我最近正在完成我一年来断断续续写的一本书，其中包括一个专门讨论电子邮件使用的部分。本节大部分内容贴在这里看看效果。
设置电子邮件
电子邮件的有效管理有赖于工作场所的人们养成处理电子邮件的良好习惯。习惯不是一天形成的。在培养习惯的同时，我们可以通过有效设置邮箱，在短时间内提高管理邮件的效率。
按照这些简单的设置，您可以在很短的时间内简化您的邮箱。
设置一：摒弃繁杂的分类文件夹，只设置一个“已处理邮件”文件夹，将需要保存的邮件全部放入其中。
给事物贴标签是人类的本能，电子邮件也是如此。因此，经常会看到人们在自己的邮箱中设置复杂的文件夹来存储不同类型的邮件：销售数据、预算、客户信息、重要参数、会议记录、媒体资料、待办事项等等. 这种对每封电子邮件进行分类的看似有条不紊的方法实际上会导致邮箱管理效率低下。
只需建立一个单独的“已处理邮件”文件夹，将所有需要保存的邮件都放入其中。您不想对它们进行分类。日后需要调查时，只需使用邮件的搜索功能，即可轻松放置邮件。到场。
设置二：创建常用的“电子邮件规则”，让您的电子邮件成为您的私人秘书
“邮件规则”是大多数电子邮件邮箱提供的功能。它指示邮箱根据每封新收到的邮件进行一系列条件判断，然后根据判断结果，对邮件进行预设动作。以最常见的 Outlook 为例，条件判断包括：
谁是发件人/收件人；
电子邮件的主题或正文中包含哪些关键字；
邮件是否包含“重要”、“操作”或“机密”等标签；
电子邮件是否包含会议邀请；
·无论是主要接收者，还是被复制的对象。
默认操作包括：
· 将电子邮件移至文件夹；
·对邮件进行“跟进”、“重要”等一系列标记；
删除、转发或打印；
标记为已读;
·桌面提示；
· 回复特定消息或模板等。
这些条件判断和预设动作可以任意组合，达到想要的效果。
设置 3：创建电子邮件模板
模板是提高办公效率和避免重复劳动的好方法。管理邮箱也是如此。根据工作中经常遇到的情况，总结出几个常用的模板，无疑会为你节省不少时间。如果您已经工作了一段时间，您现在可以转到您的已发送邮件文件夹，并查看过去几周发送的电子邮件，以找到可以重复使用的具有相似结构的邮件并构建您的电子邮件资料库。
还。邮箱中还有一个容易被忽视的功能，稍微改变一下思路就可以成为管理这些模板的有力工具。这个函数就是签名文件。
签名文件，顾名思义，用于在电子邮件末尾快速嵌入您的签名信息。这些信息通常包括姓名、职务、电话、传真、电子邮件地址等。通常您的签名文件中只有一两个不同的版本。例如，我通常使用的签名文件只有两个：公司内部使用的较短的，仅保留姓名和部门等基本信息，以及外部使用的包含更多联系信息的签名文件。
但实际上，这样的用法并没有最大限度地发挥签名文件的功能。如果你已经设置了自己的签名文件，你会发现虽然是专门为存储签名而设置的功能，但实际上签名文件并没有字数限制和格式限制。您看到的签名设置页面基本上是一个文本编辑器。
因此，我们可以使用签名文件功能来存储您的各种电子邮件模板。由于签名文件是邮箱功能的一部分，使用它可以避免打开其他程序所花费的时间，也可以为您节省大量需要记住模板位置的脑力。
电子邮件使用习惯
邮箱上面的设置可以在短期内提高你的处理效率，但是它们能做的很有限，只能对邮件进行一些初步的处理。从长远来看，真正重要的是您的电子邮件习惯。养成良好的习惯会让你在电子邮件中保持领先，让它为你工作，而不是整天忙于处理它。
以下是提高处理效率的最佳习惯。
习惯一：在同一天处理每封电子邮件，并保持收件箱为空
罗马不是一天建成的，邮箱里的数百封未读邮件也不是一夜之间积累起来的。就像生活中的许多事情一样，如果你总是想“等有时间再处理”，那些没有被阅读的邮件将永远存在于你的邮箱中，永远不会消失。.
