发送对外或则对内电邮电邮也是我们工作中必不可少的一部分，怎样的短信能够完美诠释我们的专业性和严谨呢？
1主 题
主题要提纲挈领，添加电邮主题是电子邮件和诗稿的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个短信的内容，便于寄件人权衡短信的轻重缓急，分别处理。对于饭店每位部门的出纳及管理层来说，每天收到的电邮实在太多，通常会通过看标题来决定是否先阅读。如果连标题都没有的电邮可能直接当垃圾邮件删掉，因为觉得连标题都没有的电邮不具备阅读价值。关于标题也是有讲究的：
1、一定不要空白标题，这是最失态的。
2、标题要简练，不宜繁杂，不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3、最好写上来自**部门/酒店的电邮，以便对方一目了然又易于存留，时间可以不用标明，因为通常的邮箱会手动生成，写了反倒碍眼。
4、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含意不清的标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
6、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起寄件人注意，但应适度，特别是不要随意就用“紧急”之类的字眼。
7、回复对方短信时，应当按照回复内容须要修改标题，不要RERE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检测正文却在发出前忘掉检测主题。主题是给他人的第一印象，一定要慎之又慎。
称呼与祝福：称呼太随便，会让人感觉不够严谨和专业；称呼太“亲切”，会形成拍马屁的嫌疑，对于套近乎者，很多人也是不喜欢的。
恰当地尊称收件者，拿捏尺度：邮件的开头要尊称寄件人。这既变得礼貌，也明晰提醒某寄件人，此短信是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个寄件人的情况下可以尊称你们、ALL。
如果对方有职务，应按职务称呼对方，如“x总监”；如果不清楚职务，则应按一般的“x先生”、“x男士”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接尊称英文名，对级别低于自己的人也不宜尊称英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用“Dearxxx”，“套近乎”有点显著。
关于格式，称呼是第一行顶格写。Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是尊称换行空两格写。
结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”、“顺祝商祺”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在特别即将的场合应完全使用信函标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便电邮中有些地方不妥，对方也能平淡的看待。
2正文
Email正文要简明扼要，行文通顺
商务电子邮件不是写抒情诗歌，一定要注意行文通顺、表达清晰，简明扼要。同时复杂的事情如能简单清晰的抒发，也可以看出一位职业人士沟通能力，间接展示其端庄、思路清晰的形象。
若对方不认识你，第一件应该说明的就是自己的身分，姓名或你代表的企业名是必须通报，以示对对方的尊重，身份应该简约简略，最好是和本短信以及对方有关，主要功能是为了寄件人才能顺利地理解电邮来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看，如果对方没有足够耐心，你的短信就很可能直接进垃圾站了。但也不可过多，有些联系方法之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实好多，正文应只作摘要介绍，但记住一定要条理清晰。然后单独写个文件作为附件进行详尽描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和句子，准确清晰的抒发，不要出现让人深奥难懂的词句。最好不要让人家拉滚动条能够看完你的电邮，千万不要学唐僧哦！
有些人士发来的电子邮件又极其简明扼要，简单到就一个附件，正文一个字没有，也没有署名，除非事前早已沟通好短信内容，否则一般会被他人觉得此人没有基本的职业素质。
那些联络爱情的电邮，在现代社会大可以留给微博、微信、短信就可以。虽然手机打字比较费事，所幸字也不用多——“恭请领导圣安”足以。
注意Email的阐述语调
根据寄件人与自己的熟稔程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语调进行阐述，以免造成对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的句子要时常出现。电子邮件可轻易地转给别人，因此对他人意见的评论必须慎重而客观。
Email正文多用项目符号列表，以清晰明晰。如果事情复杂，最好用项目符号列几个段落进行清晰明晰的说明。保持你的每位段落简略不晦涩，节约对方的时间。
一次电邮交代完整信息。最好在一次电邮中把相关信息全部说清楚，说确切。不要过两分钟以后再发一封哪些“补充”或者“更正”之类的电邮，这会让人很反感。
尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检测。这是对他人的尊重，也是自己心态的彰显。如果是英语Email，最好把拼写检测功能打开；如果是英文Email，注意拼音输入法带给你的白痴同音别字。
在短信发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体粗体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
合理借助图片，表格等方式来辅助论述。对于好多带有技术介绍或讨论性质的电邮，单纯以文字方式很难描述清楚。如果配合图表加以论述，收件人一定会夸奖你的体贴。
不要动不动使用表情字符。在商务函件上面这样变得比较尖刻，BusinessEmail不是你的情书，所以^_^之类的最好慎用。只用在个别你确实须要强调出一定的轻松氛围的场合，比如现今^_^。
3附 件
1、如果电邮带有附件，应在正文上面提示寄件人查看附件；
2、附件文件应按有意义的名子命名，最好才能概括附件的内容，方便寄件人下载后管理；
3、正文中应对附件内容做简略说明，特别是带有多个附件时；
4、附件数量不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方法，以免影响使用；
6、语言的选择和汉字编码。
只在必要的时侯才使用英语电邮。英文电邮只是交流的工具，而不是拿来显摆和锻练英语水平的。如果寄件人中有外籍人士，应该使用英语电邮交流；如果寄件人是其他国家和地区的华人，也应采用英语交流，由于存在英文编码的问题，你的英文电邮在其他地区可能显示成为乱码天书。
尊重对方的习惯，不主动发起英语电邮。如果对方与你的电邮往来是采用英文，请不要自作聪明的发送英语电邮给他；如果对方发英语电邮给你，也不要老土的用英文回复。
对于一些信息量丰富或重要的电邮，建议使用英文。你很难保证你的英语抒发水平或寄件人中某人的英语理解水平存在问题，而影响电邮所涉及问题的解决。
选择以便阅度的字号和字体。中文老实点用黑体或新黑体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适宜在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或粗体，最好不用背景稿纸，特别对公务电邮。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤左眼。
4结尾签名
每封电邮在结尾都应签名，这样对方可以清楚的晓得发件人信息。虽然你的同事可能从发件人中认出你，但不要为你的同事设计这样的工作。
