公文发文字号，即发文机关编制的文件代号，是法定公文的重要组成部份。其作用在于，为公文的登记、分类、统计、存档、检索和借助提供重要根据和专指性代号。正确地拟制和编排发文字号，对于推动公文代办、公文管理的科学化和规范化，以及提升公文的借助效率，都具有极其重要的意义。然而，现行的公文操作以及个别相关教材或专著中，在发文字号的拟制和编排上，却存在着大量的不正确、不规范、不统一的做法或说法。其中，有些是因为“违规操作”或“因袭陈秘界、公文专家和相关部门的注意。一、发文字号的拟制所谓“拟制”，系指设计制做。每一个党政关、社会团体和企事业单位，都有自身相对稳定的发文字号，尤其是机关代字，一经设计确定出来，就应当常年使用，不宜朝令夕改。因此，正确拟制发文字号，乃是发文字号规范化使用的基础和前提。务必根据相关的现行法定规范而审慎处之。（一）拟制规范与“规范缺失”2012年由中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作细则》（下称“新《条例》”）规定：发文字号，由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。这一规定，明确了组成发文字号的三个要素，以及三要素的排列次序。比如“国发〔2014〕3号”“国办函〔2014〕5号”，其中，“国”“国办”分别为国务号”为发文顺序号，三要素依次排列，共同构成一份文件的发文字号。
不过，倘若仔细推究，其中尚有疏失：三要素之外的嵌字“发”和“函”字，该算作哪些呢？可惜新《条例》未作交代。为了配合新《条例》的施行，同年（2012），国家质量监检总局和国标管委会联合发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012，下称“新国标《格式》”），该文件对发文字号的标写括弧“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位不编为01），在阿拉伯数字后加而明晰；然而，第一个要素“发文机关代字”却只字未提，更没有涉及所谓“嵌字”问题。联现行的相关规范存在着一定的“缺位”现象。不惟新《条例》和新国标《格式》如此，查阅历次制象，致使公文发文字号的拟制工作长期以来仍然处于各行其是的混乱状态。其主要表下两个方面：1.代字不明。即发文机关代字编撰得不周全、不确切，以致丧失了明晰的专指性。比如“浙冶发”，我们大致可看出这是浙江省冶金局发文机关代字，是发文机关全称的高度缩略，一般应由“区域——机关”两个层次或“区—机关—部门”三个层次构成。如：“枣政”即枣庄市—人民政府，两个层嵌字零乱。由于缺少统一规定，发文字号中的“嵌字”，多年来仍然处于纷乱混乱、无一个统一的、让全社会都能接受的说法。将各家说法归纳上去，大致有以下种种：（1）“发”字式：用于党政领导机关（亦可借字式，上行文不宜使用。
（2）“函”字式：用于“信函格式”公文，包括系前文所述新《条例》之“疏漏”，这不能说不是一种“规范缺失”。（二）“违规操作”造成的失误在发文字号的拟制中，“违规操作”（或“因陈规”）的现象屡见不鲜。常见失误有：1.要素颠倒。如：〔2005〕政误用方括号，是“因循陈规”造成的失误。1988式》（GB/9704-1988）规年度“用方括号括入”。1993修订的《国家行政引起文字号。”如：你局《关于拓展校办企业规模的请示》（教〔1994〕5号）收悉。发文字号放在标题以后，必然要用圆括号括起；如果年份“1994”仍用方括号括入，那就花括弧“{}”、方括号“[]”、圆括号“（）”是一组有层级差异的括弧，又称大括弧、中括号、小括角括弧“〔〕”不属此系列。故而1999标《格式》（GB/9704-1999）对“年份”的标写方式又做出以下新的规定：年份应标全称，用六角形括弧“〔〕”括入。显然，误用方括号者，没有留心到这一细节的变化。4.滥用“第”字。如：发〔2004〕第6.误用汉字。如：发〔二〇〇四〕五号另外，在个别相关教材或专著中，有人将发文字号误称为“公文编号”，将年份误称为度”，这也是一种“因袭陈规”的失误。