因此，请尝试以一个空收件箱结束一天的状态，并处理一天的所有电子邮件。这不是一个容易养成的习惯，但它可以带来巨大的回报。以下习惯都是关于如何实现邮箱“单日完成”的。
当然，这不是您整天盯着邮箱并跳上新邮件的要求。如果是这样，难道不是本末倒置，而您的工作就是处理电子邮件吗？有人主张每天开两次邮箱一、，专注于处理邮件，其余时间都用于工作。帮助工作场所的人们专注于重要工作并避免分心是个好主意。当然，这样做也有缺点，比如它可能会让你错过采取行动的最佳时机。
折衷方案是使用即时回复和定时回复的组合来快速对来自重要联系人的电子邮件或可能包含重要信息的电子邮件采取必要的措施。对于其余的邮件，安排固定时间集中处理。常用的Outlook平台都有相应的功能来帮助我们实现这种安排。
首先，您需要在选项中关闭发送电子邮件的桌面提醒。这样，您每次收到新电子邮件时都不会被打扰，因此您可以专注于重要的工作。
然后，通过上面提到的邮件规则的设置，打开重要联系人发送的邮件的桌面提醒，或者包含“紧急”、“立即”等字样的邮件，这样就可以得到重要邮件的提示移动。
最后，您需要为自己设置一个时间来接收其他电子邮件。频率和时间可以根据自己的工作内容来决定。但不建议将电子邮件作为早上的第一件事。这样做是因为通常早上的时间，特别是当你开始工作的时候，是你的大脑最有效率并且适合处理最艰难和最具挑战性的重要任务的时间。电子邮件往往会分散您的注意力。所以不要在早上第一件事就是检查你的电子邮件。
习惯二：每封邮件只看一次
许多人处理电子邮件的方式是这样的：阅读一封电子邮件后，他们会在脑海中思考需要采取什么行动。，以为处理完一封邮件就到此结束，于是转到下一封，重复上述动作。这样做的人基本上认为他们打算在采取行动之前阅读所有新电子邮件。打开一封电子邮件有点像为他们打开一份礼物，每次一封电子邮件从未读变为已读都会给他们带来一点满足感。但是现在采取行动意味着打开下一份礼物需要更长的时间，所以只需浏览所有电子邮件并满足。
但经常发生的情况是，在所有电子邮件都被阅读之前，会弹出其他内容，并且注意力会转移到其他内容上。当我回去继续处理电子邮件时，我意识到我刚刚阅读了我读过的电子邮件，并在我的脑海中有了一些答案。虽然大体上我还是有印象的，但具体内容我就不是很确定了。因此，请返回并花时间重新阅读它以供进一步考虑。通过一遍又一遍地这样做，时间在不知不觉中被浪费了。
要解决这个问题，只能采取循序渐进的态度：严格要求自己阅读邮件一次，阅读后立即采取相应措施，将邮件从收件箱中发送出去。只有这样做，您才能挽回浪费的时间，并可以在同一天处理每封电子邮件。以下习惯可以帮助您坚持这种只读要求。
习惯 3：对每封电子邮件进行 4D 处理
4D是指用四个英文单词表示的动作，分别是：Action（Do）、Forward（Delegate）、Shelving（Defer）、Delete（删除）。这四个操作涵盖了任何电子邮件的可能操作。这是美国出版商Michael Hyatt首先提出的一种有效方法。
行动
如果您在阅读后发现邮件中包含需要您完成并且可以在短时间内完成的任务，那么您需要立即采取行动。例如，一封电子邮件询问一个简单的商业问题，而您恰好手头有材料，或者一封电子邮件要求您安排下周的研究生面试。回复答案，在日历中创建新会议，一切都在几分钟内完成。在这种情况下，您没有理由拖延。