签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多。你只需将一些必要信息放到前面，对方若果须要更详尽的信息，自然会与你联系。
引用一个句子作为你的签名的一部分是可行的，比如你的格言，或公司的宣传标语。但是要分清寄件人对象与场合，切记一定要得体。
不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的顾客等群体的电邮往来，签名档应当进行简化。过于即将的签名档会让与对方变得厌烦。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
签名档文字选择。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或中文，以免成出现乱码。字号通常选择比正文字体小一些。
提醒对方查收。邮件发送之后，应该及时给对方打个电话或是发条邮件，没有人会等在笔记本前专门查收电邮，所以提醒对方注意查收也是必不可少的，有助于事情的及时解决。
5回 复
及时回复Email。收到别人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对别人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的电邮。
对每一份电邮都立刻处理是很占用时间的，对于一些优先级低的电邮可集中在一特定时间处理，但通常不要超过24小时。
如果事情复杂，你没法及时准确回复，那起码应当及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果都会及时回复云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或放假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
进行针对性回复。当回件答复问题的时侯，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太呆板了，应该进行必要的论述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复不得多于10个字。对方给你发来一大段电邮，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是十分不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他形式进行交流后再做判别。电子邮件有时并不是最好的交流形式。
对于较为复杂的问题，多个寄件人频繁回复，发表感想，把电邮越RE越高，这将造成电邮过分繁琐笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减减肥，突出有用信息。
要分辨Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）。如果只须要单独一个人晓得的事，单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人提出的要求做出推论响应，应该replayall，让你们都晓得；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉你们。不要向上司频繁发送没有确定结果的电邮。
点击“回复全部”前，要三思而行！
主动控制短信的来往。为防止无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部份寄件人给出回复，或在文末添上以下句子：“全部办好”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送
要分辨To和CC还有BCC（区分寄件人、抄送人、秘送人）
To的人是要受理这封电邮所涉及的主要问题的，理应对电邮给以回复响应。
而CC的人则只是须要晓得这回事，CC的人没有义务对电邮给以响应，当然若果CC的人有建议，当然可以回Email。
而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。TO，CC中的各寄件人的排列应遵守一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提高你的形象！
只给须要信息的人发送短信，不要占用别人的资源
转发电邮要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有寄件人须要此消息。除此之外，转发敏感或则绝密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或则未经授权的接收人。
如果有须要还应对转发电邮的内容进行更改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的电邮发给别人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或则附加特殊链接。
有了这种电邮礼仪，相信诸位饭店人对电邮的书写有了进一步的认识，那么，遇到须要书写中文时，下面这种内容就变得尤为重要了。
开 头
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Pls. kindly find below overview regarding / concerning ....
收到对方的信息表示谢谢
Thank you for your information / updates.
Thanks for the great news.
Got it with thanks.
Noted with thanks.
请求帮助和支持
Could you please help to ..
Pls. help to double check / verify / clarify ...
Need you support / help to ...
提醒对方，请对方注意一些事项
Pls. note ...
Pls. be mindful ...
Kind reminder:
This is to remind you that ...
发现有疏漏或则提供的信息有误时道歉
Sorry for typo made. Pls. ignore the email sent before.
Sorry for inconvenience caused. Thank you for your patience.
Thank you for your understanding.
结 尾
Will get back to you soon with outcomes.
Will keep you posted about the status.
Should any queries, pls. kindly let me know.
If any questions please feel free to contact me.
Please keep me informed / posted if any updates. / Pls. keep me updated.
致 谢
Thank you for your (appreciated) support.
Thank you for your help in advance.
Thank you for your patience.
Thank you very much for your support on this issue.
Thank you for your attention.
期待得到快速的回复
Thank you for prompt / swiftly reply.
Awaiting for your quick reply.
Appreciate your quick reply / feedback.
