对方发来一大段短信时，回复字数不能过少，“是的”、”对的“、“好的”、“收到”、“谢谢”等字眼，非常不礼貌。
4、不要同一问题盖高楼
如果RE太多，说明交流不畅，没说清楚。此时应电话沟通后在做判别。
5、较复杂问题，多个寄件人频繁回复发表见解后，应立刻对讨论结果小结，删减减肥，突出有用信息。
6、区分Reply和Reply All
如果只需一人晓得，Reply;如果发信人提出的要求须要有推论，Reply All。
如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的RE，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉你们。不要向上司频繁发送没有确定结果的电邮。
7、主动控制电邮往来。
8、避免将细节性讨论意见发给top Manager，特别是可以预见的top Manager不能深入了解的业务细节。
邮件主要功能
1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实依据和推论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直到工作完成。
2、能确切及时地记录事项进程、讨论内容以及行动条例，并充当了作为每位工作项目历史档案的功。
3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是体会，或其他个性和工作风格上的差别，并以合理的方法解决意见不和以及争端。
关于短信拟订、发送原则
原则：尊重别人时间。
在职场相处中要尊重一个人，首先就要懂得替他节约时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给须要的人。
关于邮箱名子
如果你不用于职场，不用于商务函件，你的邮箱名子叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫哪些都可以！但是用于即将商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名子。因为发送即将商务文件，一定不要让寄件人猜猜你是谁。
关于主题
发送短信要拟订一个主题，让寄件人看标题就明白你要将说哪些内容。当然也易于电邮分类保存后的搜索、查阅。主题这么重要，建议：
1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么“简历”二字，这对寄件人来讲起不到任何提醒作用；
2、要简练，不要很长一段话能够表示 ，更不要直接把正文写在主题栏里；
3、要真实反应电邮主题的重要性，不要随意使用紧急标示；
4、一封电邮一个主题，不要大杂烩；
5、千万不要出现错别字；
6、回复电邮太多次时最好更改主题，防止“RE：RE：RE：”这样叠加盖楼。
关于尊称和祝福
邮件的开头应该尊称和祝福寄件人，第一是提醒本电邮是面向他/她们的;第二尊称和祝福就能彰显一个人的修养和职业素质。建议：
1、恰当地尊称寄件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来电邮，有职务通常按职务称呼，如李总、刘总监、王工之类的;如果没有或不知道的，可以尊称先生/女士，搞不清楚性别可以尊称××老师;如果面向多人发邮件，可以尊称诸位同学、各位领导。如果是西方电邮，按西方商务函电规矩进行。
2、邮件的开始结尾通常都有祝福，简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。出国留学网提醒您，结尾通常简单来说用”祝顺利、平安、安好，颂 商祺之类的就可以。
关于正文
正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。
1、根据自己与收货人的熟识程度、等级关系，邮件对内还是对外，选择恰当的语调和语言，防止引起误会;
2、用简单词汇和语句把要描述的内容表述清楚、表达清晰，最好不要出现冗长难懂的词句。
3、如果具体内容确实好多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详尽描述。
4、如果必要，正文用序号列表，以示清晰明晰;合理借助表格、图片辅助探讨愈发直观。
5、一封电邮交代完整信息，不要在发出电邮后又想起事情没交代完再发电邮补充，标以更正、补充，容易引人厌恶。
6、尽量避开错别字或拼写错误。
7、合理提示重要信息。重要信息要非常提示，但提示切勿没有重点，更不要满篇都是绿色、加粗、斜体的提示，恐影响寄件人阅读电邮。
8、选择合适的字体，不要太大，也不要太小。同时电邮中通常不要使用：)之类的笑脸字符。因为在商务电邮非常是对外电邮中，这样的字符变得有些谄媚。