至此，GTD工作方法的创始人大卫·艾伦（David Allen）提出了著名的“2分钟法则”，即凡是能在2分钟内完成的事情，都应该立即完成。这是因为任何对 2 分钟的事情的判断、概括和计划都将花费比完成它更多的时间，所以没有比立即做更有效的方法了。大卫甚至自豪地宣布，为了有一个更准确的 2 分钟概念，他曾经拿着一个秒表，准确地记录了那些小事所用的时间。
显然，我们不需要那么极端。1分59秒内发生的事情马上做完，2分1秒内发生的事情上架。但大卫的推理是有道理的，在处理电子邮件时值得学习。
向前
如果您发现邮件中提到的工作可以转给更合适的人或可以以较低的成本完成，请尽量分配任务。例如，审计经常会遇到核对数字的工作。注册会计师不能比实习生做得更好，但注册会计师的时间成本往往是实习生的数倍。这种工作需要合理地转交给初级员工来完成。腾出高级员工的时间来完成只能由他们完成的任务。
在这种情况下，您也应该立即采取行动，在原始电子邮件中添加任务描述、要求等，并附上执行任务的人需要使用的各种信息，告诉他们如何寻求帮助，然后将其转发给相应的工作人员。转发时，请记得通过抄送或单独的电子邮件通知原始发件人，该事项已转发给其他人处理。
处理完“动作”和“转发”邮件后，可以将需要归档的原始邮件存放在“已处理邮件”文件夹中，其余的可以删除。
搁置
当邮件中提到的任务必须由你完成，但显然无法在短时间内完成时，将它们搁置一段时间，并将它们放在一个名为“搁置”的单独文件夹中，以保持收件箱为空的好方法.
有的人会有这样的疑问，是不是和放在收件箱里一样？这样的怀疑并非没有道理。如果您将 Shelving 文件夹视为收件箱的替代品，无论如何您都在其中放置不加选择的任务，那么显然这样的文件夹与拥有大量电子邮件的收件箱没有什么不同。但是如果在将这样的邮件放入 Shelving 文件夹之前进行以下步骤，效果会明显不同：
首先，您要严格控制放入此文件夹的邮件数量。这就需要你如实判断该邮件不属于可以立即“行动”或“转发”的类别。这对于避免“Shelf”文件夹成为影子收件箱尤其重要。
其次，您要粗略估计完成这项工作需要多长时间。如果某项任务需要的时间超出您的承受能力，请考虑通知发件人以寻求解决方案。
然后，您需要在传输邮件之前将工作记录在待办事项列表中。这样做的目的，一方面是为了防止邮件一旦落入“搁置”的范畴就年久失修，另一方面是通过这些记录来判断工作的重要性和紧迫性，以及区分优先级，以安排后续处理顺序。.
完成这些步骤后，可以将邮件顺利移动到单独的“保留”文件夹。
我们还有另一种方式来确定电子邮件的优先级。我们可以创建另一个单独的“抄送”文件夹，然后创建一个邮件规则，规定所有作为抄送目标接收的邮件都自动放在这个文件夹中。正如我们稍后将看到的，电子邮件抄送列中的联系人通常不是电子邮件的主要通信目标。因此，通过将您的姓名添加到抄送列，您可以肯定地说这封电子邮件对您来说并不重要。因此，使用电子邮件规则自动将此类电子邮件单独存储，并等待完成。完成重要工作后回到他们身边。这将帮助您更好地管理日常工作流程。
删除
上面提到的“动作”和“转发”这两种邮件的删除就不用多说了。还有一种情况，电子邮件只是一个通知，不需要您采取进一步行动。在这种情况下，您将确定在将来使用的电子邮件转移到“已处理的电子邮件”文件夹后，应果断删除剩余的电子邮件。
