据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
邮件与私人信件有着很大的区别，因此职场邮件也是一种礼仪的表现。以下是在网上参考了一些资料，做了整理的小总结，希望对大家平时的工作有所帮助。
内容提要：
1.标题---电子邮件的灵魂所在
2.关于称呼与问候
3.正文---关乎成败的主干部分
4.结尾签名彰显你的职业化
5.正确使用发送、抄送、密送
6.回复技巧
1关于标题---电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。
2.标题要简短，不宜冗长，适当即可。
3.可适当使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就使用“紧急”之类的字眼。
4.标题要能真正反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
典型错误案例
2关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏好尺度
1)邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，表明此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下，可以称呼如：“各位同事”、“各位领导”……
2)如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
3)不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要见谁都用“Dear xxx”，显得很熟络。
4)称呼需要第一行顶格写。
2.Email开头结尾最好要有问候语
1)最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
2)结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
3)注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静地看待。
3正文---关乎成败的主干部分
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
1)若对方不认识你，第一件事应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的，以示对对方的尊重。点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁，还得拉到最后看。但介绍也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
2)Email正文应简明扼要地说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
3)正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气
1)根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质是不同的，选择恰当的语气进行论述，以防引起对方不适。
2)尊重对方，“请”、“谢谢”之类的敬语要经常出现。
3)电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确
如果事情复杂，最好1、2、3、4地列几个段落进行清晰明确地说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字
合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
6.选择合适的语言和字体
中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别是商务邮件。
7.合理利用图片、表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可以配合图表加以阐述。
8.不要动不动使用 “:)” 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。
9.附件
1)如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2)附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；
3)正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4)附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5)如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6)如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
4结尾签名彰显你的职业化
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1、签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2、不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让人感觉与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般选择比正文字体小一些为宜。
5正确使用发送、抄送、密送
区分收件人、抄送人、秘送人
1.收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2.而抄送人则只是需要知道这回事，抄送人没有义务对邮件予以响应，当然如果抄送人有建议，也可以回Email。
3.收件人与抄送人中，各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
5.转发邮件要突出信息。
1)在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
2)如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
3)不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
6回复技巧
1.及时回复E-mail。收到他人的重要电子邮件后，及时回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重。理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复等”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复。当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要说的太过简单，会显得很生硬。应该进行必要地阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费时间。
3.回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。至少也要凑够10个字，显示出你对对方的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5.要区分单独回复和回复全体。如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该回复，让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停地RE来RE去，与发件人讨论，你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行!
6.主动控制邮件的来往。为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”等。
邮件在我们工作中扮演着重要的沟通角色，但是在选择发送对象和抄送对象时，我们一定要有针对性和准确性，以免过多地选择发送对象，送达非相关事件人的邮箱中，造成邮件的堆积，形成不必要的困扰。
比如：我们选择给“公司事务部”发送邮件，在写信的页面点击“+”选择发送对象，在组织通讯录中不要直接点击“公司事务部”，而要点击左侧“小三角”，在下拉项里选择“公司事务部”才是正确的方式，小伙伴们一定要谨记呀。
最后，希望大家在工作中正确合理便捷地使用邮件，让邮件在我们的工作中顺畅地传达信息，有效地沟通。
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