又到了要写英文邮件给老板的时刻，小编顿感鸭梨山大，拿捏不好句型、把握不好措辞、理不清结构...一封短短的邮件用了一个世纪长的时间，好不容易按了“发送”还不停回头看看、胆战心惊的。
不过，小编看完以下这些技巧，茅塞顿开。如果你也需要写一封优雅的英文E-mail给老板或是客户，不妨一起来学习一下吧。
1克服恐惧甩开胳膊去写
曾经很长一段时间，我非常痛恨写英文邮件，特别是那些工作场合的正式邮件。那时，我有一个拥有英文文学硕士学位的老板，他有语言洁癖症，对邮件中语气和语法的要求有近乎完美主义的变态。于是乎，他手下所有的人都患上了英文邮件恐惧症。
老板在邮件中用“appreciate”, 我们就不敢用“thank you”；老板说邮件里不允许有任何错误，我就将邮件反反复复检查三十遍，才战战兢兢地发出去，眼睛盯着屏幕太用力都成了斗鸡眼，却因太紧张将“regarding”写成了“regarding to”。于是领教了老板前无古人后无来者的“咆哮体”。
工作中的强迫症蔓延到生活中，让家人和朋友无法忍受，当我下定决心辞职的时候，竟是身边的人最欢呼雀跃。
后来有段时间，我兼职给朋友改英文邮件，邮件令人发指的“中文英说”的程度，让自己的英文水平急剧下降。就像长期听跑调的人唱歌，保准你一开口也找不到原调在哪儿。
后来，治好我“邮件恐惧症”的是我慈祥又宽容的美国导师。他从不对我写的邮件指手画脚，当我发现自己的错误而无地自容时，他却安慰我说“没事儿，我都能看懂的。”实在遇到错得太离谱儿看不懂时，他反而“请教”我，弄得像是他理解能力有限似的。
治好了“恐惧症”，我开始甩开胳膊写东西，当敢于表达时，再来纠正错误、积累正确的语句和用法，才发现水平提高的很快。
2多使用礼貌用语礼貌得体
国人说英语，常给人不礼貌的感觉。并非我们故意如此，而是无意为之。
在美国，排队在咖啡馆点餐，若你对服务员说“I want a large latte!” 服务员定会在心里鄙视你一番。
这句话翻译成中文并未有什么不妥，大意是“我想要一杯大杯拿铁”。可英文的感觉就没那么礼貌了，颇有点儿 “哎，给老子来杯拿铁”的味道。
若你留意，一般英语为母语的人会这么点餐：“Can I have a large latte?”用can引导的疑问句马上把谈话的氛围渲染的彬彬有礼。
写邮件的时候也一样。我导师的著作被翻译成中文在国内出版，有一天收到一封来自中国的邮件。来信的人，本无恶意，针对导师书中关于中国的内容有些不同意见，想和导师探讨。
但也许是英文水平有限，通篇充满了“I want let you know…” , “you must notice that…”, “you have to know…”（这些话的语气，都充满了一种“你小子啥也不懂，我告诉你啊…..”居高临下的语气）。
连我导师这样一个低调、慈祥的老头儿，都有一种想往他头上砸板砖的冲动，就更别探讨什么学术问题了。
所以，一封礼貌得体的邮件，不仅能让看的人舒服，还能提升你在对方眼中的形象，特别是在商务信函中，能提高沟通的效率，减少因误会引起不必要的麻烦。
如何让一句生硬的英文变成礼貌用语，我有几点诀窍：
1. 若要向对方表达请求、质疑、观点时，尽量将陈述句改为疑问句。
例如，上面那个给我导师写邮件的同学，如果他将 “I want let you know…”（我要让你知道）这样欠揍的句型，稍稍修改为 “May I say that…”，或许故事的结局就大不一样了。
再比如，若你向对方提出请求，选择疑问句型，可以彰显出你的谦和和修养。例如你要去某地做个演讲，你希望会议组织者为你准备PPT、打印演讲提纲等东西，你可以在提出要求之后，写上一句“Would you be able to arrange there items for me?”（请问您能帮我安排好这些物品吗？）看了这样的邮件，保准对方在为你卖力时，心里是没有草泥马奔跑的。
当然，上述原则不适用于对方粗鲁无礼不可理喻，或者你比阅件者level（等级）高n倍的情形。在这些情形下，你大可不必考虑语气、用词或语法，大喇喇地把你邮件甩出去吧。我想即使你写的是中文，对方也会屁颠颠去找个翻译的。
2.适当的恭维、感谢和祝福很必要。
这世上没有人不爱听好听话，这是放之四海而皆准的真理。在邮件中适当放入一些这样的话，让对方心里暖洋洋并乐滋滋地为你卖力，何乐而不为？
当然太多的恭维话又会显得自己太卑微，可能对方会轻瞧你。但这个“度”如何把握，却是我这篇文章帮不了你的地方，这只能根据实际的情况，自己斟酌了。这就像人生，读再多的“心灵鸡汤”，也替代不了你自己去这花花世界走上一遭。
一般恭维话、感激语和祝福放在邮件的最后一部分，在你提出要求或说完正事儿之后。有几句经典句型，使用频率颇高，不妨拿去背背：
A.We appreciate the service you provided to us, and we feel fortunate to have you as our clients and friend.