这里强调“果断”删除，因为有些人删除邮件有难以形容的心理障碍。这不是开玩笑，从行为上来说，不断的囤积物品和无法丢弃任何东西是强迫性神经症（也通常称为“强迫症”）的症状之一。这种行为源于人类和其他动物为了应对恶劣环境和灾难而收集和储存食物的本能。但在极端情况下，这种本能会变成一种精神疾病。英语中有一个特殊的词来描述这种行为，叫做hoarding，可以翻译为“囤积症”。表达在生活中，我觉得任何东西将来都有可能被使用，所以我舍不得扔掉。到底，屋子里挤得满满当当，无处可去。在情景喜剧《破碎的姐妹》中，主人公曾经打扫过一个囤积病患的房间。
当然，大多数人不会走到这一步，但他们应该或多或少在自己或周围的人身上看到了这种行为的影子。在工作中，我们也可以成为电子邮件囤积者。为了克服这种趋势，有必要认识到以下事实：
· 您现在需要的任何电子邮件都保存在“已处理的电子邮件”文件夹中；
任何您认为将来会使用的电子邮件，即使您现在不需要它们，最终也不会使用；
如何查出你需要使用的邮箱日后被删除，而你的一位同事会一直保存完好；
· 如果没有人保存电子邮件，那也没关系。
因此，除非您现在明白为什么需要这封电子邮件，否则请“果断地”将其扔进垃圾箱。
如何写一封好的电子邮件
既然我们知道了如何管理每天收到的邮件，那么我们来看看如何从自己做起，写出高质量的邮件，减轻电脑另一端的合作伙伴的负担。
处理电子邮件时的很多负担是由于缺少单词、长度和混乱造成的。真正简洁和有目的的电子邮件很少见。也许那是因为发送电子邮件非常容易，几分钟内就可以写一封电子邮件，而且几乎没有成本，让人们在写纸质信函时不再那么体贴。工作节奏的不断加快也在客观上加剧了无心垃圾邮件的产生。
然而，电子邮件已成为商业环境中最重要的通信形式之一。它的重要性确实应该让人们意识到，写一封好邮件的能力是每个专业人士在入职之初都应该努力练习并尽快掌握的技能。下面的建议，相信可以帮助你更快地完成从菜鸟到高手的转变。你会注意到几乎所有的建议都可以归结为一个原则，那就是站在收件人的角度去思考，想象一下收件人会更愿意阅读什么样的邮件。，更愿意采取行动。掌握了这个原理后，你可以发现更多可以轻松掌握的技能。
是否发邮件——在写邮件之前，想想是否有更好的沟通方式。有时候，面对面的谈话或电话比来回发送十几封电子邮件更有效。不要让电子邮件成为您的懒惰工具，仅在您真正需要时才选择使用电子邮件进行交流。
区分收件人和抄送——收件人和抄送也是电子邮件的一部分，这两个字段的排列也可以传达很多信息。一般情况下，常规规则是只有收件人栏中的联系人才是邮件的实际收件人。换句话说，电子邮件中的文字是针对此列中的人的。抄送栏中的联系人只是审核员的身份。这种作为旁观者的身份，可能是因为是收件人栏里的联系人的上级和下级，需要知道提到的事情，也可能是因为邮件里提到了，加了抄送栏来表示礼貌，原因各不相同。
用好标题——标题中的使用等，清晰概括你希望收件人采取的行动，并用关键信息勾勒出邮件的主要内容，如“2014年4月3日与王经理的销售会议”比如“总结”和“研发部2014年5月分离器采购申请”，比单纯的“会议总结”和“采购申请”给收件人带来更有效的信息。
每封电子邮件一个主题 - 压缩您的电子邮件，以便每封电子邮件只有一个主题。人们本能地抵制冗长的电子邮件邮件附件过大如何处理，更愿意根据他们容易掌握的信息采取行动。因此，邮件越短，沟通效果越好。如果你不能做一个主题，请将主题限制在三个。正如我们在讲座章节中谈到的那样。
提示长邮件 - 如果邮件本身的内容无法保持简短，请在邮件的标题或正文开头给读者一个“这是一封长邮件”，并解释为什么长是需要的。这既是出于对他人时间的尊重，也很容易赢得收件人的认可，让人们更有准备，更有可能花时间阅读你的电子邮件。
