又到了要写日文电邮给老总的时刻，小编顿感鸭梨山大，拿捏不好语法、把握不好言辞、理不清结构...一封短短的电邮用了一个世纪长的时间，好不容易按了“发送”还不停回头瞧瞧、胆战心惊的。
不过，小编看完以下这种方法，茅塞顿开。如果你也须要写一封高贵的英语E-mail给老总或是顾客，不妨一起来学习一下吧。
1克服焦虑甩开手指去写
曾经很长一段时间，我十分厌恶写日文电邮，特别是这些工作场合的即将电邮。那时，我有一个拥有中文文学硕士学位的老总，他有语言洁癖症，对电邮中语调和句型的要求有近乎完美主义的变态。于是乎，他手下所有的人都患上了中文电邮恐惧症。
老板在短信中用“appreciate”, 我们就不敢用“thank you”；老板说电邮里不容许有任何错误，我就将电邮反反复复检测三十遍，才战战兢兢地发出去，眼睛盯住屏幕太使劲都成了斗鸡眼，却因太紧张将“regarding”写成了“regarding to”。于是领教了老总前无古人后无来者的“咆哮体”。
工作中的强迫症漫延到生活中，让家人和同学无法忍受，当我下定决心离职的时侯，竟是身边的人最欢呼雀跃。
后来有段时间，我兼职给同学改中文电邮，邮件令人发指的“中文英说”的程度，让自己的英语水平大幅增长。就像常年听破音的人跳舞，保准你一开口也找不到原调在哪里。
后来，治好我“邮件恐惧症”的是我慈祥又包容的日本导师。他从不对我写的电邮指手画脚，当我发觉自己的错误而无地自容时，他却开导我说“没事儿，我都能读懂的。”实在遇见错得太离谱儿看不懂时，他反倒“请教”我，弄得像是他理解能力有限似的。
治好了“恐惧症”，我开始甩开手指写东西，当勇于抒发时，再来纠正错误、积累正确的句子和用法，才发觉水平提升的很快。
2多使用礼貌用语礼貌得体
国人说英语，常给人不礼貌的觉得。并非我们故意这么，而是无意为之。
在日本，排队在咖啡馆点餐，若你对服务员说“I want a large latte!” 服务员定会在心里厌恶你一番。
这句话翻译成英文并未有哪些不妥，大意是“我想要一杯大杯卡布奇诺”。可英语的觉得就没这么礼貌了，颇有点儿 “哎，给老娘来杯卡布奇诺”的气味。
若你留心，一般英文为母语的人会这么点餐：“Can I have a large latte?”用can引导的疑问句马上把谈话的气氛渲染的彬彬有礼。
写电邮的时侯也一样。我导师的专著被翻译成英文在国外出版，有三天收到一封来自中国的电邮。来信的人，本无恶意，针对导师书中关于中国的内容有些不同意见，想和导师阐述。
但其实是英语水平有限，通篇饱含了“I want let you know…” , “you must notice that…”, “you have to know…”（这些话的语调，都饱含了一种“你小子啥也不懂，我告诉你啊…..”居高临下的语调）。
连我导师这样一个高调、慈祥的老头儿，都有一种想往他身上砸砖头的冲动，就更别阐述哪些学术问题了。
所以，一封礼貌得体的电邮，不仅能让看的人舒服，还能提高你在对方眼里的形象，特别是在商务函件中，能提升沟通的效率，减少因误解导致不必要的麻烦。
如何让一句死板的英语弄成礼貌用语，我有几点诀窍：
1. 若要向对方抒发恳求、质疑、观点时，尽量将陈述句改为疑问句。
例如，上面那种给我导师写电邮的朋友，如果他将 “I want let you know…”（我要让你晓得）这样欠扁的语法，稍稍更改为 “May I say that…”，或许故事的结局就大不一样了。
再例如，若你向对方提出恳求，选择疑惑语法，可以展现出你的谦逊和修养。例如你要去某市做个讲演，你希望大会组织者为你打算PPT、打印讲演提纲等东西，你可以在提出要求以后，写上一句“Would you be able to arrange there items for me?”（请问您能帮我安排好这种物品吗？）看了这样的电邮，保准对方在为你卖力时，心里是没有草泥马奔跑的。
当然，上述原则不适用于对方蛮横无礼不可理喻，或者你比阅件者level（等级）高n倍的情形。在这种情形下，你大可不必考虑语调、用词或句型，大喇喇地把你电邮甩出去吧。我想虽然你写的是英文，对方也会屁颠颠去找个翻译的。
2.适当的奉承、感谢和问候很必要。
这世上没有人不爱听好听话，这是放之四海而皆准的真理。在电邮中适当装入一些这样的话，让对方心中暖洋洋并乐滋滋地为你卖力，何乐而不为？
当然太多的奉承话又会变得自己太卑贱，可能对方会轻瞧你。但这个“度”如何掌握，却是我这篇文章帮不了你的地方，这只能按照实际的情况，自己掂量了。这如同人生，读再多的“心灵鱼汤”，也取代不了你自己去这花花世界走上一遭。
一般奉承话、感激语和问候置于电邮的最后一部分，在你提出要求或说完正事儿以后。有几句精典语法，使用频度颇高，不妨拿去背背：
A.We appreciate the service you provided to us, and we feel fortunate to have you as our clients and friend.
（我们十分感激你为我们提供的服务，有您这样的顾客和同学是我们的运气。）
注：appreciate前面直接接名词或名词性句子，若要接if引导的代词，记住要在if前加it, 即“appreciate it if…”这是英语为母语的人就会经常犯的错误。