1981暂行《办法》称“公文编号”，1987《办法》就早已改称“发文字号”，此后“发文字号”谓便仍然延续出来。1988国标《格式》称“年度”，1999国标《格式》就早已改称“年份”，此后“年份”的称谓也仍然延续出来。（三）“规范缺失”造成的混乱前文说过：发文字号的构成和拟制方式，应用写作20152“第”，亦不可无“字”有“第”。如：浙经专校字〔1992〕第号。（参见《写作》1992.5《公文发文字号写作“字、第、号”三字搭配，一般用于证书、契约、记账账簿、批准文号等（如房产证号“泰字2078号”），将其用于公文，不过是一种借鉴和移植。1999年之前“，字第”式发文字号相当流行，1999国标《格式》（GB/T9704-1999）首次提出“序号不编虚位，不加第字”的要求，此相关专著中“字第”式主张逐渐声稀，不过在现实的公文写作中仍然时有所见。如：“内人〔1999〕第19字〔2005〕第38（7）无字式：即不加嵌字。这是当代知名秘书学家叶黔达先生的主张。他说：“机关代字后般都可不加发或字，因其无实在意义，不用反变得简明。”（参见《最新公文写作与处理——规范观念技巧》P95，四川出版集团天地出版社2013年版）鉴于以上种种情况，建议有关部门宜尽早制订一个统一的标准，以让公文处理工作愈加规范化和科学化。
幸有一些悉心的基层文员工作者，在常年的公文写作实践中，已摸索和总结出一套较为合理的处理方案，录此作为一种“补阙”性建议，谨供参考借鉴：发文字号，由发文机关代字、发文形式代字、年份、发文顺序号四个要素组成。发文机关代字，是发文机关全称的高度缩字；应按地域、机关、部门的次序依次标写；机关名称相近者，应避免代字雷同。发文形式代字，依据不同的发文形式分别取用“使用公文“普通格式”的下行文用“发”字，上行文用“呈”字；使用“信函格式”的公文（包括函、平行意见，以及处理通常事务的专发性通知、批复等）用“函”字。二、发文字号的编排发文字号作为“公文格式”的18个要素之一，其编排位置、字体字号等，新国标《格式》都作了详细而具体的规定。但在现实的公文格式编排上，仍有一些违法操作或因袭陈规的失（一）编排规范1.发文字号的编排位置（1）普通格式。新国标《格式》规定：发文字号，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名**同一行。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的黑色分隔线。下、左右位置标识得非常清楚。上下位置：处于“发文机关标志”与“红色隔线”之间，上空二行，下空4mm。
左右位置：下行文，发文字号居中排布；上行文，左空一字编排。（2）信函格式。新国标《格式》规定：发文字号顶格居版心右边沿编排在第一条黑色双线下与该线距离为号汉字高度的7/8。（3）公文附件。新国标《格式》规定：件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在其后标明“附件”二字及附件顺序号。 2.发文字号的用字 依据新国标《格式》规 定，公文格式中的发 文字号，一律使用 号仿黑体字。（二）常见失误 在发文字号的格式编排上，常见失误有以 下几种： 1.上下空距不当 “普通格式”中的发文字号，按照规定，其 应用写作20152 上下空距应分别为二行和4mm，即上距发文机 关标志二行，下距黑色分隔线 4mm。然而在现 实操作中，有人常将上下空距分别设计为一 行，或上空二行、下空一行。 2.左右顶、空混淆 按照规定，除“普通格式”下 行文的发文字 号居中排布之外，其余公文的发文字号均居左 右后侧。其具体规范是： 上行文发文字号，居左空一字； “信函格 式”发文字号，居右顶格； 公文附件（与正 文不能一起装订者）中的 发文字号，居左顶格。 但在具体操作中，常常出现“该空字的顶 格，该顶格的空字”的混乱现象。
3.因袭陈规的失误 这种失误，主要表现在 “上行文”发文字号 和签发人的位置安排上。 新国标《格式》规定：“上行文的发文字号 居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在 同一行。”（如图一所示） （GB/T9704-1999）相同，而与 1988 国标《格式》 （GB/ 9704-1988）相异。1988 国标《格式》规定： 发文字号应“标识于居中位置”。在上行文中， 这本是1999 国标《格式》发布施行以后就 应该解决的问题，但是直到明日，在现实的公 文操作中，仍能看到“ 1988 格式”的影子。 4.字体字号误用 按照规定，发文字号应以 号仿黑体字标明，但在现实的公文操作中，字号使用小 号，字体使用宋体、黑体以至小标黑体的现象屡见不鲜。 发文字号的格式编排，本指摘事，只不过 相对琐细庞杂一些。为给你们提供一些识别和 记忆的便捷，谨以打油诗方式写成《发文字号 编排歌诀》，附录于此以飨读者： 发文字号本居中，（居中：居中排布） 上行 居左一字空；（上行：指上行文） 机关在上 隔两行，（机关：指发文机关标 信函线下八分七，（八分七：指与武文线距离为三号汉字高度的 顶格文号明。通用三 号仿黑体， 规范编排 朗朗清。 （红色分割线 （图一）（红色分割线 （图二）（作者：山东枣庄学院中文系院长） 编辑：董 应用写作20152