给长邮件一个清晰的结构——当邮件达到一定长度时，它实际上进入了报告的领域。在这种情况下，您需要构建整个电子邮件。使用字幕、序号、粗体、斜体和下划线，清晰地标出邮件的逻辑和线索，有助于读者理解你的想法。
突出显示链中的引用 - 在回复或转发包含一长串电子邮件的链时，突出显示引用。请记住，您发送的人不一定像您一样了解下面的电子邮件链。当您轻描淡写地写下“如上一封电子邮件中所示”时，您的读者可能会花几分钟时间找到您所指的部分，并变得气馁并且不太愿意采取行动。
保持您的电子邮件编辑简单 - 谨慎使用非通用字体、大小或颜色。在不违背企业文案统一规定的前提下，尽量使用默认字体和字号，文字颜色使用黑色。仅在必要时使用常见的文本编辑技术邮件附件过大如何处理，例如变黑、斜体和下划线来突出重点。这样做是为了降低收件人的阅读成本，而无需调整他们对您的一封电子邮件的阅读习惯。
总结行动点——就像开会时需要时刻关注行动点一样，对于需要收件人采取行动的邮件，在正文显眼位置以虚线句的形式总结行动，即, 在开头或结尾，可以很容易地接收。跟进的人。“我需要做什么？” 始终是收件人阅读邮件时最关心的问题。如果你不能在显眼的位置回答他的问题，很可能他会很快失去阅读兴趣，或者忽略隐藏在字里行间的文字。行动请求。
为收件人提供多个选项 - 对于需要收件人采取行动的电子邮件，尝试为收件人提供尽可能多的操作选项。例如，在向部门经理汇报年度预算时，与其说“请查看附件中的年度预算”，不如说：“请查看附件中的年度预算。如果您认为此预算可行，请参考系统回复。如果有什么需要修改的，请随时给我打电话或发邮件问你的问题。如果你没有时间做详细的审查，我可以花10分钟的时间吗？您有时间向您解释预算的详细信息吗？如果您想稍后查看，请注意预算批准的截止日期是本月 23 日。
及时添加附件——忘记添加附件不是什么大不了的事，但我宁愿不要陷入发件人的尴尬境地。避免匆忙发送电子邮件而忘记附加附件的最佳方法不是等到整封电子邮件写完再回来添加附件，而是在写作过程中提及附件。随意添加附件到电子邮件。在包含多个附件时，这种做法尤其重要。它可能会减慢撰写电子邮件的速度，但它可以确保您的电子邮件始终保持专业。
给附件编号 - 如果您的邮件包含多个附件，请给它们编号。这样，即使您添加的附件顺序错误，收件人也可以从号码中知道您的文本中提到了哪些附件。
谨慎使用“重要”标签 - 仅当消息非常重要或紧急时才选择使用“重要”标签。这和狼来了的故事一样。如果您在每封电子邮件上都有那个鲜红色的感叹号，那么随着时间的推移，没有人会认真对待您所谓的“重要”电子邮件。将“重要”标签视为有价值的资源，仅在真正需要达到预期效果时使用。
重读电子邮件 - 在单击发送之前重读电子邮件。这样做可以让你从收件人的角度检查邮件是否足够简洁明了，没有歧义，重点是否突出，读者能否快速找到他们需要的信息和行动点。上面管理电子邮件节省的时间是应该使用的地方。
打开自动更正 - 在发送电子邮件之前设置自动更正。一个错字可能会损害您的专业形象，虽然自动更正不会识别所有遗漏，但它可以帮助您发现那些明显的、令人尴尬的错误。
邮件延迟发送 - 如果你是那种经常在点击发送的那一刻就意识到自己遗漏了一些关键信息的人，那么建议你开启邮箱自带的延迟发送功能。延迟时间可以自由设置，5分钟是个不错的选择，留给你足够的时间“回去”。我的同事不止一次告诉我，延迟功能挽救了他们的“生命”。