B.We sincerely appreciate you taking time out of your busy schedule to show us around during our stay in Chicago. I would like to thank you again for your warm hospitality and for making our stay in Chicago so memorable and special. Please also convey our thanks to your family for their kindness.
（我们在纽约期间，非常感激您在百忙之中抽出时间陪我们视察。再次谢谢您的热情款待，您让我们在纽约渡过了这么令人难忘和非常的岁月。同时请代我向您的家人抒发我们的敬意。）
C. I wish you and your family happy, healthy and prosperous in the coming year!
（祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身体健康、事业兴盛！）
D. Thinking of you on this special day and wishing you a beautiful Christmas!
（在这个非常的日子里，非常思念你。祝你渡过一个快乐的圣诞节！）
3长话短说再掂量语法
国人写中文，长得像列车，一甩一大段，写到最后主谓宾都分不清楚。看短信的人，不得不先做句型语法界定练习，随后能够将意思猜出一二。
例如，我曾遇到过这样一封电邮，它写道：
“With the accommodation, we offered a five star hotel for our guests, we also put a lot of effort and cooked many kinds of food every day, all the guests felt free to choose from them, the food and drinks were cooked in the principle of being healthy, clean, safe in order to give our guests enough energy to hold meeting……”
这封毫无句型和语法可言的电邮，若被起草者的中学语文老师看见，估计会惭愧地撞树吧。
所以“地道”邮件要防止写你拿不准的短句，而代之以简略句。先保证语句的正确性，再来掂量语法的优美。
另外，避免使用“in the principle of ”（本着哪些原则）、“give enough energy to hold meeting”（给予足够的能量去开会）这样西式的思维。
上面那段话，若要保持本意，使用简略句，可稍作更改为
“A five-star hotel was arranged for the meeting participants. We endeavored to provide a variety of food to them as well. All prepared food and beverages were healthy, clean and safe in order to satisfy all participants' requirements…”
（为与会者安排了五星级饭店的住宿。并且我们竭尽所能为与会者提供各类小吃。所有打算的食物和饮品都是健康、干净、安全的，满足所有与会者的要求……）
4莫要造词换用描述抒发
造词的一个“罪魁祸首”就是电子辞典。很多英文听上去很溜的词，其实中文里是不用的。
例如，若你查“权力寻租”， 电子辞典会显示“power rent-seeking”。这个词频繁地出现在国人写的论文、邮件、文章中，我以前也对这个词的正确性深信不疑。
直到有三天，我一个日本同学问我这是啥意思，我才晓得人家是根本不用的。
还有一个词“undertaking”（经营者），相信学法律的人对这个词很熟悉，甚至我们的法条翻译中也频频使用它。但我问了好多日本法学院长和中学生，他们都不觉得这是一个正确的用法。
如何防止造词？我的写作老师告诉我，若你对一个词（特别是翻译过来的词）的正确性拿不准的时侯，不妨用描述性的话去解释它，就像字典里解释一个词一样。
例如，“权力寻租”就可以写成“one (e.g. Government’s employee) uses her public power to gain her private interest”。虽说啰嗦些，但起码可以避免歧义。
好了，先讲到这里吧。写好英语E-mail是一个漫长的积累和练习的过程，这篇文章也仅起到一个抛砖引玉的作用。
工作发邮件，这40个细节错误最骗人！
无论是企业内部还是商务相处，免不了大量的电邮收发。据统计，如今互联网每晚传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在职场中要尊重一个人，首先就要懂得替他节约时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节约别人时间，只把有价值的信息提供给须要的人。
01
关于主题
主题是接收者了解电邮的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让寄件人迅速了解电邮内容并判定其重要性。
1、一定不要空白标题，这是最失态的；
