开一封电邮继续阅读。
4、邮件各方面的细节除了彰显你的知性，还会左右打开率。
要做好细节，下面的几个方面常常是被忽视的 ：
- 发件人信息设置 ：包括发件人姓名（两个单词，首字母小写），公司名称 ；
- 拼写和标点 ：标题和第一句话的大小写规范，标题中是否用太多标点符号 ；
5、发送的时间和频度至关重要。
数据表明，62% 的办公人员，会在当地时间的下午 09:00-10:30 和晚上 15:00-16:00 这两个时间段里，集中处理电邮信息。但是，外贸小伙伴们要搞定的却是来自世界各地的顾客，客观的时差让这个问题变得愈发困惑。
（1）如何把握何时给某个国家的顾客发送短信？
- 使用类似世界时钟的应用，掌握各个国家的上下班时间，和北京时间对应上去 ；
- 利用邮箱的定时发送功能，保证电邮在合适的时间，投递到特定的顾客国家。
（2）比较好的发送的时间和频度 ：
- 在顾客正在处理电邮的时侯，当地时间的下午 09:00-10:30 和晚上 15:00-16:00 这两个时间段里。如果做不到，使用短信的定时发送功能 ；
- 给陌生顾客发邮件，在顾客当地周日和周三的上午发送，成功率最多可以提高 3 倍！- 根据 ReturnPath 数据，同一顾客，一周最多 2 封，一月最多 7 封，效果最好 ；
- 客户在采购旺季前 3-6 周开始（根据行业交货期差别），陆续发送产品信息。
解决了电邮成功发出去，客户成功点开了这两个环节的问题，接下来就是如何让顾客看完之后有动力回复电邮的问题，是的，我们要给顾客一点动力，让他看完电邮之后主动来找我们。
