在 Outlook 中将电邮存档的方式有多种。 你可使用的方式取决于你在 Outlook 中设置的电子邮件账户类型。
所有账户都有权访问“存档”文件夹。 对于 Office 365、Outlook.com 和 Exchange 帐户，“存档”文件夹是 Outlook 的默认文件夹之一（类似于“收件箱”、“已发送短信”和“已删掉短信”文件夹）。 无法删除此文件夹。 如果通过 Exchange 或 Exchange Online 帐户使用 Outlook，会将保留策略等文件夹策略应用于“存档”文件夹。
对于 POP 和 IMAP 帐户，你可以创建“存档”文件夹，或指定现有文件夹用作“存档”文件夹。 不可以修改 Microsoft 365 或 Exchange 帐户的“存档”文件夹位置。
使用“存档”按钮将电邮联通到“存档”文件夹以后，邮箱大小不会削减。 如果必须削减邮箱大小，可使用 Microsoft 365 企业版中的联机存档功能，也可自动存档项目。
使用“存档”按钮将电邮存档
可使用功能区上“删除”组中的“存档”按钮将一封或多封电邮联通到“存档”文件夹，而不删掉它们。 使用“存档”有以下几个用处。
在 Outlook 中将项目存档
选择收件箱或其他文件夹内的一封或多封电邮进行存档。
在“删除”组内选择“存档”。 也可使用 Backspace 键立刻将一封或多封所选电邮存档。
注意:对于 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 和 Outlook.com 帐户，你的“存档”文件夹已存在，即使曾经未曾使用过该功能也是这么。 可在 Outlook 文件夹列表中找到它。如果未见到此文件夹，并且正在使用 Outlook 2016 或 Microsoft 365 专属 Outlook，请转入“文件”>“Office 帐户”>“更新选项”>“立即更新”。
邮件将联通到“存档”文件夹。 如果误将某封电邮存档，请转入“存档”文件夹并将此短信移回收件箱。
注意：“存档”按钮仅在 Outlook 2016、Outlook 2019 和 Microsoft 365 专属 Outlook 中可见。旧版 Outlook 的功能区上没有“存档”按钮。
使用鼠标将电邮存档
可单击 Backspace 键将一封或多封所选电邮存档。 如果单击 Delete 键，则短信将转入“已删掉电邮”文件夹。 无法修改 Backspace 键的行为。
注意： 如果某封电邮是在自己的窗口中打开的，而不是在“读取”窗格中打开，则 Backspace 键将难以存档该短信。 必须关掉该电邮并在“读取”窗格中进行查看能够使用 Backspace 键存档该短信。 当在新窗口中打开该短信时，只能通过功能区的“存档”按钮来存档该短信。
如何严禁通过 Microsoft 365 专属 Outlook 的 Backspace 键进行存档？
要避免 Backspace 键将项目联通到“存档”文件夹，可添加下述注册表项来严禁此功能。
重要提示
请严格依照本部份中的步骤操作。 如果注册表更改不当，可能会出现严重问题。 开始更改之前，请备份注册表便于在发生问题时还原。
策略注册表路径：
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
名称：DisableOneClickArchive
类型：DWORD
值：1
Office 自定义工具 (OCT) 注册表路径：HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
名称：DisableOneClickArchive
类型：DWORD
值：1
注意： 此修复程序不适用于永久版的 Outlook。
如何查找“存档”文件夹？
“存档”文件夹坐落文件夹列表中。 要显示文件夹列表，请选择“视图”>“文件夹窗棂”>“普通”。
如何搜索“存档”文件夹？
在文件夹列表底部使用“搜索当前邮箱”功能来搜索 Outlook 项时，Outlook 将默认搜索整个邮箱。
如果要将搜索范围设置为仅“存档”文件夹，请先在文件夹列表中选择“存档”文件夹。 搜索框现今便只会搜索“存档”文件夹。
这与联机存档有何区别？
联机存档是一项功能，适用于具有超大邮箱的 Microsoft 365 企业顾客。 这些顾客可以使用联机存档来防止删掉旧电邮。 用户的联机存档行为有些像 Outlook 中的第二个账户，它具有其自己的文件夹结构。 因此，它不在通过收件箱执行的搜索范围内。
如果已启用联机存档，则管理员和用户可以设置其邮箱以使用存档策略手动将旧电邮联通到联机存档。
何时应使用“存档”和“联机存档”？
建议使用“存档”功能，使收件箱中已答复或对其已执行操作的电邮保持整洁。 将“存档”想象成一个文件文件夹。 可以在“存档”文件夹中储存项目，并且仍可轻松进行访问。还可删掉电邮或将其联通到特定文件夹（如果这更像你的风格）。
对于 Office 365 企业版组织中具有较大邮箱的用户，建议管理员设置存档策略，使其在一年后将项联通到“联机存档”（如果用户将更快达到其邮箱配额，则将等待时间减短）。 这样可确保用户毋须删掉旧电邮来为新电邮留出空间。 可从“收件箱”文件夹和“本地存档”文件夹中移出比指定时间更早的电邮。
有关存档的常见问题解答
是否可以修改存档项目的目标文件夹？
如果使用的是 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 或 Outlook.com 帐户，则不能修改存档项目要联通到的位置。 “存档”文件夹是 Outlook 默认的系统文件夹之一，不能重命名、移动或删掉。 如果使用的是 POP 或 IMAP 帐户（如 Gmail、Yahoo 或 iCloud），则可以通过选择“文件”>“邮箱设置”>“工具”>“设置存档文件夹”来修改“存档”文件夹的位置。
为什么新存档功能会有类似于联机存档的名称？
存档是一种便于理解的功能，已在 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 甚至其他电子邮件提供商（如 Gmail）中可用。 因为这是一个已完善的名称，并且因为联机存档是现有功能，因此我们决定保持两个名称相同。
自动存档呢？
自动存档是较旧的 Outlook 功能，可以手动将旧电邮联通到 .pst 文件。 这意味着电邮将从服务器中删掉，并且更难通过搜索找到。 如果包含 AutoArchive.pst 的硬碟不再可用，则这种电邮可能会遗失。 联机存档是手动存档的企业级替代功能。
如果你没有联机存档，并且假如你的 IT 部门没有禁用此功能，则仍旧可以使用手动存档。 有关 Outlook 2016 中的手动存档的详尽信息，请参阅在 Outlook for Windows 中自动存档较旧项目。
我是一名 Office 365 企业版 管理员。 我是否可以使用“组策略”禁用存档功能？
存档在 Outlook for Windows、Outlook Mobile、Outlook 网页版 和 Outlook.com 上广泛可用。 不能通过使用“组策略”禁用存档功能。
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