2、标题要简练，不宜繁杂，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题；
3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含意不清的标题，如“王先生收”；
4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“！”等)来突出标题，引起寄件人注意，但应适度，特别是不要随意就用“紧急”之类的字眼；
6、回复对方短信时，可以按照回复内容须要修改标题，不要“RERE”一大串。
02
关于尊称与祝福
1、恰当地尊称收件者，拿捏尺度。邮件的开头要尊称寄件人。这既变得礼貌，也明晰提醒某寄件人，此短信是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个寄件人的情况下可以尊称你们、ALL。
如果对方有职务，应按职务称呼对方，如“x总监”；如果不清楚职务，则应按一般的“x先生”、“x小妹”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接尊称英文名，对级别低于自己的人也不宜尊称英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟稔。
2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的。即便电邮中有些地方不妥，对方也能平淡的看待。
03
关于正文
1、E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实好多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详尽描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和句子，准确清晰的抒发，不要出现让人深奥难懂的词句。最好不要让人家拉滚动条能够看完你的电邮，千万不要学唐僧。
2、注意E-mail的阐述语调。根据寄件人与自己的熟稔程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语调进行阐述，以免造成对方不适。
尊重对方，“请、谢谢”之类的句子要时常出现。
电子邮件可轻易地转给别人，因此对他人意见的评论必须慎重而客观。“邮件门”就是深刻的教训！
3、E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明晰。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明晰的说明。保持你的每位段落简略不晦涩，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4、一次电邮交代完整信息。最好在一次电邮中把相关信息全部说清楚，说确切。不要过两分钟以后再发一封哪些“补充”或者“更正”之类的电邮，这会让人很反感。
▼
5、尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检测。这是对他人的尊重，也是自己心态的彰显。如果是英语E-mail，最好把拼写检测功能打开；如果是英文E-mail，注意拼音输入法带给你的白痴同音别字。
在短信发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体粗体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7、合理借助图片，表格等方式来辅助论述。对于好多带有技术介绍或讨论性质的电邮，单纯以文字方式很难描述清楚。如果配合图表加以论述，收件人一定会夸奖你的体贴。
8、不要动不动使用“：)”之类的笑脸字符，在商务函件上面这样变得比较尖刻。Business E-mail不是你的情书，所以“：)”之类的最好慎用。只用在个别你确实须要强调出一定的轻松氛围的场合。
04
关于附件
1、如果电邮带有附件，应在正文上面提示寄件人查看附件；
2、附件文件应按有意义的名子命名，不可用外星人才读懂的文件名；
3、正文中应对附件内容做简略说明，特别是带有多个附件时；
4、附件数量不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方法，以免影响使用。如果附件过大(不宜超过 2 MB)，应分割成几个小文件分别发送。
05
语言的选择和汉字编译
1、只在必要的时侯才使用英语电邮。英文电邮只是交流的工具，而不是拿来显摆和锻练英语水平的。
如果寄件人中有外籍人士，应该使用英语电邮交流；如果寄件人是其他国家和地区的华人，也应采用英语交流，由于存在英文编码的问题，你的英文电邮在其他地区可能显示成为乱码天书。
2、尊重对方的习惯，不主动发起英语电邮。如果对方与你的电邮往来是采用英文，请不要自作聪明的发送英语电邮给他；如果对方发英语电邮给你，也不要老土的用英文回复。
3、对于一些信息量丰富或重要的电邮，建议使用英文。你很难保证你的英语抒发水平或寄件人中某人的英语理解水平存在问题，而影响电邮所涉及问题的解决。
4、选择以便阅度的字号和字体。中文老实点用黑体或新黑体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适宜在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或粗体，最好不用背景稿纸，特别对公务电邮。