（我们非常感激你为我们提供的服务，有您这样的客户和朋友是我们的运气。）
注：appreciate后面直接接名词或名词性短语，若要接if引导的从句，记住要在if前加it, 即“appreciate it if…”这是英文为母语的人都会常常犯的错误。
B.We sincerely appreciate you taking time out of your busy schedule to show us around during our stay in Chicago. I would like to thank you again for your warm hospitality and for making our stay in Chicago so memorable and special. Please also convey our thanks to your family for their kindness.
（我们在芝加哥期间，非常感激您在百忙之中抽出时间陪我们参观。再次感谢您的热情款待，您让我们在芝加哥度过了如此令人难忘和特别的时光。同时请代我向您的家人表达我们的谢意。）
C. I wish you and your family happy, healthy and prosperous in the coming year!
（祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身体健康、事业兴旺！）
D. Thinking of you on this special day and wishing you a beautiful Christmas!
（在这个特别的日子里，非常想念你。祝你度过一个快乐的圣诞节！）
3长话短说再斟酌句型
国人写英文，长得像火车，一甩一大段，写到最后主谓宾都分不清楚。看邮件的人，不得不先做语法句型划分练习，随后才能将意思猜出一二。
例如，我曾碰到过这样一封邮件，它写道：
“With the accommodation, we offered a five star hotel for our guests, we also put a lot of effort and cooked many kinds of food every day, all the guests felt free to choose from them, the food and drinks were cooked in the principle of being healthy, clean, safe in order to give our guests enough energy to hold meeting……”
这封毫无语法和句型可言的邮件，若被起草者的初中英语老师看到，估计会羞愧地撞墙吧。
所以“地道”邮件要避免写你拿不准的长句，而代之以简短句。先保证句子的正确性，再来斟酌句型的优美。
另外，避免使用“in the principle of ”（本着什么原则）、“give enough energy to hold meeting”（给予足够的能量去开会）这样中式的思维。
上面那段话，若要保持原意，使用简短句，可稍作修改为
“A five-star hotel was arranged for the meeting participants. We endeavored to provide a variety of food to them as well. All prepared food and beverages were healthy, clean and safe in order to satisfy all participants' requirements…”
（为与会者安排了五星级酒店的住宿。并且我们竭尽所能为与会者提供各种美食。所有准备的食物和饮料都是健康、干净、安全的，满足所有与会者的要求……）
4莫要造词换用描述表达
造词的一个“罪魁祸首”就是电子词典。很多中文听起来很溜的词，其实英文里是不用的。
例如，若你查“权力寻租”， 电子词典会显示“power rent-seeking”。这个词频繁地出现在国人写的论文、邮件、文章中，我曾经也对这个词的正确性深信不疑。
直到有一天，我一个美国朋友问我这是啥意思，我才知道人家是根本不用的。
还有一个词“undertaking”（经营者），相信学法律的人对这个词很熟悉，甚至我们的法条翻译中也频频使用它。但我问了很多美国法学教授和学生，他们都不认为这是一个正确的用法。
如何避免造词？我的写作老师告诉我，若你对一个词（特别是翻译过来的词）的正确性拿不准的时候，不妨用描述性的话去解释它，就像字典里解释一个词一样。
例如，“权力寻租”就可以写成“one (e.g. Government’s employee) uses her public power to gain her private interest”。虽说啰嗦些，但至少可以避免歧义。
好了，先写到这儿吧。写好英文E-mail是一个漫长的积累和练习的过程，这篇文章也仅起到一个抛砖引玉的作用。
工作发邮件，这40个细节错误最坑人！
无论是企业内部还是商务交往，免不了大量的邮件收发。据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在职场中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
01
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的；
2、标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题；
3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；
4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。
02
关于称呼与问候
1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
03
关于正文
1、E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2、注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
3、E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
▼
5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文E-mail，最好把拼写检查功能打开；如果是中文E-mail，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。Business E-mail不是你的情书，所以“：)”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
04
关于附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；
3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4、附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。如果附件过大(不宜超过 2 MB)，应分割成几个小文件分别发送。
05
语言的选择和汉字编译
1、只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3、对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4、选择便于阅度的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
06
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1、签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2、不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
07
回复技巧
1、及时回复E-mail。收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过 24 小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、进行针对性回复。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3、回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够 10 个字，显示出你的尊重。
▼
4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5、要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)。
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，要三思而行。
6、主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
08
正确地使用“发送”、“抄送”、“密送”
要区分 To 和 CC 还有 BCC (区分收件人、抄送人、密送人)。
1、To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2、而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回E-mail。
3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4、TO、CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象。
5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6、转发邮件要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
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