06
结尾签名
每封电邮在结尾都应签名，这样对方可以清楚的晓得发件人信息。虽然你的同事可能从发件人中认出你，但不要为你的同事设计这样的工作。
1、签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。
你只需将一些必要信息放到前面，对方若果须要更详尽的信息，自然会与你联系。
引用一个句子作为你的签名的一部分是可行的，比如你的格言，或公司的宣传标语。但是要分清寄件人对象与场合，切记一定要得体。
2、不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的顾客等群体的电邮往来，签名档应当进行简化。过于即将的签名档会让与对方变得厌烦。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3、签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或中文，以免成出现乱码。字号通常应选择比正文字体小一些。
07
回复方法
1、及时回复E-mail。收到别人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对别人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的电邮。
对每一份电邮都立刻处理是很占用时间的，对于一些优先级低的电邮可集中在一特定时间处理，但通常不要超过 24 小时。
如果事情复杂，你没法及时准确回复，那起码应当及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果都会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或放假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、进行针对性回复。当回件答复问题的时侯，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太呆板了，应该进行必要的论述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3、回复不得多于10个字。对方给你发来一大段电邮，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是十分不礼貌的。怎么着也要凑够 10 个字，显示出你的尊重。
▼
4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他形式进行交流后再做判定。电子邮件有时并不是最好的交流形式。
对于较为复杂的问题，多个寄件人频繁回复，发表感想，把电邮越RE越高，这将造成电邮过分繁琐笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减减肥，突出有用信息。
5、要分辨Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)。
如果只须要单独一个人晓得的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人提出的要求做出推论响应，应该 replayall，让你们都晓得；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉你们。不要向上司频繁发送没有确定结果的电邮。 点击“回复全部”前，要三思而行。
6、主动控制电邮的来往。为防止无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部份寄件人给出回复，或在文末添上以下句子：“全部办好”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
08
正确地使用“发送”、“抄送”、“密送”
要分辨 To 和 CC 还有 BCC (区分寄件人、抄送人、密送人)。
1、To的人是要受理这封电邮所涉及的主要问题的，理应对电邮给以回复响应。
2、而 CC 的人则只是须要晓得这回事，CC的人没有义务对电邮给以响应，当然若果CC的人有建议，当然可以回E-mail。
3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4、TO、CC中的各寄件人的排列应遵守一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提高你的形象。
5、只给须要信息的人发送短信，不要占用别人的资源。
6、转发电邮要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有寄件人须要此消息。
除此之外，转发敏感或则绝密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或则未经授权的接收人。
如果有须要还应对转发电邮的内容进行更改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的电邮发给别人，让人摸不着头脑。
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